Основы бухгалтерского учета

Исчисление среднего заработка для расчетов пособий по временной нетрудоспособности производится по-другому (см. п.11.8).

11.7. Расчеты по оплате отпуска

В соответствии со ст.114 и 139 Трудового кодекса ежегодный очередной отпуск устанавливается в размере 28 календарных дней. Сумма отпускных рассчитывается на основе среднедневного заработка работника за 3 календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу ухода в отпуск. Механизм исчисления среднего заработка отражен следующей формулой:

                               ЗП1 + ЗП2 + ЗП3                     (11.5)

                   ЗП(1д.) =  —————————————————

                                  3 x 29,6

где:

ЗП(1д.) - средний дневной заработок работника за три предшествующих месяца (1, 2, 3);

ЗП1,2,3 - начисленная оплата труда за три предшествующих месяца (1, 2, 3);

29,6 - среднее количество календарных дней в месяц.

Полученная из формулы величина среднедневного заработка умножается на 28 календарных дней. Если бухгалтеру удобнее вести расчет в рабочих днях, то в формуле (11.5) число 29,6 следует заменить числом: 25,36 = 29,6 x 24/28.

Если каждый месяц отработан не полностью, то среднедневной заработок определяется путем деления суммы начисленной оплаты труда за проработанное время (так же, как это рекомендуется формулой (11.4), только для диапазона из 3-х месяцев):

на количество рабочих дней по календарю шестидневной недели, приходящихся на отработанное время (при исчислении отпуска в рабочих днях);

на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время (при исчислении отпуска в календарных днях).

Если в расчетном месяце в целом отработано всего 1-5 дней, то для повышения точности расчета эти дни приводятся к шестидневному (для исчисления отпуска в рабочих днях) или пятидневному графику (для исчисления отпуска в календарных днях) следующим образом:

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|      Отпуск в рабочих днях         |     Отпуск в календарных днях    |

|————————————————————————————————————|——————————————————————————————————|

|1 день = (6 : 5) = 1,2 дня          |1 день = (7 : 5) = 1,4 дня        |

|————————————————————————————————————|——————————————————————————————————|

|2 дня = (6 : 5) x 2 = 2,4 дня       |2 дня = (7 : 5) x 2 = 2,8 дня     |

|————————————————————————————————————|——————————————————————————————————|

|3 дня = (6 : 5) x 3 = 3,6 дня       |3 дня = (7 : 5) x 3 = 4,2 дня     |

|————————————————————————————————————|——————————————————————————————————|

|4 дня = (6 : 5) x 4 = 4,8 дней      |4 дня = (7 : 5) x 4 = 5,6 дней    |

|————————————————————————————————————|——————————————————————————————————|

|5 дней = (6 : 5) x 5 = 6 дней       |5 дней = (7 : 5) x 5 = 7 дней     |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

Если в данном расчетом периоде сотрудник не работал вовсе, то в этом случае применяется методика расчета среднего дневного заработка, исходя из сумм выплат за 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором планируется отпуск (см. формулу 11.4).

Начисление сумм отпускных оформляется проводками:

Д 20, 26, 44 - К 70 - начислены суммы отпускных (при отсутствии резервов предстоящих расходов и платежей);

Д 96 - К 70 - начислены отпускные (при наличии резервов для выплат отпускных),

где: счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 96 "Резервы предстоящих расходов и платежей".

Резервы предстоящих расходов формируются в данном случае для равномерного включения сумм отпускных в себестоимость продукции (работ и услуг), так как большинство сотрудников предпочитает отдыхать в летние месяцы.

Суммы отпускных облагаются налогами в составе фонда оплаты труда.

11.8. Расчеты пособий по временной нетрудоспособности

Определение сумм пособий по временной нетрудоспособности производится на основе расчета специфичного вида среднего заработка. Основанием для назначения пособия является листок нетрудоспособности, выдаваемый лечебным учреждением. В соответствии с законодательством средний заработок для расчета оплаты больничных листов работников-повременщиков исчисляется из установленного оклада, к которому прибавляют усредненные величины доплат и премий, а также средние цифры вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год. Установленный размер среднемесячной оплаты месяца нетрудоспособности делят на количество рабочих дней в нем. Сумма пособия определяется путем умножения среднедневного заработка на количество дней нетрудоспособности.

Средний заработок для расчета пособий по временной нетрудоспособности работников-повременщиков исчисляется на основе начисленной оплаты труда за 2 месяца, предшествующих 1 числу месяца, в котором работник отсутствовал на производстве по болезни. В начисленную оплату труда включаются все виды заработка, в том числе: месячная, квартальная и годовая премии. Квартальная премия включается в размере 1/3 в каждый месяц, а годовая - в размере 1/12 в каждый месяц.

По закону в средний заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности не включаются следующие виды оплат:

плата за работу в праздничные дни;

оплата за сверхурочные работы;

плата за работу по совместительству;

доплаты за работы, не связанные с основной обязанностью работника;

оплата дней простоев, отпусков и компенсаций;

единовременные пособия.

Среднедневной заработок определяется путем деления суммы, начисленной по всем основанием заработной платы за 2 месяца, на число рабочих дней в эти месяцы. Методика расчета аналогична той, которая отражена формулой (11.4), с той разницей, что распространяется только на два месяца. А затем среднедневной заработок умножается на число больничных дней, приходящихся на рабочие дни.

Если же у работника предприятия интервал между больничными листами меньше, чем 2 месяца, то средний заработок исчисляется по конкретному числу отработанных дней за этот период.

Трудовое законодательство предписывает оплачивать пособия по временной нетрудоспособности с учетом непрерывного стажа работы сотрудника. Сумма пособия, исчисленная на базе среднего дневного заработка, затем умножается на коэффициент непрерывного стажа. Установлены следующие нормативы:

60% от среднего заработка при непрерывном стаже работы до 3 лет;

80% от среднего заработка при непрерывном стаже работы до 8 лет;

100% от среднего заработка при непрерывном стаже работы свыше 8 лет.

Полностью 100% оплачиваются пособия по временной нетрудоспособности сотрудникам, у которых на иждивении трое или более детей до 16 лет (учащихся до 18 лет), инвалидам войны, инвалидам по трудовому увечью, женщинам по беременности и родам.

Федеральным законом от 11.02.2002 г. N 17-ФЗ в настоящее время установлен максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности в размере 11 700 руб. за календарный месяц.

Больничный лист оплачивается из фонда социального страхования. Особенностью этого фонда является то, что предприятия могут частично использовать начисленные суммы, уменьшая перечисления в фонд. При этом направления расходования и размер средств строго регламентированы. Имеющихся в распоряжении организации средств часто бывает недостаточно для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. В этом случае бухгалтеру необходимо сначала начислить сумму больничного листа из данного фонда, получить эту сумму из фонда на расчетный счет, затем перевести деньги в кассу и потом выдать сотруднику.

В бухгалтерском учете эти операции будут оформлены с помощью следующих проводок:

Д 69-1 - К 70 - начислена суммы пособия из фонда социального страхования;

Д 51 - К 69-1 - получена сумма пособия из фонда на расчетный счет;

Д 50 - К 51 - переведена сумма пособия в кассу;

Д 70 - К 50 - пособие выдано сотруднику,

где: счет 50 "Касса", счет 51 "Расчетные счета", субсчет 69-1 "Расчеты по социальному страхованию", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда.

11.9. Основные документы по учету заработной платы

Для правильной постановки учета заработной платы необходим отлаженный механизм оформления, хранения и учета документов, связанных с характеристиками и деятельностью персонала. Ряд этих документов находится в отделе кадров, а часть хранится в бухгалтерии. Целесообразно, чтобы копии некоторых документов отдела кадров были и в бухгалтерии. К необходимым для бухгалтерии документам отдела кадров относятся:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);

личная карточка (форма N Т-2 - в ней фиксируются сведения о профессиональном мастерстве, о личных качествах работника, о его семье и т.п.). После увольнения работника его личная карточка сдается в архив;

штатное расписание (форма N Т-3);

учетная карточка научного работника (форма N Т-4);

приказы о различных выплатах (помимо основной зарплаты): об оплатах длительных командировок, об оплатах при отрыве сотрудника от работы и т.п.;

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);

график отпусков (форма N Т-7);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8).

В самой бухгалтерии на каждого работника (или группу) должны заводиться следующие документы:

табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);

табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);

расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);

расчетная ведомость (форма N Т-51);

платежная ведомость (форма N Т-53);

лицевой счет (формы N Т-54 и Т-54а);

записка - расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60);

рабочий наряд;

акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);

прочие.

Особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия, занимает лицевой счет работника. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

Для правильного начисления оплаты труда необходим строгий и точный учет отработанного времени и/или количества выпущенной продукции. Этот учет ведется в табелях, нарядах, актах и т.п., упомянутых выше.

Совокупность указанных первичных документов позволяет проводить вычисления по оплате труда. Эти вычисления могут проводиться в специальных ведомостях или в расчетно-платежных ведомостях. Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (подоходный налог, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам и т.п. - см. п.11.4). Кроме этого, в расчетных ведомостях проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия, и базой для которых является фонд оплаты труда. Это, в первую очередь, отчисления в фонды социального страхования и обеспечения.

Расчетно-платежная ведомость используется также для выплаты заработной платы. (Иногда для этой цели применяют просто платежную ведомость.)

Выдача заработной платы, премий и т.п.осуществляется в ограниченные сроки. Согласно нормативным документам (см. операции по кассе п.10.2) деньги на эти цели могут находиться в кассе сверх установленного банком лимита лишь в течение 3-х рабочих дней, включая день их получения в банке. Если работник вовремя не получил причитающуюся ему сумму, то в графе "Расписка в получении" платежной или расчетно-платежной ведомости кассир ставит штамп "Депонировано". Одновременно он заполняет карточку депонента. По этой карточке работник может получить деньги позже. Депонированные суммы не выданной заработной платы хранятся в банке в течение 3-х лет. Затем, если они не были востребованы, приходуются в доход предприятия. Перевод на депонент заработной платы, не полученной работником, оформляется в бухгалтерском учете с помощью проводки:

Д 70 - К 76 - депонирование суммы не выданной заработной платы, где: счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

11.10. Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называются работники предприятия, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия. Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центрального Банка России (от 14.11.2001 г.), который составляет 60 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день.