Совершенствование проведения и учета инвентаризации товаров, продуктов, тары

В инвентаризационной описи не допускаются  подтирки или подчистки, записи в  описях должны производиться ясно и  четко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путем зачеркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не делается.

Комиссия составляет опись в  трех экземплярах, а при передаче материальных ценностей - в пяти (три - под копирку членами комиссии, а два других - материально ответственным  лицом). Каждый экземпляр описи в  отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку). Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы. В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе "цена" указывается цена, по которой товар сдан под отчет по товарным документам материально ответственному лицу. При этом цены должны соответствовать единице измерения, в которой товар внесен в опись. Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку.

Очень часто в магазинах возникают  трудности при инвентаризации особо  крупных остатков отдельных видов  товаров. Даже при очень крупных  остатках какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись их количество со слов материально ответственного лица или, например, путем умножения количества ящиков на количество бутылок в одном без проверки содержимого в каждом ящике.

Одновременно с фактической  проверкой товаров в натуре проверяется состояние и ведение складского хозяйства, в том числе правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду, в частности, разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

- скоропортящиеся (продукты полеводства,  садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и др.);

- легко воспринимающие влагу  (соль, сахар и др.);

- легко воспринимающие посторонние  запахи (сахар, чай, мука, крупа  и др.);

- обладающие специфическими запахами (рыба, табак и др.);

- убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и др.);

- легко воспламеняющиеся и др.

Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его  и записывает в отдельную опись  под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую внесены эти ценности. Этот товар приходуется после инвентаризации. Но такие случаи на практике бывают не очень часто.

По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес  нетто. Фактически оказавшуюся в  момент инвентаризации тару рассортировывают по качественному признаку и составляют для нее две описи - на порожнюю и на занятую под товарами.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товаров, не находящихся  в момент инвентаризации в подотчете  материально ответственных лиц (в  пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами (табл. 3). 

 

Таблица 3 

 

Документы, подтверждающие наличие  на счетах учета товаров, не находящихся в момент инвентаризации у материально ответственных лиц

Товары, не находящиеся  в момент    инвентаризации в подотчете       материально ответственных лиц	Подтверждающие документы
Товары, находящиеся в  пути	Расчетные документы  поставщиков или   другие заменяющие их документы
Отгруженные товары	Копии предъявленных  покупателям       документов (платежных поручений,      векселей и т.д.)
Товары по просроченным оплатой        документам	Обязательное подтверждение            учреждений банка
Товары, находящиеся на складах        сторонних организаций	Сохранные расписки, переоформленные   на дату, близкую к дате проведения    инвентаризации

 

 

Предварительно должна быть произведена сверка этих расчетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету 45 "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляют отдельно на товары, находящиеся в пути (Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся  в пути (форма N ИНВ-6)), на товары отгруженные, не оплаченные в срок покупателями (Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4)).

В описях на товары, находящихся в  пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся следующие данные: наименование покупателя, наименование товара, сумма, дата отгрузки, дата выписки, номер расчетного документа.

Товары, находящиеся на складах  других организаций, заносятся в  опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются следующие данные: наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются: наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному  состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Если в торговой организации имеется остаток денег, не сданных в банк, от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной комиссией, записывается на лицевой стороне описи. По каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях (безотносительно к их характеру). Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. После взаимной сверки каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также сумму всех ценностей. На последней странице описи материально ответственное лицо дает подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.

На предприятиях с коллективной материальной ответственностью инвентаризация может проводиться по числу материально ответственных лиц с распределением участников согласно протоколу. В связи с этим после окончания инвентаризации на основе отдельных инвентаризационных описей составляется сводная опись фактических остатков товаров. В сводной описи перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию.

После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем  порядке: первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а также экземпляр, заполненный материально ответственным лицом, - в бухгалтерию организации, где ведется учет ценностей; второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально ответственному лицу. Сданные в бухгалтерию инвентаризационные описи должны тщательно проверяться для достоверного анализа результатов инвентаризации.

В целях более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ ее эффективности. При этом необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности.

Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются:

- инвентаризационные комиссии  действуют как временный орган;

- проверяющие специалисты плохо  ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои права, обязанности и ответственность;

- отсутствует четкая регламентация  инвентаризаций (проведение, оформление, подведение итогов и принятие  решений по результатам проверки);

- нет методик зачета пересортицы  и списания норм естественной убыли;

- не обоснован порядок расчета  материального ущерба;

- отсутствует контроль за состоянием  инвентаризационной работы;

- большинство членов инвентаризационных  комиссий не имеют специального  образования.

В связи с этим необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям:

- наличие разработанных и утвержденных  планов;

- полнота охвата объектов и  своевременность инвентаризаций; правомочность  и компетентность комиссий;

- качество инвентаризационного  процесса;

- достоверность и правильность составления инвентаризационных описей и сличительных ведомостей;

- своевременность, объективность  и законность реализации материалов  инвентаризаций;

- правильность отражения на  счетах бухгалтерского учета  и в учетных регистрах результатов проведенных инвентаризаций.

Для определения непосредственных результатов деятельности инвентаризационных комиссий должны анализироваться степень  или уровень выполнения определенных задач, прохождение этапов проверки. Для этого необходимо разработать  систему показателей, отражающих полноту, своевременность и оперативность выполнения инвентаризационной работы; единство в совокупности показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в наибольшей мере соответствуют относительные величины. Общий принцип подсчета отдельных показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддается количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество проведенной инвентаризационной работы.

 

 

Заключение

 

 

Состояние и эффективность инвентаризационной работы целесообразно проверять  по следующим показателям.

1. Показатель своевременности.  Данный показатель характеризует проведение инвентаризаций в срок, установленный планом. Он определяется отношением количества своевременно проведенных инвентаризаций ко всем планируемым инвентаризациям.

2. Показатель выполнения плана  проведения инвентаризаций, рассчитываемый как отношение фактически проведенных инвентаризаций к их плановому количеству.

3. Показатель соблюдения сроков  выведения результатов инвентаризаций. Он исчисляется как отношение  числа инвентаризаций, по которым  результаты выведены в срок, ко  всем проведенным инвентаризациям.

4. Показатель участия руководителя, его заместителя и главного  бухгалтера торговой организации  в проведении инвентаризаций. Он  исчисляется как отношение числа  инвентаризаций, проведенных под  председательством этих должностных  лиц, ко всем проведенным инвентаризациям.

5. Показатель участия руководителя (его заместителей и главного  бухгалтера) в проведении контрольных  проверок качества инвентаризаций.

6. Коэффициент качества инвентаризаций. Он определяется отношением количества  достоверных инвентаризаций ко всем проводимым инвентаризациям.

7. Коэффициент охвата инвентаризаций  контрольными проверками, учитывающий  уровень проверки достоверности  проводимых инвентаризаций. Определяется  путем отношения количества проводимых  контрольных проверок данных инвентаризаций к общему числу инвентаризаций.

8. Коэффициент возмещения выявленного  ущерба. Указанный показатель рассчитывают  как отношение размера возмещенного  ущерба к общей сумме выявленной  недостачи.

Предлагаемые показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением сохранности собственности торговой организации.

Вместе с тем эти показатели целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению выявленного в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Результатами качественно и эффективно проведенной инвентаризации могут быть:

- взыскание выявленных недостач;

- оприходование неучтенных излишков;

- погашение вскрытой дебиторской  задолженности;

- обеспечение внесения в кассу  денежных расчетов.

При этом следует сравнивать затраты  на инвентаризацию с дополнительными  доходами, полученными от возмещения материального ущерба. Инвентаризация эффективна, если полученный доход  превышает затраты на ее организацию при соблюдении всех требований к ее методике и технике проведения.