Совершенствование учета денежных средств на ОАО «Чебоксарский хлебозавод №2»

     Бухгалтерия ОАО «ЧХЗ №2» производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

     Депонированные  суммы сдают в банк и на сданные  суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией ОАО «ЧХЗ №2» в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

     Регистрация приходных и расходных кассовых документов осуществляется с применением средств вычислительной техники, в частности 1С: Бухгалтерией.

     При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

     При обеспечении полной сохранности документов кассовая книга на ОАО «ЧХЗ №2» ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера ОАО «ЧХЗ №2».

     Руководители  организации обязаны оборудовать  кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

     Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

     Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

     Рассмотрим  учет денежных средств в кассе  предприятия. 

2.2 Учет  денежных средств в кассе 

     Все предприятия обязаны хранить  денежные средства в банке, а для  приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется  касса. ЦБ РФ письмом от 14 мая 1997 г. № 02-14/213 сообщил, что «всем юридическим лицам Российской Федерации надлежит руководствоваться «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета директоров Банка России 22 сентября 1993 г. и доведенным до Главных управлений (Национальных банков) Банка России письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18».

     Помещение кассы для обеспечения необходимых  условий сохранности денежных средств на ОАО «ЧХЗ №2» специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны.

     Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель ОАО «ЧХЗ №2».

     Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

     Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

     Учет  кассовых операций осуществляет кассир, который под расписку должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

     В соответствии с правилами ОАО «ЧХЗ №2», как и все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, на операционные и хозяйственные нужды, на командировочные расходы).

     Максимальная  сумма, которая находится в кассе, определяется лимитом. Лимит устанавливается банком по согласованию с предприятием. Как было сказано, банком установлен лимит кассы в размере 60000 рублей.

     Основанием  для отражения в бухгалтерском  учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.

     Постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 утверждены согласованные  с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

     № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу ОАО «ЧХЗ №2»;

     № КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы ОАО «ЧХЗ №2»;

     № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых 
документов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

     № КО-4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений 
и выдач наличных денег ОАО «ЧХЗ №2» в кассе.

     Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию ОАО «ЧХЗ №2», где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями производят нижеописанные действия.

     Проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций.

     Оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы.

     Квитанция приходного ордера является его частью, заполняется одновременно с ним, а выдается только после получения  денег.

     Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

     Получают  необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов.

     Приходный кассовый ордер и квитанция к  приходному кассовому ордеру подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя ОАО «ЧХЗ №2».

     Расходный кассовый ордер подписывается руководителем  организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

     Регистрируют  в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3) - до передачи в кассу организации.

     Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     Передают  кассиру приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

     Выдача  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

     Прием и выдача денег по кассовым ордерам  может производиться только в  день их составления.

     Кассир  при получении приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов; проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя 
предприятия или лиц, на это уполномоченных; проверяет правильность оформления документов; проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

     В случае соблюдения всех перечисленных  требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

     При приеме наличных денег кассир проверяет  их платежеспособность в соответствии с установленными ЦБ РФ Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России (Приказ от 25 03 97 №02-101).

     Полученная  кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

     После приема денег кассир подписывает  квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

     На  руки сдавшему деньги выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

     Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

     В соответствии с п. 14 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером ОАО «ЧХЗ №2» или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

     В случае соблюдения всех перечисленных  выше требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир: