В каждой отрасли хозяйства есть отраслевые организации, каждая из которых имеет свои  специфические производственные расходы, присущие только организации данной отрасли. В совокупности  затраты  всех отраслей хозяйства определяют в целом затраты железной дороги по основной деятельности, которые требуют поиска особых методов управления их величиной. Белорусская железная дорога осуществляет разнообразную деятельность, связанную не только с перевозками, но и другую, не связанную с перевозочным процессом, – вспомогательную деятельность.

    Каждый  вид деятельности железной дороги имеет  свои особенности, связанные со структурой управления, особенностями финансирования, распределения доходов, ценообразования, которые оказывают влияние на методологию учёта, планирования и калькулирования себестоимости продукции. 

    Основной  деятельностью Белорусской железной дороги признается деятельность, связанная с перевозочным процессом (эксплуатационная) и подсобно-вспомогательная.

    Эксплуатационная  деятельность в основном включает два  главных направления: перевозка грузов и пассажиров. Два этих направления с точки зрения формирования цены различаются между собой следующим образом: перевозка грузов осуществляется по принципу самоокупаемости, т.е. цена за перевозку покрывает полностью все затраты, осуществляемые при перевозке. Эти расходы оплачивает заказчик. Что касается перевозок пассажиров, то цена на них покрывает лишь часть затрат, осуществляемых при перевозке. Оставшаяся, «неоплаченная», часть должна дотироваться из государственного бюджета.

    Расчёт  и анализ себестоимости перевозок  на железной дороге значительно сложнее, чем в промышленности. Это объясняется  особенностями транспорта как отрасли материального производства и сложностью его технологического процесса.

    Производственный  процесс любой организации предполагает, как правило, создание продукции  на основе переработке сырья, материалов, запчастей или других предметов  труда. Стоимость потребленных предметов труда входит составной частью в себестоимость изготовленной новой продукции.

    На  железной дороге и её организациях основной продукцией является процесс перемещения грузов и пассажиров. Оформляя перевозочные документы, железная дорога принимает грузы и пассажиров и осуществляет в последствии работу по их перемещению.

    В качестве предметов труда, на которые  направлен труд работников железной дороги, выступают принятые  к перевозке грузы и пассажиры. Однако стоимость грузов и пассажиров не включается в себестоимость перевозок железной дороги. Данное положение является одной из первых отличительных особенностей расчёта себестоимости на железной дороге.

    Особенности транспортного производства обуславливают  необходимость расчёта в хозяйственной  деятельности не себестоимости продукции  – количества перевезенных тонн, количества перевезенных пассажиров, а себестоимости выполненной работы. К отличительным подходам, влияющих на учёт затрат и принципам расчёта себестоимости перевозок в локомотивном депо относят:

1. Отсутствие в затратах транспорта расходов на сырьё приводит к тому, что небольшую часть занимают прямые расходы (это в основном расходы на оплату труда, топливо и электроэнергию на тягу поездов). Значительная часть затрат является косвенными расходами, которые распределяются по видам перевозок расчётным путём, пропорционально различным измерителям и показателям работы. Распределение косвенных расходов  на железнодорожном транспорте требует более детальных и трудоёмких расчётов;
2. Созданная в промышленности продукция обладает осязаемыми качественными параметрами и поэтому методология установления затрат на повышенное качество довольно проста. Для транспортных организаций основными качественными параметрами являются: сохранность перевозимого груза, сроки и время доставки, комфорт, предоставляемый пассажирам в пути следования. Невозможность количественной оценки качественных параметров перевозочного процесса усложняет методологию расчёта себестоимости перевозок, осуществляемых с разным качеством;
3. Транспортный производственный процесс не осуществляется на определенной ограниченной территории, а выполняется на территории со значительным протяжением и даже за пределами железной дороги государства. При этих условиях необходимы более тесная взаимосвязь между дорогами (технологическая и экономическая) и создание соответствующей методики распределения расходов между ними. Перевозочный процесс, как правило, не заканчивается в пределах одной дороги, кроме таких видов сообщения, как местное и пригородное. В связи с этим труд работников железнодорожного транспорта гораздо сильнее взаимозависим, чем в других отраслях;
4. В локомотивном депо вследствие непрерывности перевозочного процесса себестоимость рассчитывается по определенным отчётным периодам (а не по моменту создания продукции). Как правило,  периодом, за который рассчитывается себестоимость перевозок (ремонта), являются месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год, т.е. тот период, когда осуществляется перевозочный процесс и составляется соответствующая отчётность о хозяйственной деятельности (в настоящее время себестоимость перевозок не железной дороге считается за год и квартал);
5. Взаимодействие и тесная связь транспортных организаций при выполнении процесса перевозок вызывают необходимость осуществления общих централизованных дорожных расходов (на составление графика движения поездов, расписаний, плана формирования поездов и т.д.), которые в последствии также должны быть отнесены на выполнение соответствующих перевозок;
6. Специфика работы железнодорожного транспорта предопределяет многопрофильность выполняемых работ, и отсюда разнообразие расходов по отраслям хозяйства. Расходы, на первый взгляд, не относящиеся к перевозкам и осуществленные в другом месте, должны быть учтены, распределены и отнесены  впоследствии соответственно на перевозку грузов и пассажиров.

    Таковы  основные аспекты  особенностей транспортного производства, влияющие на учёт затрат.           

     2.2 Организация аналитического  учёта эксплуатационных

            расходов

    Данные  аналитического учёта – это база сведений или необходимая информация для анализа, контроля, планирования и управления хозяйственной деятельностью организации.

    Детализация затрат на производство в аналитическом  учёте зависит от вида деятельности, к которым относятся эти затраты.

    Общим для организации, независимо от принадлежности к основной или вспомогательной  деятельности является учёт эксплуатационных расходов по элементам затрат.

    Таким образом, логика построения аналитического учёта эксплуатационных расходов в депо состоит в их группировке по статьям или объектам работ, внутри которых они детализируются на составляющие элементы затрат. Наглядно схема учёта затрат представлена на рисунке 2.1. 

Рисунок 2.1 – Схема учёта затрат

    Применяемое построение аналитического учёта эксплуатационных расходов создает условия для эффективного их контроля и анализа калькулирования себестоимости перевозок и продукции подсобно-вспомогательной деятельности. Для того чтобы получить информацию в нужных разрезах на всех первичных документах выделяют следующие элементы затрат:

• Расходы на оплату труда;
• Отчисления на социальные нужды;
• Материалы;
• Топливо;
• Электроэнергия;
• Амортизация;
• Прочие.

    Аналитический учёт расчетов по оплате труда и  другим начислениям в пользу работающих в организации ведётся по каждому  работнику. Данные такого учёта отражаются в лицевых счетах, открываемых на каждого работника организации (приложение А).

      В локомотивном депо оперативный  учет личного состава возложен  на отдел кадров, который оформляет прием, переводы и увольнения работающих на основании заявления нанимающего на работу, приказов о приеме и увольнении, записок о предоставлении отпуска и т. д. В личном деле работника открывают лицевой счёт. В лицевых счетах указывается фамилия, имя, отчество работника, количество детей и другие реквизиты, необходимые и используемые при проведении расчётов по оплате труда. В лицевых счетах отражаются все виды начислений, удержаний и вычетов, а также суммы к выплате работникам. Лицевые счета открываются на финансовый год, по истечении года счёт закрывается, и на новый год открывается новый лицевой счёт.

    Для оформления перевода работника на другую работу используют приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.

    Приказ  о предоставлении отпуска работнику  применяется для оформления и  учёта отпусков, предоставляемого работнику  в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами депо, трудовым договором. Он составляется работником отдела кадров, подписывается начальником депо, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в лицевом счёте и производится расчёт заработной платы, причитающейся за время отпуска.

    При отправлении работника в служебную  командировку составляется приказ о направлении работника в командировку, который служит основанием для оформления и учёта направлений работника в командировки. Он заполняется работником отдела кадров и подписывается начальником депо или его заместителем. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии командируемых, а так же цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. После возвращения из командировки работником составляется авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих расходы и передаётся в бухгалтерию.

    В случае, когда работник увольняется  из депо составляется приказ о прекращении действия трудового договора, который используется для оформления и учёта увольнения работника. На основании приказа делается запись в лицевом счёте, трудовой книжке, производится расчёт с работником.

    Текущее премирование депо производит за объемные и качественные показатели работы в соответствии с положением о премировании после определения результатов хозяйственно-финансовой деятельности за месяц. Премии устанавливаются в процентах к должностному окладу за выполнение производственных показателей. Основанием для начисления премии служит приказ начальника депо о премировании работников за месяц. В ней указывают должностных лиц и категории работников, размер премии, процент ее повышения или понижения для конкретных должностных лиц.

    Данные  аналитического учёта используются для определения совокупного  годового дохода при расчёте подоходного  налога. Исчисление средней заработной платы при расчёте трудовых и социальных отпусков, пособий по временной нетрудоспособности также базируется на данных аналитического учёта. Аналитический учёт ведётся также по суммам не выплаченной в срок, т.е. депонированной, заработной платы.

    В депо установлен определенный трудовой режим. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета. Он предполагает наблюдение за приходом на работу и уходом с нее, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени, своевременное составление отчетности о наличие и движении работников, использование рабочего времени и состояния трудовой дисциплины.

    Для учёта рабочего времени и расчёта  заработной платы используется табель учёта рабочего времени (приложение Б). Табельный учёт охватывает всех работников локомотивного депо. Каждому из них присваивается определённый табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы. Сущность табельного учёта заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причин, а также часов сверхурочной работы.

    Табельный учёт осуществляет бригадир или мастер в табеле учёта рабочего времени. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов – справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; часы сверхурочной работы устанавливают по спискам мастеров.

    По  окончании месяца табель закрывается, т. е. в нем подсчитываются по каждому  работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов; общее количество отработанных часов, в том числе  переработка, праздничные, ночные. Документ подписывается мастером цеха, табельщиком и сдается в бухгалтерию для расчетов. Он используется также при составлении текущей статистической отчетности о выполнении плана по труду и для анализа трудовой дисциплины.

    Учёт  выработки в организации осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учёта выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учёта выполненных работ, маршруты машиниста и др.).

    Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты: место работы (цех, участок); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; цифры учёта затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.