Учет денежных средств на предприятии: состояние и совершенствование

     По окончании ввода экранная форма приходного кассового ордера сохраняется и распечатывается. Полученный приходный кассовый ордер проверяется кассиром, подписывается кассиром и главным бухгалтером.

     Аналогично создаются иные формы кассовых документов, записи которых загружаются в массив хозяйственных операций. На базе массивов хозяйственных операций и компьютерного плана счетов автоматизировано формируются бухгалтерские записи (проводки).

     После выдачи денежных средств и документов кассир и бухгалтер проводит экранную форму и автоматически формируется операция с бухгалтерской проводкой. Для обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы при этом формируются в виде машинограммы «Вкладной лист Кассовой книги». Одновременно печатается машинограмма «Отчет кассира».

     Оба документа печатаются с одинаковой нумерацией автоматически в порядке возрастания с начала года. Обе машинограммы должны включать все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги, иметь одинаковое содержание и быть составленными к началу следующего рабочего дня. Другими словами, к ним предъявляются те же требования, что и при составлении отчета кассира в условиях ручной подготовки.

     В машинограмме «Вкладной лист Кассовой книги» последним за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов за отчетный месяц, а в последней за календарный, год общее количество листов Кассовой книги за год.

     В автоматизированной системе при необходимости возможно совместить формы регистров синтетического и аналитического учета. Для формирования машинограмм достаточно указать учетный период. Сведения регистров бухгалтерского учета денежных средств и денежных документов сохраняются на машинных носителях, что позволяет автоматизировано обобщить показатели соответствующих статей бухгалтерской отчетности.

     Вместе с тем, пользователям автоматизированных систем учета на базе массива хозяйственных операций, как правило, распечатывается журнал проводок, назначение которого аналогично журналу хозяйственных операций.

     Для оформления платежных документов бухгалтеру необходимо заполнить следующие поля: корреспондирующий счет (либо код операции); реквизиты плательщика; суммы денежных средств; основание и назначение платежа; вид, срок и очередность платежа; информация о перечислении налога, идентифицирующая платеж (при платежах в бюджет).

     По окончании ввода экранная форма платежного документа сохраняется и распечатывается. Полученный платежный документ проверяется бухгалтером, уполномоченными лицами.

     На основании полученных выписок из банка бухгалтер проводит платежные документы, записи о которых загружаются в массив хозяйственных операций. На базе массивов хозяйственных операций и компьютерного плана счетов автоматизировано формируются бухгалтерские записи (проводки).

     В компьютерной системе учета обеспечивается быстрый поиск, сортировка информации в справочниках и рабочих массивах, формирование документов учета денежных средств в кассе, на расчетных и иных счетах в банках, оплаченных счетов дебиторов и кредиторов.

     С развитием электронных каналов связи появилась возможность осуществлять обмен информацией между банками и организациями и безналичные расчеты с использованием системы «Клиент-Банк».

     Система «Клиент-Банк» позволяет электронным способом:

     передавать платежные документы;

     получать выписки в режиме реального времени или по результатам операционного дня;

     получать справочную информацию для осуществления безналичных расчетов (например, курсы валют);

     осуществлять экспорт/импорт информации об операциях движения денежных средств по расчетному и иным счетам;

     обмениваться с оператором банка текстовыми сообщениями в случае возникновения вопросов.

     По окончании ввода первичной информации экранная форма платежного документа сохраняется и импортируется по электронным каналам в банк. При передаче платежных документов используется система кодирования и электронной подписи, гарантирующая достоверность, конфиденциальность передаваемой информации, исключающая вмешательство третьих лиц в процессы расчетов при условии соблюдения мер безопасности организацией.

     При необходимости можно произвести замену платежного документа. Документ с использованием электронной подписи считается принятым в случае получения сообщения банка о времени его приема. По запросу организации банк передает электронным способом выписки банка

     Автоматизация учета операций, связанных с движением денежных средств в кассе, на расчетном счете и других счетах, позволяет бухгалтеру и кассиру избавится от «ручного» оформления первичных учетных документов; сократить бумажный документооборот и расходы на содержание бухгалтерской службы; увеличить скорость безналичных расчетов; практически исключить ошибки, описки и другие неточности, сопровождающие ручной вариант учета [37, с.88]. 

     2.3 Совершенствование учета денежных средств на предприятии 

     Любое предприятие должно располагать финансовыми ресурсами для того, чтобы осуществлять текущую деятельность, инвестировать средства в свое развитие. В настоящее время острейшей проблемой предприятий является нехватка оборотных средств. Для многих предприятий дефицит оборотных средств порожден внешними причинами, такими как инфляция, обесценивающая оборотные средства, замедление оборачиваемости средств, продолжительность сроков расчетов, и другими, обусловливающими необеспеченность сохранности денежных средств. В результате влияния внешних причин денежные средства не успевают возмещаться.

     Кроме того, имеется ряд внутренних причин, таких как: низкая рентабельность, недостаточно эффективное управление оборотным капиталом, необоснованная кредитная политика, принимаемая предприятием.

     Иногда предприятие вынуждено прибегать к использованию значительных заемных средств, что, в свою очередь, в последующем приводит к «проеданию» оборотных средств кредитом.

     Вышесказанное негативно отражается на платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия. Выживание предприятия сегодня зависит от умения правильно выбрать экономические ориентиры и достичь поставленной цели.

     Для этого необходима оценка перспектив развития предприятия, прогноз его финансового состояния в будущем, которые базируются на анализе фактической и прогнозной бухгалтерской (финансовой) отчетности.

     Одним из важных направлений такой работы является анализ движения денежных средств. Анализ, планирование и контроль денежных потоков наряду с прогнозом результатов деятельности предприятия, важен для поддержания платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия. Наличные денежные средства и прибыль одинаково важны для предприятия.

     Прибыль должна выступать в качестве источника формирования оборотных средств и дальнейшего развития предприятия. С другой стороны, управление денежными средствами должно обеспечить в любой момент достаточное их количество для погашения прошлых обязательств и изменений финансовой структуры предприятия, т.е. поддерживать платежеспособность предприятия. Следует отметить, что часто в практической деятельности руководству приходится выбирать, чему отдать предпочтение - прибыли или наличности.

     Анализ денежных средств проводят по данным бухгалтерской (финансовой) отчетности по формам 1, 2, 4, 5. Анализ отчета о движении денежных средств должен отражать источники внутреннего, внешнего финансирования и направления использования средств. Получаемая в результате анализа информация важна как для оценки платежеспособности, так и для планирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия и оценки его перспектив [31, с.113].

     Денежные потоки возникают в результате текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Для любой сферы деятельности денежные потоки отражают как поступление денежных средств (денежные притоки), так и их расходование (денежные оттоки). Источниками притока денежных средств являются чистая прибыль и амортизация.

     Денежные оттоки предприятия от текущей деятельности связаны с оплатой приобретенных сырья, материалов, услуг производственного характера; выплатой заработной платы; перечислениями средств во внебюджетные фонды; уплатой налогов и другими.

     Денежные оттоки по инвестиционной деятельности обусловлены осуществлением строительства, приобретением земельных участков, зданий, сооружений, машин и оборудования, транспортных средств; приобретением нематериальных активов; приобретением долгосрочных ценных бумаг и долей участия в других предприятиях и другими.

     Финансовая деятельность обеспечивает поступление денежных средств в результате продажи краткосрочных ценных бумаг, получения краткосрочных кредитов и займов, получения доходов от инвестирования средств в краткосрочные финансовые активы и других.

     Денежные оттоки по финансовой деятельности возникают при выплате дивидендов и процентов по ценным бумагам, погашении обязательств по кредитам, займам и облигациям. Таким образом, чистая прибыль - один из источников денежных средств от текущей деятельности. В то же время предприятие может заниматься и финансовой (выпуск акций, получение займов), и инвестиционной деятельностью для получения денежных средств и прибыли.

     Для формирования информации, необходимой руководству предприятия в процессе финансового планирования, проводится анализ денежных средств. С помощью такого анализа выявляют источники и направления использования денежных средств, изменения оборотного капитала предприятия, причины, вызвавшие эти изменения, а также изменения состава средств и капитала, источники финансирования различных активов и другую информацию.

     Анализ денежных средств может проводиться двумя методами - прямым и косвенным. Прямой метод расчета показателей денежного потока состоит в группировке и анализе данных бухгалтерского учета, отражающих движение средств в разрезе трех сфер деятельности. Косвенный метод заключается в перегруппировке данных баланса, приложения к нему и отчета о прибылях и убытках и их корректировке с целью пересчета финансовых потоков в денежные [35, с.188].

     Достоинство использования прямого метода состоит в том, что он позволяет оценить общие суммы поступлений и платежей и обращает внимание пользователя на те статьи, которые формируют наибольший приток и отток денежных средств.

     Знание конкретных источников поступлений и направлений расходования средств является полезным при оценке структуры денежных потоков с позиции их стабильности, т.е. возможности повторения в будущем. Поэтому информация, полученная при использовании данного метода, может быть полезна при прогнозировании денежных потоков.

     Данные о величине поступлений и платежей от текущей деятельности являются более информативными, чем данные только о нетто-результате текущей деятельности (как при косвенном методе) при оценке способности организации обеспечить такой приток денежных средств, который позволяет погасить обязательства перед кредиторами, осуществлять инвестиционную деятельность и выплачивать дивиденды. Недостатком прямого метода является его трудоемкость.

     Косвенный метод фокусирует внимание на различиях между финансовым результатом и чистым денежным потоком организации.

     При этом косвенный метод выполняет контрольную функцию, поскольку позволяет оценить сбалансированность показателей бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств. Косвенный метод прост технически и его достоинством является также возможность построения отчета без привлечения внутренних данных об оборотах по счетам денежных средств организации.

     Вместе с тем важно учитывать, что надежность информации отчета непосредственно зависит от достоверности отраженного в отчете о прибылях и убытках финансового результата. Таким образом, и прямой, и косвенный метод обеспечивают пользователя отчета важной информацией.

     С одной стороны, отчет концентрирует в себе значительную часть данных из других бухгалтерских отчетов: бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках (косвенный метод), с другой стороны, он содержит детальное раскрытие информации о суммах поступлений и платежей, что позволяет создать целостную картину финансовых потоков организации.