Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

- на хозяйственные расходы;

- в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

- раздатчикам для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий в учреждениях, имеющим большое количество подразделений или в централизованных бухгалтериях.

Работники, получающие такие средства, называются подотчетными лицами.

Основными нормативными документами, регулирующими расчеты с подотчетными лицами, являются Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, Кодекс административных правонарушений РФ, Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.12.2008 г. № 148н (далее - Инструкция)

Начиная с 01.01.2011 года Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157н внесены значительные изменения в порядок организации бюджетного учета, а, следовательно, и существенные корректировки положений действующей в 2010 году Инструкцию.

Анализируя вступившие в 01.01.2011 года изменения в части расчетов с подотчетными лицами, определено:

- учреждения должны уделять еще больше внимания разработке внутренних локальных документов, в т. ч. по расчетам с подотчетными лицами, где необходимо оговаривать механизмы ведения документации по авансовым расчетам;

-  целесообразно организовать аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в Карточке учета средств и расчетов, поскольку данный регистр бухгалтерского учета допускает ведение более детализированной аналитики;

- при операциях с подотчетными средствами необходимо соблюдать и требования Фе­дерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд";

- в соответствии с п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 000 предна­значен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. Как следует из текста Инструкции, сначала необходимо получить денежные средства, а затем их ис­пользовать.

Учет подотчетных сумм в учреждении ведется на счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с кодом цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Правильное выполнение вышеуказанных операций проверялось посредством проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами.

Цель проводимой ревизии - определение правомерности, в том числе целевого характера, эффективности использования средств бюджета при выполнении учреждениями своих задач, соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в соответствии с утверждёнными бюджетными сметами, а в частности  установить все случаи допущенных отступлений от правил расходования подотчетных сумм и оформления состоявшихся платежей.

Процесс проверки делился на три основных этапа проведения:

- подготовка и планирование ревизии;

- выполнение проверки и оформление рабочей документации;

- составление заключения о результатах ревизии (проверки).

В ходе проверки, прежде всего, проверялось обобщение информации о расчетах с подотчетными лицами учреждения по суммам, выданным им под отчет, на счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергалось правильность оформления всех первичных документов, регистров аналитического и синтетического учета, записей в Главной книге.

Результаты ревизии оформлены соответствующим актом проверки, в котором отражены выявленные нарушения:

- отсутствие в ряде случаев документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, в частности чек ККМ;

- в отдельных расходных кассовых ордерах не указан код целевого назначения, соответствующие  кодам справочника Госкомстата;

- отметка в командировочном удостоверении противоречит дате подтверждающих документов.

В целом в результате ревизии расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено.

Исследование вопроса бухгалтерского учета  и ревизии расчетов с подотчетными лицами позволили сделать следующие выводы:

1.                 все нарушения расчетов с подотчетными лицами можно объединить в 2 группы:

- нарушения, допущенные администрацией предприятия;

- нарушения по вине подотчетных лиц с попустительства администрации;

2. предварительный контроль со стороны бухгалтерии за расходами подотчетных лиц чрезвычайно затруднен, а возможности его ограничены;

3. в связи с тем, что бюджетное законодательство очень интенсивно совершенствуется, кроме этого, меняется налоговое законодательство, бухгалтер должен не только обладать всей полнотой знаний по своему участку учета, но и самосовершенствоваться — повышать свой профессиональный уровень.

Исследование вопроса бухгалтерского учета  и ревизии расчетов с подотчетными лицами позволили сделать следующие выводы:

2.                 все нарушения расчетов с подотчетными лицами можно объединить в 2 группы:

- нарушения, допущенные администрацией учреждения;

- нарушения по вине подотчетных лиц с попустительства администрации;

2. предварительный контроль со стороны бухгалтерии за расходами подотчетных лиц чрезвычайно затруднен, а возможности его ограничены;

3. в связи с тем, что бюджетное законодательство очень интенсивно совершенствуется, кроме этого, меняется налоговое законодательство, бухгалтер должен не только обладать всей полнотой знаний по своему участку учета, но и самосовершенствоваться — повышать свой профессиональный уровень.

На основании изложенного, с целью совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и методики проведения ревизии, учреждению предлагается:

1. По результатам проведенной проверки рекомендовать руководителю учреждения устранить выявленные нарушения и отразить результаты в бухгалтерском учете и отчетности в установленном порядке.

2. С целью улучшения качества бухгалтерского учета учреждению организовать систему внутреннего контроля посредством разработки Положения о внутреннем контроле бухгалтерии и плана контрольных мероприятий (Приложение 1).

3.                 В Положении о расчетах с подотчетными лицами предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту. В качестве доказательства целевого использования средств, к выпискам банка следует прикладывать авансовый отчет работника по израсходованным суммам.

Все эти мероприятия позволят дать положительный эффект при учете расчетов подотчетными лицами и повысить эффективность использования бюджетных средств. 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.             Бюджетный кодекс РФ. – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

2.             Гражданский кодекс РФ. – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

3. Налоговый кодекс Российской Федерации. – М.: АБАК, 2010. – 672с.

4. Постановление Правительства РФ от 01.12.2004 №703 (в ред. от 24.03.2011) «О Федеральном казначействе». – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

5. Приказ Минфина РФ от 30.12.2009 №152н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

6. Указания о применении бюджетной классификации, утвержденные Приказом Минфина РФ от 30.12.2009 №150н (в ред. от .03.2010) – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

7. Приказ от 06.12.2010 г. №191н «Инструкция о порядке составления и предоставления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ» – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

8. Приказ Минфина РФ от 28.05.2001 года №41н «О введении в действие приказа Минфина РФ от 30.12.1999 года №106н «Об утверждении инструкции о порядке открытия и ведения территориальными органами федерального казначейства РФ лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета» – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

9. Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 №123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета» – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

10. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет/ Н.П. Кондраков. - М.: Инфра-М, 2011. – 832 с.

12. Латыпова, О.В., Чая, В.Т. Бухгалтерский учет для экономических специальностей/ О.В. Латыпова, В.Т. Чая. – М.: КноРус, 2011. – 224 с.

13. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/ 2008, утверждено приказом Минфина РФ от 06. 10. 2008 года № 106н, с изменениями от 25. 10. 2010 года №132н, от 08.11.2010 года  № 144н. – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

14. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011) (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) – Электрон. дан. – М.: Справ. - правовая система, 2011. – Режим доступа: http://www.consultant.ru

15. Акперов, И. В., Головач, С. А. Казначейская система исполнения бюджета Российской Федерации/ И. В. Акперов, С. А. Головач. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 352с.

16. Годин, А.М., Подпорина, И.В. Бюджет и бюджетная система Российской Федерации/ А.М. Годин, И.В. Подпорина. – М: Дашков и Ко, 2008. – 276с.

17. Кузина, Е.Л. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях/ Е.Л. Кузина. – М: Книга сервис, 2007. – 128с.

18. Поляк, Г.Б.Финансы в бюджетных организациях/ Г.Б. Поляк.– М: Вузовский учебник, 2006. – 362с.

19. Родионова, В.М., Баятова, И.М., Маркина, Е.В. Бухгалтерский учет и контроль в бюджетных учреждениях/ В.М. Родионова, И.М. Баятова, Е.В. Маркина. – М: ИД ФБК-ПРЕСС, 2007. – 232 с.

20. Токарев, И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях/ И.Н. Токарев. – М: ИД ФБК – ПРЕСС, 2008. – 503 с.

21. Богатая, И. Н. Бухгалтерский учет/И. Н. Богатая, Н. Н. Хахонова.– Ростов н/д: Феникс, 2009. – 858 с.

22. Бухгалтерский учет. Хрестоматия/ под ред. В. И. Видяпина. – Спб.: Питер, 2009. – 864 с.

23. Бухгалтерский учет: учебник/ И. И. Бочкарева, В. А. Быков и др. – М.: ТК Велби, Проспект, 2008. – 768 с.

24. Комментарий к Бюджетному кодексу Российской Федерации/ К.И. Таксир, Т.В. Храмова; Под ред. К.И. Таксира. – М.: Юрайт-Издат, 2009. – 304 с.

25. Комментарий к Бюджетному кодексу Российской Федерации, постатейный/ А.Н. Козырин, Р.Е. Артюхин, А.С. Емельянов и др. – М.: ЭКАР, 2009. – 667 с.

26. Комментарий к Бюджетному кодексу Российской Федерации/ под ред. М.В. Романовского, О.В. Врублевской. – М.: Юрайт, 2008. – 299 с.

Государственные и муниципальные финансы: Учебник для студ. вузов / А.Я. Быстряков, Т.Д. Викулина, В.Ф. Воля и др.; Под. общ. ред. И.Д. Мацкуляка. – М.: Изд-во Рос. акад. гос. службы, 2003. – 680 с.

27. Мысляева, И.Н. Государственные и муниципальные финансы: учебник для студ. вузов/ И.Н. Мысляева. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 268с.

28. Бабич, А.М. Государственные и муниципальные финансы: учебник для вузов/ А.М. Бабич, Л.Н. Павлова. – М.: ЮНИТИ, 2007. – 687с.

29. Бюджетная система Российской Федерации: учебник для студ. вузов/ под ред. О.В. Врублевской, М.В. Романовского. - М.: Юрайт-Издат, 2007. – 838 с.

30. Вахрин, П.И. Бюджетная система Российской Федерации: учебник для студ. вузов, обуч. по экон. спец./ П.И. Вахрин. – М.: Дашков и Ко, 2004. – 344 с.

31. Мельник, М.В. Ревизия и контроль: учебное пособие для студентов/ М.В. Мельник. - М.: ФБК-пресс, 2008. - 519 с.

32. Мельник, М.В. Ревизия и контроль: тесты и задачи: учебное пособие для студ. вузов/ М.В. Мельник. - М.: ФБК-пресс, 2007. - 260 с.

33. Степашин, С.В. Государственный финансовый контроль: учебник для вузов/ С.В. Степашин. – СПб.: Питер, 2008. – 553 с.

34. Маренков, Н.Л. Ревизия и контроль/ Н.Л. Маренков. – Ростов-на-Дону; М.: Феникс, 2007. – 416 с.

35. Родионова, В.М. Финансовый контроль: учебник/ В.М. Родионова. – М.: ФБК-Пресс, 2008. - 319 с.

36. Панков, Д.А., Головкова, Е.А., Пашковская, Л.В., Анализ хозяйственной деятельности бюджетной организации/ Д.А Панков, Е.А. Головкова, Л.В. Пашковская. – М: Новое знание, 2007. – 409с.

37. Поляк, Г.Б. Бюджетная система Российской Федерации: учебник/ Г.Б. Поляк. - М.: Юнити, 2008. - 156с.

38. Попова, Р.Г., Самонова, И.Н., Доброседова, И.И. Финансы предприятий/ Р.Г. Попова, И.Н. Самонова, И.И. Доброседова. - СПб: Питер, 2007. – 224с.

39. Шеремет, А.Д., Сайфуллин, Р.С. Финансы предприятий/ А.Д. Шеремет, Р.С. Сайфуллин. - М: ИНФРА-М, 2008. - 352с.

40. Юрьева, Т.В. Экономика некоммерческих организаций/ Т.В. Юрьева. – М: Юристъ, 2007. – 320с.

41. Алексеева, И. В. Особенности учета финансовых активов в соответствии с Инструкцией N 25н/ И. В. Алексеева // БИНО: бюджетные учреждения. - 2010. - N 12. - С. 30-68

42. Новикова, Т. А. Особенности признания доходов при исчислении налога на прибыль бюджетными учреждениями/ Т. А. Новикова // Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. - 2010. - N 1. - С.43-47.

43. Организация исполнения бюджета: учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 080105 «Финансы и кредит»/ под ред. канд. экон. наук, проф. В.В. Карчевского. – М.: Вузовский учебник, 2009. - 222 c.

44. Родина, О. В. Особенности организации и ведения налогового учета в бюджетных учреждениях/ О. В. Родина // Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. - 2010. - N 5. - С.28-38

45. Бюджетное и целевое финансирование: подробно с примерами из практики : практ. рук./ под общ. ред. В. В. Семенихина. - М.: Эксмо, 2009. - 155 c.