Совершенствование проведения и учета инвентаризации товаров, продуктов, тары

(20 кг x 33,1 руб/кг) - (20 кг x 32,5 руб/кг) = 12 руб.

 

 

 Таблица 1

Отражение результатов инвентаризации, проведенной

по состоянию на 13.01.2010

N   п/п	Наимено-вание	Цена,   руб/кг	По данным      инвентаризации		По бухгалтерским   данным		Недостача		Излишки
			Коли-чество	Сумма	Коли-чество	Сумма	Коли-чество	Сумма	Коли-чество	Сумма
1	Макароны      "Макфа"       (вермишель    тонкая        короткая      высшего       сорта)	33,10	220	7282,00	200	6620,00			20	662,00
2	Макароны      "Макфа"       (рожки        высшего       сорта)	32,50	176	5720,00	200	6500,00	24	780,00
3	Пшено         высшего       сорта	14,00	424	5936,00	400	5600,00			24	336,00
4	Пшено         первого       сорта	11,00	80	880,00	100	1100,00	20	220,00

 

 

После зачета образуется разница от пересортицы в сторону излишков по макаронам "Макфа" (вермишель тонкая короткая высшего сорта) - 12 руб. и недостача по макаронам "Макфа" (рожки высшего сорта) - 4 кг, на сумму 130 руб.

Для отражения разницы от пересортицы  макарон и недостачи в учете  сделаны следующие записи:

Д-т сч. 41 К-т сч. 91 - 12 руб. - отражена разница от пересортицы в сторону излишков;

Д-т сч. 94 К-т сч. 41 - 130 руб. - отражена недостача 4 кг макарон "Макфа" (рожки  высшего сорта);

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - 118 руб. (780 руб. - 662 руб.) - отражено списание недостачи  за счет виновного лица;

Д-т сч. 50 К-т сч. 73 - 118 руб. - работником внесены денежные средства.

Из анализа табл. 1 также видно, что имеют место излишки пшена высшего сорта по цене 14 руб/кг, на сумму 336 руб., и недостача пшена первого сорта по цене 11 руб/кг, на сумму 220 руб.

В данной ситуации был проведен зачет  недостачи пшена первого сорта (20 кг, на сумму 220 руб.) излишками пшена  высшего сорта (20 кг, на сумму 280 руб.). После зачета образуется разница  от пересортицы в сторону излишков на сумму 80 руб. и излишки 4 кг пшена высшего сорта, на сумму 56 руб.

Для отражения излишков пшена и  разницы от пересортицы в учете  сделаны следующие записи:

Д-т сч. 41 К-т сч. 91 - 80 руб. - оприходованы излишки пшена высшего сорта;

Д-т сч. 41 К-т сч. 91 - 56 руб. - отражена разница в сторону излишков. 

3. Совершенствование проведения  и учета инвентаризации товаров,  продуктов, тары

 

Организация инвентаризации товарно-материальных ценностей имеет большое значение как в борьбе за сохранность собственности, так и для управления хозяйственной деятельностью торговых организаций, так как дает возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определить суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых организаций.

В целях совершенствования деятельности инвентаризационной комиссии необходимо выделить следующие элементы ее работы:

1) получение распоряжения на проведение инвентаризации;

2) проведение инструктажа;

3) изучение и соблюдение своих  обязанностей и прав;

4) разграничение ответственности;

5) порядок оплаты труда за  выполненную работу.

Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должен служить приказ (распоряжение) руководителя организации. Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит  организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учета выданных распоряжений.

После получения приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к ее выполнению.

Приказ о проведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который  определяет сроки ее проведения, разграничивает обязанности между членами рабочих  комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации могут быть разработаны соответствующие внутренние документы (правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества организации; порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий; формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации).

Содержание и порядок выполняемых  процедур приводятся в табл. 2. 

 

Таблица 2

Содержание работ, выполняемых  при проведении инвентаризации в торговой организации

N   п/п	Содержание работ
1	Оформление приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации          ценностей и его вручение председателю комиссии. Проведение             инструктажа членов комиссии
2	Оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц
3	Опломбирование подсобных  помещений и других мест хранения ценностей
4	Получение от кассира  последнего кассового отчета с выведенными  в нем   остатками денег в кассе
5	Проверка кассового  отчета и приложенных к нему документов
6	Получение последнего товарно-денежного  отчета
7	Подписка о включении  всех расходных и приходных документов в отчет
8	Проверка предъявленного товарно-денежного отчета и приложенных  к нему  документов
9	Визирование всех документов, приложенных к товарно-денежному  отчету
10	Проверка весоизмерительных  приборов, используемых комиссией
11	Снятие остатка наличия  денежных средств в кассе и  определение выручки  текущего дня
12	Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись
13	Подготовка товаров  и тары к инвентаризации: группировка  и подборка их  по артикулу, наименованиям, ценам, выписка ярлыков на каждый вид       товара
14	Пересчет и перемеривание  товаров и тары
15	Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей               в инвентаризационную опись

  

Продолжение таблицы 2

16	Подписка о том, что  все ценности, поименованные в  описи, комиссией     проверены в натуре
17	Определение предварительных  результатов инвентаризации
18	Представление инвентаризационных описей в бухгалтерию
19	Проверка в бухгалтерии товарных документов и отчета материально        ответственного лица
20	Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии
21	Составление сличительной ведомости по таре
22	Составление расчета  естественной убыли и других нормируемых  потерь
23	Отражение данных в сличительной ведомости результатов инвентаризации   товаров, материалов, тары и денежных средств
24	Отражение данных расчета нормируемых потерь в сличительной ведомости
25	Определение окончательных  результатов инвентаризации
26	Рассмотрение результатов  инвентаризации

 

 

Эта модель помогает рационализировать  проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что, в свою очередь, скажется на улучшении организации торговли, увеличении товарооборота и, как следствие этого, улучшении финансовых результатов.

Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из рациональных приемов проведения инвентаризации является ярлычный метод. Его сущность состоит в том, что работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их подсчета. Затем, подсчитав количество товаров, заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара. Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нем регистрационного номера, записать данные ярлыка в контрольную ведомость. После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данных проверенного товара. Применение этого метода позволяет на 35 - 40% сократить время проведения инвентаризации.

Для сокращения времени проведения инвентаризации возможно использование  специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод позволяет почти вдвое сокращать объем описи за счет одноименных товаров. При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться обмером, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она пломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчеты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчетов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчеты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчетов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчетах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определенном порядке, удобном для пересчета, перемеривания и перевзвешивания.

Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии  материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке  расположения товаров в данном помещении.

Товары, находящиеся в розничных  торговых организациях в нераспакованном  виде, вскрывают и проверяют как  по количеству, так и по качеству.

Инвентаризация товаров, учитываемых  партионно, проводится по отдельным  партиям. Товары, поступившие в торговую организацию во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись. Документы на эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный отчет, составленный после инвентаризации.

В случае обнаружения порчи, боя  и лома товарно-материальных ценностей  инвентаризационная комиссия составляет акт (форма N ТОРГ-15) и вместе с письменным объяснением материально ответственных  лиц передает на рассмотрение. На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи (форма N ИНВ-3).