Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Кроме того, в тексте Инструкции № 157н отсутствует фраза, ранее имевшая место в Инструкции № 148н, о том, что на заявлении о вы­даче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответ­ствующий счет аналитического учета счета 208 00 "Расчеты с подот­четными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Таким образом, законодатель отошел от детализации ведения бухгалтерской документа­ции, переложив эту функцию (нормативное закрепление ведения бухгалтерской документации) непосредственно на учреждения.

Также в Инструкции № 157н введено положение о том, что в рам­ках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функ­ции и полномочия учредителя, налогового законодательства РФ по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете) устанавливать в составе Рабочего плана счетов до­полнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) - дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета. Это важное изменение в нормативной базе дает возможность учреждениям организовать аналитический учет с необходимой степенью детализации.

По сути, учреждения должны уделять еще больше внимания разработке внутренних локальных документов, в т. ч. по расчетам с подотчетными лицами, где необходимо оговаривать механизмы ведения документации по авансовым расчетам. Это может быть как раздел в учетной политике учреждения, так и самостоятельный документ (на­пример, положение, регламент и т. п.).

Пункт 218 Инструкции № 157н гласит, что аналитический учет рас­четов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, ви­дов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным сред­ствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами. В Инструкции № 148н только упоминались регистры, в которых должен был вестись аналитический учет расчетов с подотчетными лицами. Таким образом, законодатель обязывает учреждения органи­зовать и вести аналитический учет не только в разрезе подотчетных лиц, как было ранее, но и по видам выплат и расчетов. Это требование необходимо учесть при автоматизации бухгалтерского учета.

Целесообразно организовать аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в Карточке учета средств и расчетов, поскольку данный регистр бухгалтерского учета допускает ведение более детализированной аналитики.

В Инструкции № 157н оговаривается необходимость отражения операций по счету в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетов по полученным денежным документам. До этого учрежде­ния такую особенность ведения бюджетного учета отражали в своих приказах по учетной политике.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Государственные (муниципальные) учреждения могут получать наличные денежные средства для выдачи под отчет сотрудникам для расчетов:

                   по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда;

                   по работам, услугам;

                   по поступлению нефинансовых активов;

                   по социальному обеспечению;

                   по прочим расходам.

На основе действующей нормативной правовой базы учреждения самостоятельно разрабатывают внутренние организационно-распо­рядительные документы (учетную политику учреждения для целей организации бухгалтерского учета, положения, приказы, распоряже­ния и т. п.), необходимые для надлежащей организации учета и кон­троля использования выдаваемых под отчет денежных средств или денежных документов.

Денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руково­дителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения, расчета (обоснования) размера аванса и сро­ка, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, вы­данных подотчетному лицу на соответствующие цели. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется ру­ководителем организации.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40, нет указаний на ограничение размеров выдаваемых под отчет денежных сумм. При этом размер максимальной суммы, выдаваемой под отчет, может быть утвержден в учетной политике или ином ло­кальном акте учреждения.

При операциях с подотчетными средствами необходимо соблюдать и требования Фе­дерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

По факту расходования сумм полученных авансов подотчетные лица представляют авансовые отчеты с приложением документов, подтвер­ждающих эти расходы. Форма Авансового отчета (ф. 0504049) утвер­ждена приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н "Об утверждении форм первичных учетных докумен­тов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, ор­ганами управления государственными внебюджетными фондами, государ­ственными академиями наук, государ­ственными (муниципальными) учре­ждениями и Методических указаний по их применению"

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами и составляется в одном экземпляре. Приложенные к авансовому отчету под­тверждающие документы должны от­вечать следующим основным требова­ниям:

                   подаются в оригинале;

                   по форме должны соответствовать при­нятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;

                   по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу де­нежного аванса.

Первичные документы, оформленные с нарушением перечисленных выше тре­бований, не могут быть признаны оправ­дательными и не включаются в авансовый отчет.

Актуальный вопрос: Можно ли принимать от подот­четных лиц авансовые отчеты, к которым приложен лишь товар­ный чек без кассового чека?

Да, можно, в случае приобретения това­ров в розничной торговле у организа­ций и индивидуальных предпринимате­лей - плательщиков ЕНВД, подпадающих под действие п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О приме­нении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денеж­ных расчетов и (или) расчетов с исполь­зованием платежных карт" Товарный чек должен содержать установленные данной статьей сведения. Предъявле­ния чека ККТ не требуется. Во всех остальных случаях к авансово­му отчету должны быть приложены:

                   документы, подтверждающие полу­чение материальных ценностей, факт потребления работ, оказания услуг (товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физических лиц);

                   документы, подтверждающие факт оплаты материальных ценностей, ра­бот, услуг (чеки ККТ, квитанции к ПКО, бланки строгой отчетности).

Оправдательными документами при осуществлении хозяйствен­ных расходов (приобретение имущества, оплата оказанных услуг) на­ряду с кассовыми чеками могут быть товарные накладные, акты вы­полненных услуг. При покупке в магазине розничной торговли, если на кассовом чеке не указано наименование товара, необходимо полу­чить товарный чек (так называемый "мягкий чек"), в котором будет расшифровано наименование купленного изделия. Товарный чек должен быть заполнен полностью и иметь все признаки первичного документа (п. 7 Инструкции № 157н).

Принять произведенные расходы к учету без кассового чека можно при наличии бланка строгой отчетности. Например, при про­ведении экскурсии кассовый чек не оформляется, а предоставляется туристская путевка, форма которой утверждена приказом Минфина России от 09.07.2007 № 60н.

Для обеспечения надлежащего документального подтверждения произведенных за наличный расчет расходов сотрудникам бухгалте­рии целесообразно предварительно информировать подотчетное лицо о перечне документов, которые он должен представить в каче­стве приложения к авансовому отчету.

Суммы, израсходованные сотрудником без разрешения руководи­теля или без учета установленных требований, к отчету не принима­ются и возмещаются им (вносятся в кассу учреждения) согласно соот­ветствующему внутреннему распоряжению.

На практике встречаются случаи, когда подотчетное лицо приобре­тает не тот товар, на который ему были выданы деньги (например, завхозу выдано 3500 руб. на покупку материальных запасов, а он ку­пил степлер стоимостью 3500 руб., который является основным сред­ством). Существует только один вариант решения этой проблемы: не принимать авансовый отчет, т. к. деньги израсходованы без разре­шения руководителя (разрешение дано на приобретение материаль­ных запасов, а не основных средств). При этом сотрудник обязан вер­нуть деньги в кассу.

У бухгалтеров часто возникает вопрос, можно ли принимать авансовый отчет при усло­вии, что расходы произведены без предварительного выделения денежных средств подотчетному лицу. В соответствии с п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 предна­значен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. Как следует из текста Инструкции, сначала необходимо получить денежные средства, а затем их ис­пользовать.

1.3. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

В процессе финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности:

- на хозяйственные расходы;

- в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

- раздатчикам для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий в учреждениях, имеющим большое количество подразделений или в централизованных бухгалтериях.

Работники, получающие такие средства, называются подотчетными лицами.

Бюджетное учреждение в приказе об организации бюджетного учета устанавливает правила проведения расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами и наделения их правом осуществлять определенные действия за наличный расчет от имени учреждения. Также детально регламентируется порядок и правила оформления сотрудниками отчетных документов по использованию подотчетных сумм и мера их ответственности.

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются Письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. №18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (далее - Порядок ведения кассовых операций) и Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30 декабря 2009 №152н (далее Инструкция 152н).

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры и сроки выдаваемых под отчет наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы учреждения, в том числе его филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, определяются руководителем учреждения.

Это означает, что Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным лицам.

Однако следует помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения. Поэтому на него распространяется Указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 года г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее - Указание). Указанием установлено, что в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке ограничен суммой 100 000 руб.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели в соответствии с нормами возмещения командировочных расходов, определенных следующими нормативными актами:

- Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

- Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;