Совершенствование учета денежных средств на ОАО «Чебоксарский хлебозавод №2»

     - требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя;

     На  ОАО «ЧХЗ №2» выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

     Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.

     - записывает наименование и номер документа, кем и когда он вы 
дан и отбирает расписку получателя;

     Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

     - выдает деньги получателю;

     При завершении операции кассир обязан подписать  расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью - «оплачено» с указанием числа, месяца и года.

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

     На  титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

     В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     Выдача  денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

     Если  выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке в ведомости, перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

     По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше 3 рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

     - в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии 
лиц,  которым  не  произведены указанные  выплаты,  поставить 
штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

     - составить реестр депонированных сумм;

     - в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить  на ведомости  штамп:   «Расходный  кассовый  ордер №_».

     Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

     В кассовых документах не допускается  никаких подчисток, помарок и  исправлений.

     Деньги  по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

     Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

     В обязанность кассира входит ведение  кассовой книги (форма № КО-4). Все  поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитывают в кассовой книге. ОАО «ЧХЗ №2» ведет только одну кассовую книгу.

     Кассовая  книга ОАО «ЧХЗ №2» пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где сделана запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _ листов».

     Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера ОАО «ЧХЗ №2».

     Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х  экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

     Первые  экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными; они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

     Первые  и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

     Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаст в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера ОАО «ЧХЗ №2».

     На  ОАО «ЧХЗ №2» при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются в виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

     Обе машинограммы:

     составляются к началу следующего рабочего дня;

     имеют одинаковое содержание;

     включают  все реквизиты,   предусмотренные   формой   кассовой 
книги;

     нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

     В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

     Кассир  после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

     В целях обеспечения сохранности  и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

     По  окончании календарного года (или  по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

     Для учета кассовых операций Планом счетов предусмотрен активный счет 50 «Касса».

     Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

     - 50-1 «Касса организации»;

     - 50-2 «Операционная касса»;

     - 50-3 «Денежные документы» и др.

     Таким образом, к счету 50 предусмотрено  открытие, как минимум трех субсчетов.

     Основным  субсчетом, используемым для учета  наличных денег на ОАО «ЧХЗ №2», является субсчет 50-1 «Касса организации» и 50-3 «Денежные документы».

     Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается только в специализированных организациях (товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.) по необходимости. То есть, в общем случае, в организации будет открываться только два субсчета - либо 50-1 и 50-3, либо 50-2 и 50-3.

     Основными бухгалтерскими проводками, отражающими  движение наличных денег на ОАО «ЧХЗ №2», являются:

     Дт 50 Кт 90 «Продажи» - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности);

     Дт 50 Кт 91 «Прочие доходы и расходы» - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества и выручку от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам деятельности);

     Дт 50 Кт 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе;

     Дт 50 Кт 75 «Расчеты с учредителями» - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;

     Дт 50 Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - на сумму полученных авансов (под поставку товаров или продукции, выполнение работ или оказание услуг);

     Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 50 - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии, и т.п.);

     Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;

     Дт 51 Кт 50 - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение;

     Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 50 - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации-поставщика).

     Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.

     В том случае, когда денежные документы  приобретаются кассиром, в учете  делается проводка:

     Дт 50, субсчет «Денежные документы» Кт 50 - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

     Если  же денежные документы приобретаются  другим лицом, следует использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     При выбытии денежных документов кредитуется  счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат: