Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Операция

Сумма, руб.

Корреспонденция счетов

Дебет

Кредит

1

2

3

4

Отчет командированного лица по произведенным расходам

3800

140101212

130202730

Списание средств с лицевого счета для получения их в кассу

3800

121003560

130405212

Получение средств в кассу

3800

120104510

121003660

Выдача средств работнику в качестве компенсации за произведенные расходы

3800

130202830

120104610

Лучше, конечно, не производить подобных расходов, а использовать традиционную схему расчетов с подотчетными лицами с выдачей необходимой суммы под отчет.

Необходимость налогового учета расходов по командировкам возникает в тех случаях, когда формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый учет указанных расходов может иметь место в отношении следующих налогов:

– НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов – в случае если командировка осуществляется в рамках деятельности, приносящей доход (предпринимательской деятельности);

– НДФЛ и страховые взносы – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит;

– налог на прибыль организаций – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

Таким образом, от обложения НДФЛ суточные за дни командировки работников на территории Российской Федерации освобождаются в размере, выплачиваемом организацией работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

Организация списывает в налоговом учете суточные полностью. Соответственно, из перечня расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли, исключены суммы сверхнормативных суточных. После того как авансовый отчет сотрудника, вернувшегося из командировки, будет утвержден директором, суточные можно признать в составе расходов – на дату утверждения авансового отчета.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы. К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д.

Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма №КО-2).

Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере не более 20 – кратного минимального размера оплаты труда.

Рассмотрим ситуации по использованию денежных средств, выданных на хозяйственные расходы.

1) Сотрудник получил под отчет аванс на приобретение запасных частей к автомашине в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения.

Денежные средства поступили в кассу из ОФК с лицевого счета внебюджетных средств на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 «Увеличение стоимости прочих материальных активов».

В учете сделаны следующие записи – таблица 7:

Таблица 7

Бухгалтерские записи по учёту денежных средств, выданных на хозяйственные расходы

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления ценностей подтверждается первичным учетным документом. Этот документ поступает от поставщика.

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение за счет средств от приносящей доход деятельности товаров (работ, услуг) через сотрудника учитываются в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

– расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);

– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для учреждения, его стоимость относится к разным статьям расходов и в разный момент времени.

Например, стоимость полученных канцтоваров списывается в прочие производственные расходы сразу после утверждения авансового отчета сотрудника. А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учитывается в уменьшение налогооблагаемой базы только после реализации.

При налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо, в бухучете отражается следующим образом:

1) 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности секретарю выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров. 5 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день директор утвердил авансовый отчет работника, бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету работника, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер списал «входящийй» НДС за счет собственных средств организации.

В бухучете эти операции бухгалтер отразил проводками.

3 апреля: Дебет 2.208.22.560 Кредит 2.201.04.610 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой Е.В.,

5 апреля: Дебет 2.105.06.340 Кредит 2.208.22.660 – 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.208.22.660 – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 2.401.01.130 Кредит 2.210.01.660 – 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.

При расчете налога на прибыль бухгалтер включил в прочие расходы 1695 руб.

2) 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности водителю выдано 5000 руб. на ремонт служебной машины в автосервисе.

5 апреля водитель отремонтировал автомобиль. За это он заплатил 5000 руб. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудника. Согласно счету-фактуре, который приложен к отчету, «входящий» НДС по услугам автосервиса составил 763 руб. К отчету также приложен акт, который подтверждает факт их оказания. Отремонтированный автомобиль организация использует в деятельности, облагаемой НДС.

Бухгалтер сделал в учете следующие проводки.

3 апреля: Дебет 2.208.08.560 Кредит 2.201.04.610 – 5000 руб. – выданы деньги под отчет

5 апреля: Дебет 2.106.04.340 Кредит 2.208.08.660 – 4237 руб. (5000 руб. – 763 руб.) – отражена стоимость услуг по ремонту автомобиля;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.208.08.660 – 763 руб. – учтен НДС по услугам, оказанным автосервисом;

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660 – 763 руб. – поставлен к вычету НДС по услугам, оказанным автосервисом.

3) 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности сотруднику выдано 25 000 руб. на покупку принтера.

5 апреля сотрудник приобрел принтер за 24 000 руб. (включая НДС – 3661 руб.), а остаток в сумме 1000 руб. (25 000 руб. – 24 000 руб.) внес в кассу. В этот же день руководитель утвердил авансовый отчет сотрудника, и бухгалтер принял принтер к учету.

Учреждение планирует использовать принтер в деятельности, не облагаемой НДС. Поэтому «входящий» НДС бухгалтер учел в стоимости приобретенного принтера.

В учете были сделаны следующие записи.

3 апреля: 2.208.19.560 Кредит 2.201.04.610 – 25 000 руб. – выданы деньги под отчет;

5 апреля: Дебет 2.106.01.310 Кредит 2.208.19.660 – 24 000 руб. (20 339 руб. + 3661 руб.) – учтен принтер, приобретенный через сотрудника;

Дебет 2.201.04.510 Кредит 2.208.19.660 – 1000 руб. – внесен в кассу остаток подотчетных средств.

В остальных случаях (если «входящий» НДС нельзя поставить к вычету и включить в расходы) при расчете налога на прибыль НДС списывается в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Из кассы денежные средства выдаются под отчет не только на хозяйственные расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др. Приведем пример учета расчетов по авансам, выданным на иные расходы.

Работнику выданы под отчет денежные средства для оплаты услуг связи 500 руб. Оплачено согласно авансовому отчету услуги связи в сумме 500 руб. Операции по этим видам расходов оформляются в том же порядке, что и операции по командировочным и хозяйственным расходам.

Бухгалтерские записи по учёту авансов, выданных на иные расходы- Выдано из кассы для оплаты услуг связи Д 020804560 К 020104610 500 руб., оплачены услуги связи Д 040101221 К 020804660 500 руб.

3. РЕВИЗИЯ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ В ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БУХГАЛТЕРИИ УЧРЕЖДЕНИЙ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОНЧЕГОРСКА

1.3. Методика проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами