Совершенствование проведения и учета инвентаризации товаров, продуктов, тары

Товары заносятся в опись N ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.), количество товаров  указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационная опись N ИНВ-3 может  заполняться как от руки, так и  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и подчистки в описи не допускаются.

На каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  товаров и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти товары показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.

В описи не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на последней  странице описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Подписывается инвентаризационная опись N ИНВ-3 всеми членами комиссии и  материально ответственным лицом. В конце описи проверяемое  материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией товаров в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи товаров на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров производится в связи со сменой материально ответственного лица, то лицо, принявшее товары расписывается в описи в их получении, а сдавшее - в том, что они сданы.

На товары, находящиеся на ответственном  хранении, составляется отдельная ведомость.

В случае, если инвентаризация товаров  проводится в течение нескольких дней, то складские помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственное  лицо после инвентаризации обнаружило ошибку в описи, то об этом следует  поставить в известность председателя инвентаризационной комиссии, причем сделать это необходимо до открытия помещения, где хранятся товары.

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные факты и в  случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

После окончания проверки опись N ИНВ-3 передается в бухгалтерскую службу торговой организации. Работники бухгалтерии производят проверку правильности всех подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи товаров, и сравнивают данные бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений составляется сличительная ведомость формы N ИНВ-19, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ N 88².

Фактически в форме N ИНВ-19 отражаются все результаты проведенной инвентаризации, так как в ней указываются  все выявленные расхождения между показателями данных бухгалтерского учета товаров и данными инвентаризационной описи N ИНВ-3. Обратите внимание, что в пункте 4.1 Методических указаний сказано, что суммы излишков и недостач товаров в сличительной ведомости N ИНВ-19 указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете организации. Вместе с тем, в пункте 29 Приказа N 119н сказано, что выявленные при инвентаризации излишки товаров должны приниматься на учет по рыночным ценам с одновременным отнесением их стоимости на финансовые результаты торговой организации. Так как Приказ N 119н принят в более поздние сроки, чем Методические указания, то организация торговли при выявлении излишков товаров должна руководствоваться более поздним нормативным документом Минфина Российской Федерации.

Сличительные ведомости могут  составляться как вручную, так и  с использованием компьютерной техники, в конце года результаты всех проведенных  инвентаризаций товаров обобщаются в "Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией", унифицированная форма N ИНВ-26 которой утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 26.

Выявленные расхождения по товарам  вносятся в проект акта инвентаризации, подготавливаемый инвентаризационной комиссией, которая должна по выявленным отклонениям товаров получить от материально ответственных лиц подробные объяснения, а также подготовить предложения о возможных направлениях списания недостающих товаров. Предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации товаров отклонений представляются на рассмотрение руководителю торговой организации. Источник покрытия инвентаризационных разниц в соответствии с пунктом 5.4 Методических указаний определяется руководителем организации торговли и закрепляется приказом по организации.

Результаты проведенной инвентаризации товаров отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в которой инвентаризация была закончена. Выявленные по результатам инвентаризации отклонения товаров отражаются в учете торговой фирмы, в соответствии с действующими нормами бухгалтерского законодательства³.

Предусмотрен следующий порядок отражения инвентаризационных разниц:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

При проведении инвентаризационных мероприятий  в торговых организациях нередко  выявляется так называемая, пересортица товаров - одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта.

Появление пересортицы возможно при  нарушении порядка приемки и  хранения товаров на складе, отсутствии надлежащего внутреннего контроля над движением товаров, а иногда причиной пересортицы является и просто невнимательность материально ответственного лица, отпускающего товары со склада.

При проведении инвентаризации торговые организации руководствуются Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49 (Методические указания по проведению инвентаризации). Напомним, что случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены в статье 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в том числе при аудиторской проверке.

1.3. Оформление результатов инвентаризации

Результаты проведенных инвентаризаций оформляются документами, унифицированные  формы которых утверждены Постановлениями Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" и от 27 марта 2000 года N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"[16, с.123].

Выявить обнаруженную пересортицу  можно на основании "Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей" (форма N ИНВ-3), где недостача товаров одного сорта отражается по одной строке описи, а излишек - по другой. Далее форма N ИНВ-3, передается в бухгалтерию торговой фирмы для составления "Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей" (форма N ИНВ-19), в которой для отражения пересортицы предусмотрены графы 18-23. Кроме того, сведения о пересортице товаров указываются и в "Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией" (форма N ИНВ-26).

Дальнейшие действия торговой организации при выявлении пересортицы перечислены в пункте 5.3 Методических указания по проведению инвентаризации, которые допускают возможность зачета недостачи товаров излишками, но только при выполнении следующих условий:

• зачет проводится за один и тот же период;
• зачет проводится в отношении одного и того же проверяемого лица;
• зачет проводится в отношении товаров одного наименования в равных количествах.

Решение о зачете недостачи излишками  принимает руководитель торговой фирмы, которому инвентаризационная комиссия представляет на рассмотрение предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия товаров и данных бухгалтерского учета⁴.

Проверяемое материально ответственное  лицо о допущенной пересортице должно представить в инвентаризационную комиссию подробные объяснения.

Если после проведения зачета недостачи  излишками по пересортице товаров  стоимость недостающих товаров  превышает стоимость товаров, оказавшихся  в излишке, разница в их стоимости  относится на виновное лицо. Если виновные в пересортице товаров лица не установлены, то разницы рассматриваются как сверхнормативные товарные потери и списываются на издержки обращения торговой организации.

В отношении разницы в стоимости  от пересортицы, не перекрывшей недостачу товаров, образовавшейся не по вине материально ответственного лица, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

В бухгалтерском учете в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 44н, товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи.

Суммы недостач товаров списываются на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости, которая складывается из договорной цены товара и доли транспортно - заготовительных расходов (ТЗР), относящейся к данному товару. Поэтому, если торговая организация не учитывает транспортно-заготовительные расходы в фактической себестоимости товаров, то к сумме недостачи, списываемой в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" со счета 41 "Товары" должна быть прибавлена и доля ТЗР, учтенная на счете 44 "Расходы на продажу". Порядок определения доли ТЗР, относящейся к недостающим товарам, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике организации⁵.

Определение товарных потерь содержится в пункте 131 ГОСТа Р 51303-99 "Торговля. Термины и определения", утвержденного  Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 11 августа 1999 года N 242-ст, согласно которому товарные потери представляют собой потери товаров при их перевозке, хранении и реализации.

Причем товарные потери, возникающие  в торговле, классифицируются на два  вида - на нормируемые потери и ненормируемые.

Нормируемые товарные потери возникают  в результате неизбежных физических и технологических процессов, таких как усушка и выветривание, раструска и распыл, раскрошка, таяние замороженных продуктов, транспортировка и так далее. Так как особенностью таких потерь является невозможность их документального подтверждения, то для определения их величины разрабатываются, так называемые, нормы естественной убыли, в пределах которых торговые организации могут списывать такие товарные потери в состав своих затрат, а также учитывать их в качестве расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Следует иметь в виду, что нормы  естественной убыли товаров являются предельными и применяются только в случае фактического выявления  недостачи товаров.

К ненормируемым товарным потерям  относятся бой, лом, порча товаров, недостачи, растраты, хищения и тому подобное. Эти потери товаров, возникают вследствие нарушения условий приемки, хранения или продажи товаров, халатных действий торгового персонала и прочее. Наличие такого рода товарных потерь, как правило, является результатом бесхозяйственности, поэтому норм списания по таким потерям не существует, а ущерб взыскивается с виновных лиц. Исключение составляют лишь убытки от хищений, виновники которых не установлены судом, такие потери относятся в состав прочих расходов.

Нужно сказать, что к ненормируемым товарным потерям относятся и все виды аварийных потерь: от пожаров, наводнений и другого рода чрезвычайных ситуаций, от которых не застрахован никто, в том числе и торговая организация.

Величина товарных потерь определяется исключительно по результатам инвентаризации, сроки и порядок проведения которых утверждаются руководителем торговой фирмы, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. При проведении инвентаризации торговые фирмы руководствуются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49 (Методические указания по проведению инвентаризации).

Если результаты проведенной инвентаризации свидетельствуют о том, что в торговой компании имеются расхождения между фактическим наличием товаров и данными бухгалтерского учета, то выявленные расхождения в отражаются в бухгалтерском учете следующим образом: