Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

2) работнику выписывается командировочное удостоверение по форме №Т-10, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии работника из командировки;

3) при направлении в командировку одного работника составляется приказ по форме №Т-9, а при командировании нескольких человек – по форме №Т-9а.

Днем командировки считается день отправления транспортного средства, на котором работник выезжает в служебную командировку. Кроме того, если вокзал находится за чертой населенного пункта, то в командировочных расходах следует учитывать время, необходимое для того, чтобы добраться до них. Например, если поезд отправляется 20 апреля 2011 г. в 00 часов 5 минут и на дорогу до железнодорожного вокзала потребуется 2 часа, то днем отправления в командировку будет 19 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

Организация возмещает работнику:

– расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

– расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

– расходы на выплату суточных – в размере 300 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома директора.

Оплата перечисленных видов расходов в более высоких размерах не исключается.

Если работник направляется в командировку, из места назначения которой он может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, то суточные не выплачиваются. Однако руководитель учреждения самостоятельно определяет порядок возвращения работника из командировки с учетом расстояния до места ее назначения и расписания транспорта. При утере проездного билета работнику оплачивается минимальная стоимость проезда.

В случае временной нетрудоспособности работника во время командировки ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Рассмотрим ситуацию по найму жилья. Петров П.П., работающий водителем в Управлении образования, направлен в командировку в город Апатиты сроком на 3 дня. По возвращении из командировки он представил авансовый отчет на сумму 5500 руб.:

– суточные за 3 дня – 300 руб.;

– проживание за 2 ночи – 5200 руб.

Расходы по найму жилья в командировке Петрову П.П. должны быть возмещены в сумме 1100 руб. (2 суток * 550 руб.).

Рассмотрим пример учета командировочных расходов Иванов И.И. направлен в командировку в город Апатиты с 19 по 21 апреля 2011 г. для приобретения основного средства. Ему выдан из кассы под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 25 300 руб.:

– суточные – 300 руб.;

– на проживание – 5000 руб.;

– на проезд – 3000 руб.;

– для приобретения ОС – 17 000 руб.

Авансовый отчет им был представлен 23 апреля 2011г. Остаток денежных средств в сумме 1200 руб. внесен в кассу Централизованной бухгалтерии в установленный срок.

Денежные средства поступили в кассу из ОФК с лицевого счета учреждения на общую сумму 25 300 руб. по подстатьям:

212 «Прочие выплаты» – 300 руб.;

226 «Прочие услуги» – 5000 руб.;

222 «Транспортные услуги» – 3000 руб.;

310 «Увеличение стоимости основных средств» – 17 000 руб.

Вышеуказанные операции в учете отражены следующим образом  - таблица 4:

Таблица 4

Бухгалтерские записи по учёту командировочных расходов, связанных с приобретением основных средств

Следующая ситуация: Сидоров А. А. направляется в командировку. Ему выдан под отчет аванс (за счет бюджетных средств) в размере 5000 руб., в том числе:

– на оплату проживания – 2750 руб.;

– на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) – 1650 руб.;

– на суточные – 600 руб.

Работник по возвращении из командировки отчитался в произведённых расходах в суме 4950 руб., в том числе:

– за проживание – 2500 руб.;

– проезд – 1850 руб.;

– суточные – 600 руб.

В учете будут оформлены следующие записи – таблица 5:

Таблица 5

Бухгалтерские записи по учёту командировочных расходов

Продолжение таблицы 5

В таких случаях возникают вопросы в отношении того, можно ли сначала произвести расход, а потом его возместить. Для ответа на этот вопрос следует обратить внимание на предназначение расчетов с подотчетными лицами и счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Такие расчеты имеют свою последовательность:

1-й этап расчетов: выданы денежные средства;

2-й этап расчетов: произведен отчет о расходовании полученных средств.

Конечно, прямых указаний на то, что нельзя производить перерасход по расчетам с подотчетными лицами, нет. Однако, по мнению специалистов, если изначально производится расходование средств, то далее можно говорить только о компенсации работнику произведенных им в пользу организации расходов, а не о выдаче подотчетных сумм. Поэтому лучше не производить учета расходов через подотчетных лиц, если им не выданы подотчетные суммы.

Если все же есть такая необходимость, то работник пишет заявление на имя директора организации о разрешении произвести расход в пользу организации за счет собственных средств на определенные цели, обосновав при этом необходимость таких срочных расходов. Руководитель дает разрешение в виде визовой надписи на заявлении либо отдельным распоряжением. Далее работник пишет заявление о компенсации произведенных в пользу организации расходов. При этом нет необходимости оформлять авансовый отчет. Достаточно к заявлению приложить оправдательные документы, на основании чего директор издает распоряжение о компенсации произведенных работником расходов.

К примеру, в обслуживаемом учреждении возникла необходимость срочной командировки работника. Средств на лицевом счете недостаточно. Однако размер командированных расходов находится в пределах утвержденных лимитов. Стоимость проезда составила 2000 руб., услуг гостиницы – 1500 руб., суточные – 300 руб. Работник написал заявление с просьбой о направлении его в командировку с указанием ее причины. В заявлении работник указал, что командировочные расходы будут произведены за собственный счет с последующей их компенсацией за счет средств бюджета. На заявлении работник бухгалтерии произвел записи – расчеты о необходимых суммах расходов. Издано распоряжение о направлении работника в командировку с указанием предельных сумм командировочных расходов. В учете отражены следующие записи на основании распоряжения директора о компенсации командировочных расходов работника – таблица 6.

Таблица 6

Бухгалтерские записи по учёту компенсации командировочных расходов

Информация о работе Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях