Основы бухгалтерского учета

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в 3-х дневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в 3-х дневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу.

Сотруднику, командируемому на другое предприятие, полагается сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов: по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким образом, что сверхнормативные суммы командировочных расходов, хотя и включатся в себестоимость выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), при налогообложении прибыли не учитываются. В настоящее время действуют следующие нормы командировочных расходов: оплата найма жилого помещения в сутки (при подтверждении документами) составляет 550 руб. (без подтверждения документами 12 руб.), оплата суточных составляет 100 руб. в сутки.

Кроме командировочного удостоверения, подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки, и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы: командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.

Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем (по ставке 16,67%) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом. НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должны списываться за счет собственных средств предприятия, т.е. за счет нераспределенной прибыли. (Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.)

Выдача командировочных сумм и оформление авансового отчета после приезда из командировки в бухгалтерском учете выглядит следующим образом:

Д 71 - К 50 - отражена выдача суммы на командировочные расходы;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списана стоимость проездных билетов без НДС;

Д 19-4 - К 71 - выделена сумма НДС по проездным билетам;

Д 20, 26, 44 - К 71 - учтена стоимость проживания в гостинице без НДС;

Д 19-4 - К 71 - отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списаны суточные (НДС не выделяется),

где: субсчет 19-4 "НДС по приобретенным работам и услугам", счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Срок командировки законодательством ограничивается (не более 40 суток). Если есть необходимость держать на другом предприятии своего представителя более длительное время, то необходимо оформить его временный перевод на это предприятие, для чего необходимо согласие сотрудника.

Выдача денежных средств на проведение административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

С помощью подотчетных лиц предприятия осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. С позиции налогового учета такие расходы регламентируются законодательством, поэтому на предприятии должна быть комиссия, осуществляющая их контроль, а также соответствующее положение о составе и нормах расходов. Для проведения конкретного мероприятия должна быть составлена смета расходов, в соответствии с которой комиссия затем подписывает акт на их списание.

В бухгалтерском учете механизм расчетов по представительским расходам может быть отражен следующими проводками:

Д 71 - К 50 - выдана сумма представительских расходов;

Д 26 - К 71 - списаны представительские расходы в пределах норм;

Д 84 (91) - К 71 - списаны представительские расходы сверх установленных норм,

где: счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень:

расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

командировочное удостоверение (форма N Т-10);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки;

платежная ведомость (форма N Т-53);

авансовый отчет (форма N АО-1);

заявление на выдачу денежных средств в подотчет;

доверенность (формы N М-2 и М-2а);

смета представительских расходов;

акт на списание представительских расходов;

прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Бухгалтерия не имеет право выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.

11.11. Расчеты с персоналом по прочим операциям

Все виды расчетов с персоналом, исключая расчеты по оплате труда, с подотчетными лицами и по депонированию заработной платы ведутся на специальном счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Некоторые примеры подобных расчетов (по возникновению страхового случая, удержанию за брак, предъявлению претензии по не предоставленному авансовому отчету, по выданной ссуде) рассмотрены выше. Повторим их в сокращенном виде с добавлением ряда других важных случаев.

По дебету счета 73 чаще всего предъявляются претензии к сотрудникам по целому ряду проблем, например:

Д 73 - К 20 - предъявлены требования по возмещению материального ущерба работникам, признанным виновными в потерях от простоев в основном на производстве;

Д 73 - К 28 - начислена на виновного сумма потерь от брака;

Д 73 - К 44 - затраты, ранее ошибочно переведенные в издержки обращения торговой организации, списаны за счет виновных работников;

Д 73 - К 69 - начислены за счет виновника суммы пени и штрафов за несвоевременную и неполную уплату взносов в Фонд социального страхования РФ;

Д 73 - К 94 - предъявлена претензия подотчетному лицу по не сданному авансовому отчету или недостаче материальных ценностей, выявленной при инвентаризации;

Д 73 - К 98 - отражена дополнительная претензия виновному лицу в виде разницы между остаточной стоимостью утраченного объекта и рыночной ценой, по которой аналогичный объект может быть приобретен,

где: счет 20 "Основное производство", счет 28 "Брак в производстве", счет 44 "Расходы на продажу", счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", счет 98 "Доходы будущих периодов".

Эти претензии могут быть удовлетворены путем добровольного внесения в кассу или на расчетный счет сумм претензий или удержаны у работника из заработной плат. В некоторых случаях (например при неплатежеспособности сотрудника) предприятие вынуждено их списывать за счет собственных средств и резервов:

Д 50, 51 - К 73 - погашены задолженности сотрудниками по предъявленным им претензиям;

Д 63 - К 73 - погашены за счет резервов долги работников предприятия по прочим операциям в связи с их неплатежеспособностью;

Д 70 - К 73 - удержаны из заработной платы работников суммы предъявленных им претензий;

Д 84 - К 73 - погашены за счет прибыли прошлых лет расходы сотрудника по услугам, оказанным ему учреждением социального назначения;

Д 94 - К 73 - недостачи, ранее отнесенные за счет работников, во взыскании которых отказано судом, приняты за счет организации;

Д 99 - К 73 - списана задолженность работника по прочим операциям в связи с постигшим его стихийным бедствием,

где: счет 50 "Касса", счет 51 "Расчетные счета", счет 63 "Резервы по сомнительным долгам", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", счет 99 "Прибыли и убытки".

Кроме того, по дебету могут учитываться другие задолженности персонала, например по товарам, приобретенным в кредит:

Д 73 - К 66 - получен краткосрочный кредит в банке на погашение задолженности работников, купивших товары в кредит;

Д 73 - К 90 - в торговой организации отражена задолженность работников по оплате товаров, проданных им в кредит,

где: счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 90 "Продажи".

Эти задолженности могут быть ликвидированы такими же способами, какими осуществляется погашение претензий.

В качестве примера рассмотрим процесс продажи работникам торговых организаций (магазинов розничной торговли) товаров в кредит:

Д 90 - К 41 - списана на реализацию стоимость товаров по продажной цене;

Д 90 - К 68 - начислен НДС от продажи товаров своим работникам в кредит;

Д 90 - К 68 - начислен налог с продаж;

Д 90 - К 44 - списаны на реализацию издержки обращения;

      ———————————

     |Д 90 - К 42| -   сторнирована    величина   торговой    наценки  на

      ———————————

реализованные товары;

Д 73 - К 90 - отражена задолженность работников за проданные им товары;

Д 90 - К 99 - определена ежемесячная прибыль от реализации товаров в кредит;

Д 70 - К 73 - удержана из заработной платы работников доля стоимости товаров,

где: счет 41 "Товары", счет 42 "Торговая наценка", счет 44 "Расходы на продажу", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", счет 90 "Продажи", счет 99 "Прибыли и убытки".