Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Продолжение таблицы 8

 Ревизия расчетов с подотчетными лицами осуществлялась сплошным способом с целью установления правильного использования подотчетных сумм, выявление незаконных, нецелесообразных расходов и других вопросы.

Проверялось: наличие приказов руководителя, которым утвержден список подотчетных лиц, которым могут выдаваться  наличные деньги на различные расходы (отсутствие такого списка является нарушением); выдача денег под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам, а также превышение размера, выданного аванса-лимита; своевременность предоставления авансовых отчетов подотчетными лицами (устанавливалось путем сопоставления даты окончания работы по выполнению авансового отчета и его предоставления). Были изучены документы, приложения к авансовым отчетам на оплату наличными деньгами товаров (работ, услуг).

В процессе проверки авансовых отчетов по командировочным расходам устанавливалось соблюдение сроков пребывания в командировках, наличие отметок на командировочных удостоверениях  о выбытии в командировку и возвращении из нее с одновременной сверкой  с проездными билетами. Отдельно проверялось правильность оплаты суточных, жилья и проезда, постельных принадлежностей. В процессе ревизии проверялось также своевременность возвращения неиспользованных подотчетных сумм, правильность составления бухгалтерских записей.

Также проверялась правильность подсчета оборотов и выведения остатков в журнале операций, проводилась их сверка с другими учетными регистрами.

По результатам проверки учета расчетов с подотчетными лицами выявлено следующее.

Учет расчетов с подотчетными лицами Централизованной бухгалтерии учреждений образования города Мончегорска ведется на счете 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в Журнале по расчетам с подотчетными лицами ф. 0504071, Главной книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

Аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Соблюдается п. 11 Порядка ведения кассовых операций – в организации определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Соблюдается Инструкция по бюджетному учёту, в ряде случаев денежные средства выдавались под отчёт с письменного распоряжения руководителя и с указанием цели получения аванса.

Для проверки соблюдения сроков отчетов составлена следующая вспомогательная ведомость – таблица 9.

Таблица 9

Результаты проверки соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным сумам и наличия остатков неиспользованных сумм

Все случаи переплат и недоплат фиксируются в отчете. В январе 2011 года данных нарушений в организации не выявлено, благодаря составлению смет расходов на командировки, касающиеся длительного периода пребывания в ней.

Издан приказ руководителя, в котором перечислены работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм соответствуют поименованным в приказе руководителя.

Заявление работника на выдачу подотчетных сумм присутствует и оформлено надлежащим образом.

Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 313 НК РФ).

Подотчетные суммы одним работником другому не передаются.

В организации ведется журнал учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей.

Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, может получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

Бухгалтерские проводки по операциям расчетов с подотчетными лицами ведутся правильно с выведением остатков на конец отчетного периода.

Записи авансовых отчетов соответствуют данным регистров бухгалтерского учета.

Результаты проверки при совершении кассовых операций показали, что существуют ошибки, допускаемые бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций.

1. Законность и целесообразность расходов на хозяйственно – операционные нужды определялись путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально – производственных запасов. Проверялось наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).

При приобретении подотчетным лицом товаров в розничной торговле за наличный расчет было проверено наличие документов, подтверждающих расход денежных средств.

К авансовому отчету приложен только товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.

Товарного чека не достаточно для подтверждения использования подотчетных сумм.

Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ.

2. Проверкой установлено, что присутствует нарушение Порядка ведения кассовых операций. В отдельных расходных кассовых ордерах не указан код целевого назначения.

3. Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагала признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

Согласно авансовому отчёту № 6 в январе возмещены командировочные расходы по командировке в г. Архангельск работнику учреждения в сумме 8876 руб., в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 1580 руб. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышены расходы на 1580 руб. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов «Мурманск-Архангельск» на рейс 2327 в сумме 150 руб. К авансовому отчёту прилагается авиабилет «Мурманск-Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышены расходы на 150 руб.

Согласно авансовому отчёту № 8 в феврале работнику учреждения оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке в городе Оленегорск (5 февраля) в сумме 300 руб. Согласно п. 15 Инструкции № 62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Согласно авансовому отчёту в феврале работнику учреждения возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п. 2 Инструкции о служебных командировках №62 к авансовому отчёту не приложено командировочное удостоверение. Согласно п. 6 Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Все нарушения расчетов с подотчетными лицами можно объединить в 2 группы: нарушения, допущенные администрацией предприятия; нарушения по вине подотчетных лиц с попустительства администрации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности: