Внутренняя бухгалтерская управленческая отчетность

     Информация  о текущей деятельности центра ответственности  представляет интерес для управленческого  персонала, но содержит избыточные показатели, отвлекающие внимание на несущественные детали. Контроль "методом исключения" представляется наиболее оптимальным  вариантом.

     Иерархия  обратной связи в управленческом учете выстраивается таким образом, что оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму представляемых данных, на высших уровнях управления объем информации сокращается, а ответственность за принимаемые решения (их значимость) увеличивается.

     4.2 Требования к внутренней отчетности

     Внутренняя  управленческая отчетность является наряду с планом счетов управленческого  учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет был бы формальным скопищем цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

     Требования  к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и  практическим опытом, характеризуют  самую суть данного элемента управленческого  учета, причем имеют значение как  формальные, так и сущностные требования.

     Формальные  требования к внутренней отчетности перечислены с краткими пояснениями:

     1) целесообразность - информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;

     2) объективность и точность - внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных решений; поскольку оперативность, быстрота представления отчетности отражается на точности информации, следует стремиться к минимизации данного фактора;

     3) оперативность - отчетность должна представляться к установленному сроку, что необходимо для принятия решений;

     4) краткость - в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

     5) сопоставимость отчетности - возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

     6) адресность - внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

     7) эффективность - издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от полученной управленческой информации.

     Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима. Для управляющих имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности. Внутренняя отчетность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и на будущее, выбора оптимальных вариантов управленческих решений. Сформировать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями управляющих и бухгалтеров, других специалистов (экономистов, плановиков и т. п.).

     Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

     1) гибкая, но единообразная структура;

     2) понятность и обозримость информации;

     3) оптимальная частота представления;

     4) пригодность для анализа и  оперативного контроля.

     Непосредственно в отчетных формах должна приводиться  первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т. п.

     Гибкая, но единообразная  структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна обладать достаточной внутренней гибкостью, обеспечивающей реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же время необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

     Гибкость  и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что  на первичном уровне регистрации  накапливается необходимый объем  данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом  информационном контексте. Если не отфильтровать  необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии проблематично получить нужную в каждом случае информацию. То же относится к группировке  издержек. Каждый центр ответственности  хочет получать отчеты, содержащие информацию для собственных целей. Система информации должна быть разработана  таким образом, чтобы существовало определенное единообразие данных для  группировки и сравнения. Бухгалтерский  учет по определению стремится к  единообразию.

     Понятность  и обозримость  информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкретному руководителю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют понимание отчетности и в итоге препятствуют принятию правильных решений.

     Оптимальная частота представления  отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

     Внутренние  отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными  или представляться по мере возникновения  отклонений. Нет необходимости увеличивать  час-тоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

     Не  следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании  месяца. Все зависит от необходимости  принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

     4.3 Формы внутренних отчетов

     На  основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 6).

     По  содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

     Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

     Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

     Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

     По  уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

     Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

     Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

     Оперативная информация, предназначенная для  низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные  решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию  ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в  более общие показатели для представления  на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая  степень обобщения информации (Табл.1).

     Таблица 1 - Пример отчета об издержках для разных уровней управления