Учет денежных средств на предприятии: состояние и совершенствование

     В бухгалтерской отчетности сведения о наличии денежных средств отражаются в форме № 1 «Баланс», разделе 2 «Оборотные активы» и форме № 4 «Отчет о движении денежных средств».

     Ведение бухгалтерского учета денежных средств осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

     В зависимости от назначения и статуса нормативные документы, регулирующие движение денежных средств, целесообразно представить в виде системы, состоящей из четырех уровней.

     Первый (законодательный) уровень представлен федеральными законами, постановлениями Правительства, указами Президента, которые прямо или косвенно регулируют постановку бухгалтерского учета в организациях. К ним относятся:

     Гражданский кодекс Российской Федерации [2];

     Налоговый кодекс Российской Федерации [3];

     Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» [4];

     Федеральный закон РФ «О государственном регулировании внешнеторговой деятельности» [5].

     Второй (нормативный) уровень составляют положения (стандарты) по бухгалтерскому учету и отчетности, в которых излагаются принципы и основные правила бухгалтерского учета. К ним относятся:

     Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Министерства финансов РФ [8];

     ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» [9];

     ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» [10].

     Третий (методический) уровень образуют инструкции, рекомендации и прочие методические указания по ведению бухгалтерского учета денежных средств. К таким документам относятся:

     План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов РФ [11];

     Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ [13];

     Письма и Положения Центрального Банка России;

     Федеральный закон РФ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [6];

     Положение Центрального Банка РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» [16].

     Четвертый уровень составляют организационно-распорядительные документы, формирующие учетную политику организации, которые разрабатываются самой организацией или консультационными фирмами по заказу организации. Документами этого уровня являются:

     документ по учетной политике предприятия;

     утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

     графики документооборота;

     утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

     утвержденные руководителем формы внутренней отчетности [25, с.115].

     Задачами учета денежных средств являются:

     полная и своевременная регистрация операций, связанных с движением рабочего капитала в кассе и на счетах в банках;

     контроль за наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием;

     полное, своевременное и правильное отражение в учетных регистрах текущих операций по поступлению и выбытию данного капитала;

     контроль за соблюдением расчетно-платежной и сметной дисциплины;

     контроль за своевременностью возвращения в банк сумм, неиспользованных по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами;

     правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете [21, с.27]. 

     1.2 Теоретические основы ведения кассовых операций и документальное оформление хозяйственных операций на предприятии 

     В процессе предпринимательской деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Кассовые операции связаны с получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации.

     К кассовым операциям относится процесс приема, хранения, расходования наличных денежных средств и денежных документов. Основные правила документирования хозяйственных операций, в том числе и по кассе, установлены Законом о бухгалтерском учете [4], Положениями по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности [8].

     В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо начальное и конечное отражает наличие денежных средств на начало и конец отчетного периода. Обороты по дебету счета показывают поступление, а обороты по кредиту - расходование денежных средств.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: «Касса организации», «Операционная касса», «Денежные документы».

     На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

     Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

     На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе. Свободные денежные средства хранятся на расчетных счетах в банках. Хранение наличных денежных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком.

      На субсчете 50-2 «Операционная касса» формируется информация о наличии и движении денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), вокзалов и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

     На субсчете 50-3 «Денежные документы» формируется информация о наличии и движении в кассе различных проездных билетов на отдельные виды транспорта, почтовые марки и другие денежные документы.

     Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Если в организации имеют место операции с наличной иностранной валютой, к счету 50 «Касса» могут быть дополнительно открыты субсчета «Касса в рублях», «Касса в иностранной валюте», «Касса в иностранной валюте за границей» [39, с.116].

     Приход денежных средств осуществляется в ведомости № 1 по дебету счета 50 «Касса». В журнале-ордере № 1 накапливаются записи по кредиту счета 50 «Касса». В условиях автоматизированного учета учет кассовых операций производится в соответствующих машинограммах.

     Поступление денег в кассу отражается по Дт 50. В зависимости от источника поступления кредитуются счета:

     Кт 51  - с расчетного счета;

     Кт 52  - с валютного счета;

     Кт 90 - при поступлении выручки за оказанные на сторону услуги, реализованную продукцию;

     Кт 91  - при продаже основных средств, прочих активов; выявленные при инвентаризации излишки наличных денежных средств;

     Кт 70  - возврат переплаченных сумм заработной платы;

     Кт 71  - возврат подотчетными лицами неиспользованных сумм;

     Кт 73/2 - возмещение причиненного ущерба виновными лицами;

     Кт 75  - внесение акционерами доли в уставный капитал;

     Кт 76  - погашение дебиторской задолженности;

     Кт 66, 67 - поступление сумм кредитов для работников предприятия на индивидуальные нужды;

     Кт 86 - поступление бюджетного, целевого финансирования для проведения операционных мероприятий.

     Расходование наличных денег отражается по Кт 50 в корреспонденции со счетами:

     Дт 70 - при выплате заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию;

     Дт 71 - выдача наличных денег подотчетным лицам на служебные командировки и другие хозяйственные расходы, а также на погашение перерасходов по подотчетным суммам;

     Дт 76 - выплата депонированной заработной платы, погашение кредиторской задолженности;

     Дт 51 - возврат в банк невыданной заработной платы, внесение выручки от реализации продукции;

     Дт 86 - расходование из кассы суммы целевых средств;

     Дт 94 - суммы выявленных недостач наличных денег в кассе при инвентаризации.

     В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы [44, с.289]. На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию, подтверждая это подписью в расписке. Комиссия сверяет сальдо по ведомости № 1 с данными Кассовой книги и фактической кассовой наличностью.

     Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром.

     Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. В случае смены материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается прежнему кассиру; второй экземпляр - материально-ответственному лицу, вступившему в должность кассира; третий - в бухгалтерию. Информацию о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя организации, который принимает соответствующее решение.

     Выявленный излишек кассовой наличности приходуется: дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     Обнаруженная сумма недостачи предъявляется кассиру при установлении его вины: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; кредит счета 50 «Касса».

     Одновременно: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим опeрациям» - субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если будут установлены обстоятельства, не дающие основания рассматривать выявленную недостачу как материальный ущерб по вине кассира, то сумма недостачи списывается на финансовые результаты организации: дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»; кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Банк не реже одного раза в квартал должен проверять состояние кассовой дисциплины клиента.

     При выявлении нарушений он направляет в налоговый орган представление с приложением копии справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответственности.

     При несоблюдении кассовой дисциплины руководителем организации на него налагается штраф.

     Имущественная ответственность организации включает:

     штраф от суммы произведенного платежа в случае выявления фактов расчетов наличными денежными средствами с другими экономическими субъектами, включая предпринимателей без образования юридического лица, в размерах, превышающих установленный лимит;

     штраф от неоприходованной суммы за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности - несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;

     штраф, от выявленной сверхлимитной кассовой наличности за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов [33, с.162].