Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

lign:justify">Бюджетные организации подвергаются ревизиям и проверкам различными контролирующими организациями. При этом каждая контролирующая организация действует на основании разработанного положения о проведении ревизий и проверок.

Ревизия – это форма бюджетного контроля, представляющая собой комплекс взаимосвязанных проверок финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также работы финансовых органов по составлению и исполнению бюджета. Осуществляется ревизия путем документального и фактического контроля и направлена на установление обоснованности, целесообразности и экономической эффективности совершения хозяйственных операций и выделения бюджетных средств, на изучение соблюдения финансовой дисциплины, сохранности государственной собственности, на определение достоверности ведения учета и отчетности в целях выявления недостатков и нарушений в деятельности ревизуемого объекта

Ревизия – это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности, совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций бюджетным учреждением, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами возложена ответственность за их осуществление.

С помощью ревизии государственные и хозяйственные органы получают достоверную информацию о полной мобилизации и положительных или негативных сторонах использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Предназначение ревизии также заключается в профилактике выявленных нарушений и злоупотреблений.

Цель ревизии - определение правомерности, в том числе целевого характера, эффективности использования средств бюджета при выполнении учреждениями своих задач, соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в соответствии с утверждёнными бюджетными сметами, а в частности  установить все случаи допущенных отступлений от правил расходования подотчетных сумм и оформления состоявшихся платежей.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки.

В ходе проведения ревизии расчетов с командированными лицами проверяются следующие первичные документы:

- авансовые отчеты;

- приказы о направлении работников в командировку;

- заявления на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- журнал регистрации командировок.

Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем.

Проверяются сумма расходов и в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

У бюджетной организации возникают и расчеты с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных задач.

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами с авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях.

Кроме того, необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

В ходе проверки делается и ревизия представительских расходов.

К представительским расходам относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

При такой ревизии проверяется правильность их оформления.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации.

При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы (контролеру - ревизору) письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью.

Таким образом, в ходе проверки ревизором, прежде всего, проверяется, что для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергается правильность оформления всех первичных документов, регистров аналитического и синтетического учета, записи в Главную книгу. Результаты ревизии оформляются соответствующим образом, по их материалам делаются выводы.

 

 

3.2. Классификация нарушений, выявляемых в области расчетов с подотчетными лицами

 

Основные нарушения выявляемые в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

1. нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно – операционные расходы.

- выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником организации;

- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

2. нарушения при оформлении командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

- нарушение порядка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

- некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов;

4. нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

- выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. нарушение порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

- отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6. нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале операций «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах бухгалтерского учета.

 

 

3.3. Ревизия расчетов с подотчетными лицами  в Централизованной бухгалтерии учреждений образования г. Мончегорска

 

Ревизионный процесс в Централизованной бухгалтерии состоял из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имел свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени:

–      планирования ревизии;

–      подготовка к ревизии;

–      составления задачи (программы) проведения ревизии;

–      организация работы на месте (объекте) ревизии;

–      документальная и фактическая проверка;

–      систематизация материалов ревизии и составления акта, выводов и предложений;

–      согласования и обсуждения следствий ревизии на предприятии;

–      утверждения материалов ревизии;

–      контроль за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.

Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа – это разработка плана и программы  ревизии.

Программа была разработана на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизорами других органов. Ее подготовке предшествовал подготовительный период, в ходе которого было изучены необходимые законодательные и нормативные акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы в учреждении.

С учетом результатов предварительной подготовки к проведению проверки была составлена программа проверки (таблица 9).

Таблица 8

Программа ревизии

Проверяемое учреждение	Централизованная бухгалтерия учреждений образования города Мончегорска
Период проверки	с 01.01.2011 по 28.02.2011
Цель проверки	Осуществление контроля над правильностью расходования и целевым использованием бюджетных, поступивших на содержание учреждения, за соблюдением требований указов Президента РФ, федеральных законов, постановлений Правительства РФ, инструкций и указаний Минфина, ФНС в части вопросов, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, за правильностью ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Содержание нарушений, выявленных по результатам предыдущих проверок. Меры, принятые учреждением, по их устранению	Комплексная документальная ревизия финансово-хозяйственной деятельности Централизованной бухгалтерии учреждений образования города Мончегорска с 24 по 30 марта 2009 года. Установлены следующие нарушения и недостатки: имеет место нарушения пункта 14, 17 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Центрального банка РФ от 22.09.1992 г. №40, в части надлежащего оформления кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей)
Проверка соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 №40	– правильное ведение кассовой книги; – наличие утвержденного банком лимита денежной наличности, – соблюдение установленного лимита остатка денежной наличности в кассе, – своевременная сдача в банк денег сверх лимита; – правильное хранение в кассе денежных средств; – обеспечение сохранности денег и оправдательных документов; – правильное ведение журнала регистрации, приходных и расходных кассовых ордеров; – правильное оформление операций, связанных с приемом и выдачей из кассы различных денежных документов;