Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Финансово – хозяйственная деятельность Централизованной бухгалтерии осуществляется в соответствии с утверждённой сметой расходов. В этих целях Управление организует:

- целевое, рациональное и экономное расходование государственных средств, выделяемых на содержание организации, а также обеспечение сохранности основных фондов и товарно-материальных ценностей;

- своевременный текущий ремонт зданий и сооружений, коммуникаций и оборудования;

- соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности;

- ведение бухгалтерского учёта в соответствии с Инструкцией о бухгалтерском учете и отчетности в бюджетных организациях, а также инструктивными актами.

Синтетический и аналитический учет ассигнований (лимитов бюджетных обязательств), объемов финансирования и кассовых расходов бюджетных и внебюджетных средств ведется, автоматизировано. Используются программы: «Зарплата»; «1С. Бухгалтерия для бюджетных учреждений».

Автоматизация бюджетного учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета.

В учреждении установлен перечень лиц, имеющих право подписи денежных и расчетных документов, финансовых и кредитных обязательств: первая подпись – директор, вторая подпись – главный бухгалтер.

Налоговый учет ведется в бухгалтерии с применением средств частичной автоматизации (Программа 1С: расчет ежемесячной амортизации, расчет среднегодовой стоимости имущества).

2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя обслуживаемого учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;

00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;

00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения подотчетных расходов в расходы.

Выдача денежных средств под отчет применяется в основном для выдачи наличных денежных средств в организациях, которые связаны с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей. Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги (другие ценности) и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, однако такие сроки учреждение устанавливает самостоятельно.

Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение (приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в служебную командировку).

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

Подотчетное лицо, получая наличные денежные средства из кассы организации, должно отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах сдается в установленные сроки (не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки).

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»; далее – Инструкция № 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции № 62). В соответствии с п. 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство учреждения принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, складываются из следующих затрат (п.12 Инструкции № 62):

1) стоимости билета на самолет (поезд, иное транспортное средство общего пользования, кроме такси);

2) расходов по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

3) расходов по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;

4) расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;

5) расходов по оплате страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы на проживание возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. Стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещается, а подлежит оплате самим командированным работником за счет суточных, возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. К дополнительным услугам относятся: стоимость завтраков, услуги химчистки, оплата за пользование мини-баром и пр.

Командированному работнику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме, а установленные законодательством нормы имеют значение исключительно для целей налогообложения. Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.

Бухгалтер учреждения должен проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;

222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;

290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы.

Все хозяйственные операции учреждения оформляются оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:

– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

– № АО-1 «Авансовый отчет».

Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами №3 на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

2.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Получая денежные средства под отчет, и рассчитываясь с контрагентами, работник (имеющий доверенность) выступает от имени бюджетной организации. Рассмотрим порядок отражения в учете операций с денежными средствами.

Расчеты наличными денежными средствами осуществляются через кассу Централизованной бухгалтерии. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, хранение денег, ревизии кассы и контроль над соблюдением кассовой дисциплины регламентируются Порядком ведения кассовых операций.

Прежде всего, подотчётные суммы выдаются на командировочные расходы.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Командировочные расходы выплачиваются работникам, которые состоят в штате  обслуживаемого учреждения. За работником, направленным в служебную командировку, сохраняются средний заработок и место работы. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы по графику. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с командировкой.

Командировку оформляют первичными учетными документами:

1) при направлении работника в служебную командировку оформляется служебное задание по форме №Т-10а. После возвращения из командировки работник обязан заполнить служебное задание в части его содержания и отчет о выполнении задания;