Учет денежных средств на предприятии: состояние и совершенствование

     Согласно нормативным документам к учету кассовых операций предъявляются следующие требования: правильное и своевременное документальное оформление движения наличных денежных средств и денежных документов; контроль за сохранностью и целевым их использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

     Свободные денежные средства, в том числе в иностранной валюте, организация, независимо от ее организационно-правовой формы собственности, обязана хранить в учреждениях банков. Наличные денежные средства, в пределах согласованного с обслуживающим банком лимита, организация хранит в своей кассе. Эта часть рабочего капитала предназначена на текущие повседневные расходы предприятия.

     В странах с открытой экономикой организации могут иметь в кассе наличные денежные средства в виде так называемого «компенсационного остатка», которые нельзя свободно использовать. Это минимальная сумма по требованию банка в целях обеспечения договора о предоставлении кредита [21, с.117].

     Лимит остатка кассовой наличности устанавливается для следующих организаций:

     имеющих постоянную денежную выручку (предприятия торговли, бытового обслуживания). Эта выручка сдается в банк в конце каждого рабочего дня с оставлением необходимых денежных средств для нормальной работы в начале следующего рабочего дня (на командировки, выдачу заработной платы, закупку тары у населения). В отдаленных местностях, по согласованию с обслуживающими банками, одни организации могут передавать денежные средства из выручки другим на их неотложные нужды;

     обязанных сдавать такую выручку на следующий рабочий день. Размер лимита устанавливается в пределах среднедневной выручки;

     не обязанных сдавать выручку в банк ежедневно, что зависит в первую очередь от суммы выручки. Это положение распространяется на отдельные предприятия общественного питания, заготовительной деятельности и т.п.;

     не имеющих постоянной денежной выручки. Лимит остатка кассовой наличности в таких случаях определяется в пределах среднедневного расхода наличных денежных средств. В данный расход не подлежат включению расходы на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий. В организациях потребительской кооперации и других структурах заготовительной деятельности за пределами сумм утвержденного лимита остаются также средства авансового кредита для расчетов наличными со сдатчиками сельскохозяйственной продукции [26, с.63].

     Во всех других случаях превышения установленного лимита допускается только в дни выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и стипендий и на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях этот срок установлен в пять дней [26, с.65].

     Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. На крупных предприятиях, где допускается выплата заработной платы в структурных подразделениях, функции кассира могут выполняться другими лицами - общественными кассирами. Эти полномочия оформляются приказом руководителя организации с распространением на них такой же полной индивидуальной материальной ответственности.

     Общественные кассиры получают под расписку наличные денежные средства у главного (старшего) кассира в соответствии с существующей потребностью с последующим предоставлением ему отчета об израсходованных суммах.

     Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением должен осуществляться с обязательным применением контрольно-кассовых машин [16]. Данные расчеты в торговых предприятиях осуществляют кассиры-операционисты через операционные кассы, т.е. на предприятиях могут функционировать как операционные, так и главная касса.

     На каждый экземпляр контрольно-кассовой машины заводится Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) который применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя организации и главного бухгалтера, а также заверен печатью. Если используется контрольно-кассовая машина с несколькими счетчиками, то в журнале кассира-операциониста фиксируются показания всех счетчиков, включая и те, по которым чеки не пробивались (прил.А).

     На основании произведенных в журнале записей определяется сумма выручки за день или смену. Выручка равна разнице между показаниями счетчиков на конец и начало рабочего дня (смены), уменьшенной на суммы возвращенных покупателям чеков. При возврате чеков оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форме КМ-3).

     Не требуется применения контрольно-кассовых машин в расчетах с населением для отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения. К таким видам деятельности отнесены: мелкорозничная торговля с ручных тележек, из цистерн; торговля сельскохозяйственной продукцией на колхозных, муниципальных и других приравненных к ним рынках; продажа газет, журналов и прочее [29, с.66].

     Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

     Поступление денежных средств имеет место в результате оприходования выручки за реализованную продукцию, в виде платы за коммунальные услуги, перевода сумм с расчетного счета предприятия и пр.

     Поступление в кассу и оприходование наличных денежных средств, из каких бы источников они ни поступили, оформляется в организации, независимо от ее организационно-правовой формы собственности, приходным кассовым ордером, состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему.

     Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

     По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «в том числе» - сумма налога на добавленную стоимость цифрами. Если операция не предусматривает обложение какого-либо наименования продукции (работ, услуг) данным налогом, то по указанной выше строке делается запись «без налога (налога на добавленную стоимость)». По строке «Приложение» указываются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления [50, c.24].

     Вторая часть приходного кассового ордера-квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером или лицом, имеющим на это право второй подписи, заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата и зарегистрирована в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

     После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Оплачено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по оприходованию денежных средств.

     Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные и операционные расходы; на командировочные расходы; в связи с оказанием материальной помощи работникам; в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя); на выплату пособий по временной нетрудоспособности; на выдачу ссуд; на другие цели.

     Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером с учетом тех же требований, которые предъявляются к выписке приходного кассового ордера. В нем указывают, кому выданы деньги, на какие цели, какая сумма, дата и основание. Кроме того, расходный кассовый ордер должен быть подписан и руководителем организации.

     Для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Эту книгу ведет старший кассир [26, с.71].

     Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная ведомость.

     На первом (титульном) листе ее делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.

     В платежной (расчетно-платежной) ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Если выдача заработной платы осуществляется другому работнику, он должен предъявить кассиру доверенность, оформленную надлежащим образом. В таком случае в графе 5 «Расписка в получении» платежной ведомости или в графе 44 такого же содержания расчетно-платежной ведомости работник должен записать: «по доверенности» с указанием даты и своей подписи.

     Доверенность кассир прилагает к ведомости в качестве оправдательного документа.

     Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». Эта запись может быть сделана от руки. На указанные суммы составляется реестр депонированных сумм.

      В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма. Отдельный расходный кассовый ордер по операции выплаты денежных средств на заработную плату не составляется.

     Фактически выплаченная сумма подтверждается кассиром путем проставления на ведомости штампа: «Расходный кассовый ордер №___ ». Эта же сумма указывается в кассовой книге. Депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк [29, с.68].

     Выдача наличных денег из кассы может производиться и по другим надлежаще оформленным документам: счетам, заявлениям на выдачу денег и т.п. В таких случаях документы, явившиеся основанием для выдачи денег, должны быть погашены путем наложения на них штампа «Оплачено» или «Погашено» с указанием реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму платежа по каждому документу. Такая процедура необходима с целью исключения повторного использования платежных документов.

     Разовые выплаты денег из кассы отдельным лицам, как правило, осуществляются по расходным кассовым ордерам. Расчет между юридическими лицами может осуществляться наличными денежными средствами по каждому отдельному платежу в размере не свыше 60000 рублей.

     Первичными учетными документами, подтверждающими расход кассовой наличности, являются копия товарного чека, счет, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег, договор (контракт) на отдельные сделки между юридическими лицами.

     Свободные денежные средства сверх установленного лимита предприятие обязано сдать в банк в порядке и сроки, согласованные с ним в договоре на расчетно-кассовое обслуживание. В противном случае кредитные организации не смогут осуществлять надлежащий контроль в сфере денежного обращения, в том числе и в части целевого использования денежных средств (прил.Б).

     Наличные, денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы обслуживающих банков, инкассаторам и в объединенные кассы, находящиеся на предприятиях, для последующей сдачи в банк. Предприятия могут сдавать наличные деньги в отделения связи с последующим переводом на счета в банках, на основе заключенных с ними договоров [22, с.67].

     Прием и выдача денег по кассовым ордерам осуществляется только в день их составления. В этот же день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой наличности за текущий рабочий день.

     Все приходные и расходные кассовые ордера после их выписки должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется в хронологическом порядке. После записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов указанные документы или заменяющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги.