Витрати трудових, матеріальних ресурсів; коштів контролює центральна бухгалтерія  підприємства відповідно до встановлених у господарстві нормативів на підставі первинних документів. Правильно оформлені та перевірені документи систематизують і групують у зведених відомостях (листках-розшифровках). Документи, за якими відпускають матеріальні цінності й кошти понад встановлені норми (ліміти, кошторисні суми), групуються та узагальнюються окремо. У листах-розшифровках витрати групуються в розрізі сільськогосподарських культур, їх однорідних груп або видів робіт за встановленою номенклатурою статей по бригадах, ланках і формуваннях колективного підряду або оренди.

      Первинним документом обліку виходу на роботу, відпрацьованого  часу та нарахованої заробітної плати (оплати праці) в підрозділах є  „Табель обліку робочого часу” (ф.№64). У ньому щодня фіксують кількість  часу, відпрацьованого кожним членом підрозділу в своєму колективі, поза ним, а також залученими особами.

      Облік нарахованих сум у резерві  на оплату відпусток і відрахувань  на соціальні страхування робітників ведеться у „Виробничому звіті з  рослинництва” (ф.№ 10.3а с-г) у відсотках до підсумкових сум заробітної плати (оплати праці).

      Нагромадження затрат праці та заробітної плати (оплати праці) шоферів і трактористів у  розрізі підрозділів і по господарству в цілому записують у „Нагромаджу  вальну відомість обліку використання машинно-тракторного парку” (ф.№37а), підсумкові дані якої щомісяця переносять до „Журналу обліку прямих витрат на технологічні процеси (види робіт) у рослинництві” (ф.№37). У журнал записують також дані з книжок, облікових листків праці та виконаних ручних і кінно-ручних робіт” (ф.№ 65, 66, 66а), а також із нагромаджувальних відомостей обліку роботи вантажного автотранспорту” (ф.№ 38).

      Для систематизації місячних підсумків  за ф.№ 37, групування технологічних  процесів (видів робіт) по сільськогосподарських культурах, контролю за дотриманням планових нормативів використовується „Нагромаджувальна відомість обліку прямих витрат” (ф.№ 37б).

      Показники цієї відомості переносять у „  Виробничий звіт з рослинництва” (ф.№ 10.3а с-г) та інші місячні виробничі звіти.

      Витрати насіння і садивного матеріалу, мінеральних, мікро - і бактеріально-органічних добрив, засобів захисту рослин від  шкідників і хвороб враховуються за лімітно-забірними картками (ф.№117)  і накладними внутрішньогосподарського призначення (ф.№ 87) . Насіння, садівний матеріал, добрива оформляються відповідними актами (ф.118, 119) одночасно з фактичним використанням їх. Інформація цих актів є підставою для відповідних записів у журналі обліку прямих витрат на технологічні процеси у рослинництві (ф.№ 37), звіті про рух матеріальних цінностей (ф.№ 121), а також для відображення в узагальненому вигляді у „Виробничому звіті з рослинництва” (ф.№ 10.3а с-г).

      Витрати нафтопродуктів враховуються в лімітно-забірних картках (ф.№ 117) або накладних (ф.№ 87) і одночасно фіксуються в облікових і дорожніх листах (ф.№ 65, 67, 67а, 67б, 68)). На підставі звіту про рух палива і мастильних матеріалів (ф.№ 120) складають узагальнений (зведений) „Звіт руху палива та мастильних матеріалів” (ф.№ 121).

      Основними нормативними документами на право витрачання інших матеріальних цінностей, малоцінних і швидкозношуваних предметів і спецодягу є „Лімітно-забірна картка на одержання матеріальних цінностей” (ф.№ 117), „Лімітно-забірна картка на одержання запасних частин” (ф.№117а), „Накладна внутрішньогосподарського призначення” (ф.№87). Ці документи використовуються як сигналізатори, якщо в них треба відобразити операцію, пов’язану з порушенням технологічного процесу виробництва.

      Витрати за статтею „Роботи і послуги  допоміжних і обслуговуючих виробництв” наприкінці місяця узагальнюються у „Виробничому звіті про допоміжні виробництва, утримання та експлуатацію машинно-тракторного парку” і переносять на об’єкти калькуляції в рослинництві.

      Для відображення витрат за статтею „Роботи  Й послуги допоміжних виробництв” попередньо складають відомість розподілу (листок-розшифровку), у якій за встановленою номенклатурою об’єктів калькуляції та в розрізі структурних підрозділів господарства систематизується рознесення витрат за кожним допоміжним і обслуговуючим виробництвом відповідно до обсягу виконаних робіт і наданих послуг.

      Обліковані  на синтетичному рахунку 23 „Витрати на утримання та експлуатацію машин  і обладнання” заробітна плата (оплата праці) з нарахуваннями, вартість нафтопродуктів, що стосуються рослинництва, переносяться транзитом з рахунка 23 „Виробничого звіту про допоміжні виробництва, утримання та експлуатацію машинно-тракторного парку” на синтетичний рахунок 23, субрахунок 1 „Виробничого звіту з рослинництва” (ф.№ 10.3а с-г), за відповідними сільськогосподарськими культурами або групами однорідних культур.

      Облік витрат і робіт по машинно-тракторному  парку проводиться в облікових  листках тракториста-машиніста (ф.№ 67, 65а, 67а, 67б), „Дорожніх листках  трактора” (ф.№ 68), книжках бригадира з обліку праці та виконаних робіт (ф.№ 65), облікових листках цілоденних (змінних) і внутрішньозмінних простоїв (ф.№ 64а), нагромаджувальних відомостях обліку використання машинно-тракторного парку (ф.№ 37а), на підставі яких складається щомісячний „Виробничий звіт про допоміжні виробництва, утримання та експлуатацію машинно-тракторного парку” (ф.№ 186). Дані цих виробничих звітів (для відділень, цехів використовуються вкладиші) є підставою для відображення по дебету й кредиту ( оборотів ) рахунка 23 в журналі-ордері № 10-АПКз обліку основного виробництва. Загально виробничі витрати відносять на витрати за об’єктами калькуляції щомісяця. Підсумки витрат за нормами (лімітом, кошторисом) розраховують та записують у „Виробничий звіт з рослинництва (ф.№ 10.3а с-г) за об’єктами калькуляції до графи „Нормативи (ліміти) витрат”. Відхилення від норм (лімітів) фіксують окремо в графі „Відхилення від нормативів”. Інформація про відхилення нагромаджується з початку року в графі „ Відхилення з початку року”.

      Щомісячне віднесення загально виробничих витрат (за технологічними процесами або видами робіт) на аналітичні рахунки рослинництва обумовлено вимогами оперативного контролю за формуванням рівня собівартості продукції, робіт і послуг не тільки щодо прямих, а й непрямих витрат. Понаднормативні витрати оформляють сигнальними документами. До „Виробничого звіту про загально виробничі та загальногосподарські витрати” додається „ Розшифровка відхилень від норм”. Загальногосподарські витрати розподіляються щомісяця у встановленому порядку. Якщо протягом року виникають якісь непередбачені зміни у виробничо-господарській діяльності, то розрахунок у відомості (листку-розшифровці) уточнюють, при цьому враховуються зміни виробничої програми господарства.

      Витрати в сумах, які стосуються галузі рослинництва, записують на аналітичному рахунку „Виробничого звіту” (ф.№ 10.3а с-г) окремо. Як і по загально-виробничих витратах, додається відомість (листок-розшифровка) відхилень із зазначенням дати, причин відхилень і винуватців. Розшифровку заповнюють на підставі первинних документів.

      3.3. Обліково-аналітичне  забезпечення прийняття  управлінських рішень  з використанням  комп’ютерних технологій

      Для того щоб відомості набули статусу  управлінської інформації, вони мають  пройти аналітико-синтетичне опрацювання. Обсяг цих відомостей визначається даними: про різні сторони, результати й умови функціонування об'єкта, які використовуються суб'єктом управління для організації управлінського впливу, включаючи параметри про підготовку, ухвалення та реалізацію ухвалення управлінських рішень і заснованих на них актів управління.

      Управлінська  інформація повинна трансформуватися в управлінське рішення, а останнє  — в керівний (вольовий) вплив. Зміст  управлінської інформації складається  не тільки з відомостей про різні параметри діяльності об'єкта. Вона включає й параметри розпоряджень, рекомендацій та вказівок, які отримує суб'єкт управління з боку вищих органів. Вірогідний аспект зумовлюється параметрами з відомостей за джерелами, які не входять формально в цю систему управління. При цьому обсяг та якість інформації є найважливішою умовою ефективності процесу ухвалення управлінських рішень.

      Все це зумовлює потребу пошуку відповідних  засобів для підвищення ефективності збору, опрацювання, зберігання та видачі інформації в процесі підготовки та ухвалення управлінських рішень.

      Інформатизація  інформаційно-аналітичного забезпечення покликана зняти гостроту вказаної проблеми, регулюючи необхідну насиченість  інформаційних потоків. Для цього  в системі соціального управління створюються такі комп'ютерні інформаційні системи, які розв'язують проблему. Вони трансформують ефективність організаційно-правового механізму упорядкування інформаційних зв'язків та стосунків, що виникають, здійснюються і відмирають між суб'єктами і об'єктами управління. Інформатизація процесу розробки управлінського рішення оптимізує процеси застосування певних методів і засобів накопичення, опрацювання, зберігання та передачі інформації. Важливим чинником є оптимізація процесу надходження даних із джерел їх виникнення до конкретних органів і ланок управління, які використовують їх як інформацію для вирішення покладених на них управлінських завдань через управлінські рішення.

      Створення автоматизованих інформаційних  систем на базі сучасних комп'ютерних технологій приводить до суттєвої зміни та удосконалення методик збору, опрацювання, зберігання та використання інформації в процесі ухвали управлінських рівень. При цьому на основі системного підходу забезпечуються розробки логічних і математичних методів збору, підготовки та відображення інформації, їх втілення як в інформаційних, так і системах управління.

      Одним із перспективних завдань інформатизації інформаційно-аналітичного забезпечення соціального управління є розв'язання завдань створення методів аналізу інформації не тільки за типовими алгоритмами. Життя вимагає розробки ухвалення управлінських рішень і за певними варіативними алгоритмами відповідно до обраних "панорамних" критеріїв (ситуативних параметрів).

      Прогностика зазначає аксіому, що рішення ухвалюється з прогнозуванням можливих його наслідків і підлягає розгляду на їхніх моделях, тим самим здійснюється дійовий контроль за виконанням рішень. Використання нових комп'ютерних інформаційних технологій в управлінні покликане здійснювати вплив на змістовну, якісну сторону управлінських рішень, на динаміку їх розробки, яка включає процес їх підготовки, узгодження, затвердження тощо.

      У когнітологічному аспекті, враховуючи, що ухвала управлінського рішення завжди включає такі суб'єктивні елементи, як знання, інтуїцію, здібності тощо, гостро стоїть проблема забезпечення об'єктивною інформацією суб'єктів управління про питання, що вирішуються. Це спонукає до пошуку кращих, більш оптимальних методів організації інформаційно-аналітичної роботи. Передумовами для цього є звільнення працівників від рутинних операцій, які складають значну частину дій щодо підготовки управлінських рішень. Маються на увазі реєстраційні, статистичні, інформаційно-довідкові операції, робота щодо систематизації матеріалів.

      По  суті це операції, які забезпечують збір, опрацювання, зберігання, видання інформації, що складає технологію управлінської діяльності. У зв'язку з цим виникає потреба формування єдиної розподіленої інтегрованої системи інформаційно-аналітичного забезпечення.

      Іншою передумовою забезпечення об'єктивності рішень є підготовка за допомогою  більш високих ступенів розвитку комп'ютерних інформаційних технологій не тільки розрахункових елементів, проектів управлінських рішень, а  й їхньої змістовної основи, варіантів при аналізі оперативної ситуації та моделювання майбутніх результатів. При цьому немає потреби вважати, що засоби обчислювальної техніки замінюють людину в процесі ухвалення управлінських рішень. Технічні можливості лише забезпечують соціальні й правові аспекти ухвалення рішень.

      Водночас  слід зазначити, що інформаційні технології не можуть істотно допомогти, якщо йдеться  про ухвалу досить оригінальних творчих  рішень, які базуються на природних  інтелектуальних даних, базою яких є евристика. Тут їхня роль суто вузько забезпечувальна. Однією з проблем у створенні автоматизованих інформаційних технологій управлінського призначення є збільшення кількості учасників підготовки і ухвалення управлінського рішення.

      Так, потреба роботи із значними масивами даних обумовила появу автоматизованих банків даних, абонентських диспетчерських пунктів. Засоби опрацювання комп'ютерної інформації визначили істотну роль в управлінській діяльності фондів алгоритмів і програм, відділів програмування тощо.

      Центральне  місце в процесі ухвалення управлінських рішень за допомогою АІС займають машинні засоби переробки інформації, системи зв'язку, термінали комп'ютерних даних тощо. При розробці та впровадженні інформаційних технологій створюються нові відділи, бюро, служби, органи, посади, які так чи інакше беруть участь у підготовці та ухваленні управлінських рішень.

      У процесі підготовки управлінських  рішень і контролю за їх виконанням в умовах застосування автоматизованих  інформаційних технологій діалог "людина — людина" замінюється діалогом "людина — машина" чи "людина — машина — людина". Це приводить до істотного перерозподілу функцій працівників, підвищує вимогливість до їх професійної підготовки. Частина функцій, пов'язаних з процесом прийняття управлінських рішень, переходить до співробітників нових підрозділів. Наприклад, при розв'язанні формалізованих завдань працівники переходять від безпосереднього виконання ряду допоміжних операцій на підготовку їх для реалізації на ЕОМ. Але при цьому також присутній людський фактор. У зв'язку з цим виникає потреба формування АІС для забезпечення успішного виконання контролюючих функцій допоміжного персоналу.