Організація обліку та аудиту розрахунків з оплати праці у промислових підприємствах

Аванс – відбувається нарахування авансу співробітникам підприємства. Суми авансу з довідника Співробітники автоматично записуються в графу До видачі табличної частини документа, проте існує можливість редагування сум авансу вручну. Після заповнення всіх реквізитів формується документ «Відомість нарахування авансу», який бухгалтерських проведень не генерує, на відміну від вказаних вище первинних документів.

Внесення – вид виплати, що призначений для запису вступного сальдо за розрахунками з оплати праці на початку роботи з типовою конфігурацією «1С:Бухгалтерія 7.7».

Рахунок оплати праці – визначається бухгалтерський рахунок (субрахунок) розрахунків з оплати праці.

Середньосписова чисельність співробітників – визначається величина, що визначає середньосписову чисельність співробітників.

Кількість робочих днів – записується кількість робочих днів у поточному періоді нарахування заробітної плати.

2. Додатково – визначається бухгалтерський рахунок витрат, на який списується сума комунального податку, аналітика даного рахунку, рахунок обліку валових витрат.

Табличну частину документа можна заповнювати двома способами :

- по кожному співробітнику окремо – клацнувши мишкою в першому рядку стовпця Співробітники і вибравши необхідний елемент;

- по всьому спусковому складу – натиснувши кнопку Заповнити. При цьому автоматично заповнюються стовпці : Співробітники, Нараховано, Днів. Суми додаткових нарахувань (відпускні, лікарняні тощо) необхідно внести в табличну частину документа вручну.

Для автоматичного розрахунку сум основних утримань по кожному працівнику необхідно скористатися кнопкою Розрахувати, що розміщена в нижній частині діалогового вікна.

Для реалізації операцій з виплати заробітної плати призначений документ Виплата ЗП. Цей документ формує платіжні відомості та створює бухгалтерські проведення з виплати заробітної плати (заборгованості із заробітної плати) працівникам.

Діалогова форма даного документа містить такі реквізити:

Період – визначається період, за який буде здійснюватись виплата заробітної плати співробітникам підприємства;

Вид виплати та Рахунок оплати праці – значення, що можуть набувати дані реквізити аналогічні як і в документі Нарахування ЗП;

Відсоток виплати – вказується відсоток від суми, що планується до видачі;

Каса – значення реквізиту вибирається із довідника Рахунки нашої фірми.

Заповнення табличної частини документа відбувається автоматично для виду виплати Основна з/п, після натискання кнопки Заповнити.

Реквізити табличної форми документа Виплата ЗП такі:

Співробітник – записуються прізвища, ім’я, по батькові співробітників, яким нарахована але не виплачена заробітна плата. П.І.П. співробітників вибираються з довідника Співробітники;

Сума – записується сума до видачі по конкретному співробітнику, яка визначається як поточний залишок по субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою».

Для отримання друкованої форми платіжної відомості необхідно натиснути кнопку Друк в нижній частині діалогового вікна.

Обидва розглянуті документи (Нарахування ЗП та Виплата ЗП) реєструються в журналі Зарплата.

Дані про розрахунки із співробітниками з оплати праці можна отримати, використавши стандартні звіти, зокрема:

Аналіз рахунка за субконто – використовується для отримання інформації про суму нарахованої заробітної плати, стягнені податки та збори і суму до виплати в розрізі співробітників;

Оборотно-сальдова відомість – використовується для отримання узагальнюючої інформації про стан розрахунків із заробітної плати за певний період;

Журнал-ордер по субконто – використовується для отримання інформації по конкретному субрахунку не лише в цілому, але й в кореспонденції з іншими рахунками.

Відзначимо, що операції з нарахування і виплати заробітної плати на підприємстві з сотнями робітників будуть оформлятися тисячами проведень у місяць оскільки типовою конфігурацією «1С: Бухгалтерія» передбачено ведення аналітичного обліку розрахунків за заробітною платою на рахунку 66 в розрізі співробітників. Тобто для кожного співробітника нараховується заробітна плата з одночасним віднесенням її на рахунок витрат, здійснюється формування проведень за податками та зборами в державні фонди та відбувається сплата (депонування) нарахованої заробітної плати.

Цей процес є достатньо важким та трудомістким і не обмежується лише формуванням документів Нарахування ЗП та Виплата ЗП. Для його спрощення можна скористатися можливістю нарахування заробітної плати співробітникам за допомогою програми «1С: Зарплата і кадри». Підсумкові дані за нарахованою заробітною платою з цього модуля доведеться переносити в модуль «1С: Бухгалтерія7.7» з подальшим формуванням проведень з обліку виробничих витрат та відрахувань в соціальні фонди, що проводяться з фонду оплати праці [57].

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ПРАЦІ ТА ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ У ТОВ «АРСЕНАЛ»

3.1.  Завдання, об’єкти та джерела інформації для контролю і ревізії витрат на оплату праці

За ринкових умов господарювання поставлено завдання подальшої активізації соціальної політики, удосконалення, забезпечення обґрунтованої диференціації в оплаті праці. У зв'язку з цим оплата праці має бути поставлена в залежність від конкретного внеску кожного працівника в кінцеві результати праці. Правильна організація контролю за витрачанням коштів на оплату праці є одним із важливих завдань ревізії. Дійовий контроль за використанням трудових ресурсів і коштів на оплату праці значною мірою сприяє зростанню продуктивності праці, зміцненню трудової дисципліни та ефективному застосуванню встановленої системи оплати праці [56].

У витратах виробництва заробітна плата має найбільшу питому вагу, а тому перевірці витрачання коштів на оплату праці слід приділити серйозну увагу.

Метою контролю операцій з обліку витрат на оплату праці є встановлення достовірності первинних даних щодо накопичення та списання витрат на оплату праці, повноти і своєчасності відображення первинних даних у зведених документах та облікових регістрах, правильності ведення обліку витрат на оплату праці та його відповідності прийнятій обліковій політиці, достовірності інформації щодо витрат на оплату праці, наведеної у звітності господарюючого суб'єкта ТОВ «Арсенал».

Основними завданнями ревізії є перевірка [49]:

      дотримання нормативно-правових актів при нарахуванні оплати праці, утримань із неї й правильності ведення бухгалтерського обліку розрахунків з оплати праці;

      правильності організації праці, дотримання встановлених розцінок, ставок і окладів;

      своєчасності й правильності нарахування і виплати заробітної плати згідно з діючою системою оплати праці;

      правильності здійснення розрахунків з органами соціального страхування.

Під час ревізії доцільно не лише виявити порушення й зловживання, а й знайти резерви економічного витрачання коштів на заробітну плату.

Як правило, ревізію з оплати праці здійснюють вибірковим способом. Їх рекомендується організувати в такій послідовності.

Насамперед перевіряють стан трудової дисципліни, організацію праці і ведення особових справ працівників. Потім  використання затвердженого фонду заробітної плати (штатний розклад. ставки, нарахування й виплати, посадові оклади, розцінки, розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних і гарантійних виплат).

Відтак перевіряють стан обліку розрахунків з робітниками й службовцями щодо оплати праці та відрахувань на соціальне страхування. При цьому перевіряють правильність складання розрахунково-платіжних відомостей, звітів з питань праці й розрахункових відомостей щодо відрахувань на соціальне страхування.

Основними джерелами ревізії заробітної плати у ТОВ «Арсенал» є:

      штатні розклади, посадові оклади, тарифні сітки, розцінки, нормативи виробітку;

      основні форми первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників (наказ чи розпорядження про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особиста картка; наказ чи розпорядження про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати; особові рахунки та інші документи, які затверджені у встановленому порядку, що характеризують кількість працівників та їхній дохід у грошовій, натуральній формі, а також розміри пільг і компенсацій);

      генеральні та галузеві угоди; трудові угоди, колективні договори, облікові листи, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати;

      реєстри синтетичного й аналітичного обліку (журнал-ордер № 9, відомість № 9, Головна книга до рахунка 66 « Розрахунки з оплати праці »);

      фінансова, оперативна й статистична звітність тощо.

Перевірку розрахунків з оплати праці починають зі встановлення відповідності даних аналітичного обліку показникам синтетичного обліку за Головною книгою й балансом на одну дату, зокрема на 1-ше число відповідного місяця (сальдо з рахунка 66 « Розрахунки з оплати праці » в Головній книзі й балансі звіряють з підсумковими сумами до видачі розрахунково-платіжних відомостей). Якщо виявлено розбіжності між даними синтетичного і аналітичного обліку, слід встановити їх причини. Основними причинами розходжень можуть бути: підробки в розрахунково-платіжних і платіжних відомостях для приховування розкрадання грошей з каси шляхом змови бухгалтера і касира. Сам спосіб розкрадання полягає в завищенні загальної суми грошей в останній колонці розрахунково-платіжної відомості « До видачі на руки ». Таку підробку можна виявити підрахунком підсумків у розрахунково-платіжних відомостях як по рядках (горизонталі), так і по стовпчиках (вертикалі). Кінцеві підсумки звіряють із сумою, показаною у видатковому касовому ордері й у первинних документах щодо нарахування заробітної плати (розрахунку).

У такому разі арифметичній перевірці підлягають:

      розрахунково-платіжна (платіжна) відомість;

      видатковий касовий ордер;

      журнал обліку прибуткових і видаткових касових ордерів;

      касова книга (звіт касира);

      табелі обліку робочого часу, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати, наряди на оплату праці тощо.

Можуть бути випадки розкрадання грошей шляхом привласнення депонованих сум. Для цього касир разом із бухгалтером підробляють підпис депонента у розрахунково-платіжній відомості або у видатковому касовому ордері чи депонентській відомості.

У цьому випадку слід звірити депоновані суми за такими документами:

      реєстр депонованих сум;

      депонентська відомість;

      видатковий касовий ордер;

      особовий рахунок та картка депонента;

      журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів;

      касова книга й звіт касира;

      документ про прийняття на роботу або звільнення з роботи (наказ, розпорядження);

      розрахунково-платіжні відомості за попередній період із підписами депонентів.

Ревізор перевіряє правильність нарахування заробітної плати таким чином:

      з'ясовує правильність застосування розцінок способом зіставлення з документом, де вони передбачені, а також уточнює, чи відповідають стаж працівника, його розряд, тип підприємства, сезон, асортимент продукції тощо розцінкам;

      встановлює, чи правильно підраховано обсяг виконаної роботи й кількість відпрацьованого часу шляхом їх зіставлення з обліковими листками, нарядами, картками, подорожніми листками, табелем виходу на роботу, актами здавання-приймання виконаних робіт та іншими документами, прикладеними до журналу-ордера № 7/1 для нарахування заробітної плати;

      арифметично перевіряє правильність нарахованої суми шляхом множення розцінки на кількість днів роботи, на суму товарообороту, на кількість виробленої продукції тощо.

Доцільно також перевірити, чи зафіксовані в розрахункових відомостях на оплату праці за другу половину місяця усі раніше виплачені протягом цього місяця суми (аванс, відпускні, допомога при тимчасовій втраті працездатності , записані в журнал-ордер № 1 з рахунку 30 «Каса».

Причинами відхилень між даними аналітичного й синтетичного обліку з рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» можуть також бути перекручення даних внаслідок зловживань (завалювання видатку грошей шляхом вилучення з фонду споживання різних виплат і утримань); неповне утримання авансів; повторне списання грошових документів з віднесенням виплат за ними в дебет рахунка 66 «Розрахунки з оплати праці»; зменшення дебіторської заборгованості або збільшення кредиторської заборгованості під час перенесення сальдо із однієї розрахункової відомості до іншої.

Порушення щодо оплати праці виникають у зв'язку з: