Організація облікового процесу на підприємстві

     Можна використовувати типові форми лімітно-забірних карт. Форму М-8 використовують для  здійснення багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів протягом місяця. За ф. М-9 відпускають  лімітовані матеріали чотири рази на відповідний об'єкт обліку, вказуючи дати відпуску і залишок ліміту після  кожної видачі.

     Лімітно-забірну  карту за ф. М-28 використовують для  відпуску матеріалів на конкретний будівельний  об'єкт і ведуть протягом усього періоду його будівництва. Вона знаходиться  у виконавця робіт. Одночасно  ведуть щомісячну ф. М-28а, що знаходиться  на складі. При видачі матеріалів комірник підписується у ф. М-28, а одержувач — у ф. М-28а. У кінці місяця виконавець робіт заповнює графу 14 ф. М-28 про залишок матеріалів на об'єкті на кінець місяця. Розраховується фактична витрата матеріалів на об'єкт. Після перевірки записів у ф. М-28 бухгалтерія, якщо об'єкт будівництва не завершено, повертає її виконавцю робіт для продовження використання.

     Фактичні  витрати нафтопродуктів визначають на основі «Подорожніх листів вантажного автомобіля» (ф. № 2), «Облікових листів тракториста-машиніста» (ф. № 67), «Подорожніх листів легкового автомобіля» (ф. № 3), дані з яких заносять у накопичувальні відомості обліку використання машинно-тракторного парку або накопичувальні відомості обліку роботи вантажного автотранспорту.

     Медикаменти, перев'язні матеріали, біологічні препарати, дезинфікуючі засоби списують за актами, затвердженими керівником підприємства. Проведення профілактичних щеплень  реєструють у журналі (ф. № 2-вет.). Акти складають на підставі записів у  амбулаторному журналі. Дефіцитні  лікарські засоби, а також ліки, які містять отруйні і сильнодіючі  засоби, повинні списуватися індивідуально  за рецептом.

     Для оформлення відпуску виробничих запасів  у порядку продажу застосовують «Товарно-транспортні накладні» (ф. № 1-ТН). При доставці власним автотранспортом їх виписують у трьох примірниках: один, із підписом водія, залишають у пункті відправлення, а решту, завірені підписами та печатками (штампами) вантажовідправника та з підписом водія, вручають водієві; з них один передають товароодержувачу, відповідальному за приймання вантажу, а інший, з відміткою про приймання вантажу, повертають сільськогосподарському підприємству (залишається у водія для підтвердження обсягу перевезення вантажів й нарахування заробітної плати). При перевезенні вантажів залученим транспортом товарно-транспортні накладні виписують у чотирьох примірниках, два з них залишаються у водія автотранспортної організації.

     Придбані  МШП оприбутковують на підставі рахунків-фактур постачальників, інших супровідних і платіжних документів (товарно-транспортні накладні специфікації, сертифікати, посвідчення на якість, податкові накладні, товарні чек чеки ЕККА, акти закупки). На оприбуткування МШП власного виробництва складають накладні (внутрішньогосподарського призначення), акти, наряди.

     Аби забезпечити збереження МШП, їх до відпуску в експлуатацію маркую_: із зазначенням назви підприємства. Маркування проводиться фарбою, клеймуванням, кріпленням жетона.

     Зберігання  спецодягу, спецвзуття та засобів індивідуального  захисту здійснюється у спеціально обладнаних приміщеннях, і лише в  окремих випадках ці предмети залишаються  в неробочий час у працівників. Обов'язки догляду за спецодягом, спецвзуттям  та запобіжними засобами покладаються на власників підприємства і за його рахунок у терміни, встановлені  з урахуванням виробничі умов. А якщо власник не вжив відповідних  заходів, то він мусить відшкодовувати документально підтверджені витрати  працівника з догляду за цими предметами.

     Відпуск за складу МШП на господарські потреби  здійснюється на основі накладних (внутрішньогосподарського призначення) та лімітно-забірних карток на одержання матеріальних цінностей.

     Облік господарського інвентарю, одержаного зі складу, матеріально відповідальна  особа веде у двох картках, одна з яких заповнюється за номенклатурними номерами інвентарю, а друга — за окремими особами, яким інвентар видано в користування. Якщо господарський інвентар одержує зі складу безпосередньо особа, на яку покладена відповідальність за забезпечення його збереженості в цеху, відділенні та іншому структурному підрозділі, ця особа здійснює облік одержаного інвентарю в книзі (журналі), де вказуються найменування та коротка характеристика предметів, дата їх надходження в експлуатацію, вартість, відмітка про вибуття.

     Документальне забезпечення руху спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, інструментів, облічуваних у складі МШП, здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинних облікових  документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів» від 22.05.1996 р. № 145 за типовими формами:

     - МШ-1 — відомість на поповнення/вилучення  постійного запасу інструментів (пристроїв);

     - МШ-2 — картка обліку малоцінних  та швидкозношуваних предметів;

     - МШ-3 — замовлення на ремонт  або заточування інструментів (пристроїв);

     - МШ-4 "Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів";

     - МШ-5 "Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні";

     - МШ-6 "Особова картка №____ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв";

     - МШ-7 "Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв";

     - МШ-8 "Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів".

     Облік операцій з видачі інструментів та пристосувань зі складу в роздавальні  комори можна вести за двома варіантами. При першому варіанті операції по руху інструментів та пристосувань між  складом і коморами підприємства оформляються накладними-вимогами чи лімітно-забірними картками.

     Для обліку зміни запасу інструментів (пристосувань) у роздавальних коморах на тих  підприємствах, на яких облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного (обмінного) фонду застосовується відомість ф. МШ-1. Відомість складається  у двох примірниках начальником  цеху разом із начальником інструментального  або планового відділу за необхідності зміни норми постійного запасу інструментів і пристосувань. Один примірник відомості ф. МШ-1 знаходиться в інструментальному відділі, другий — у цеху. На підставі даних цієї відомості вносяться зміни до карток складського обліку матеріалів (ф. М-12) інструментально-роздавальної комори.

     Картка  обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. МШ-2) використовується для  обліку МШП, виданих під розписку працівнику або бригадиру (для бригади) з роздавальної комори цеху для тривалого  використання.

     Замовлення  на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) (ф. МШ-3) застосовується для  обліку інструментів, що передаються  на заточування чи в ремонт. Цей  документ використовується на тих підприємствах, на яких заточування і ремонт інструментів проводяться в централізованому порядку.

     Для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам в індивідуальне користування, застосовується особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (ф. МШ-6). Картка ведеться в одному екземплярі і зберігається у комірника цеху (відділку). У цій картці відображають і дані про рух предметів, у т. ч. повернення, вибуття. За автоматизованої обробки даних з обліку МШП особова картка не ведеться.

     Рух видачі й повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів у зв'язку з операціями з догляду (прання, дезинфекції, ремонту) та літнього зберігання відображають у відомості обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (ф. МШ-7). Вона заповнюється у двох примірниках комірником цеху окремо на видачу і повернення МШП. Один примірник передається в бухгалтерію, інший залишається у комірника.

     Акт вибуття МШП (ф. МШ-4) складає начальник або відповідальна особа дільниці обліку на одного або декількох працівників в одному примірнику при двох примірниках: один залишають на дільниці, а другий надсилають до розрахункового відділу бухгалтерії для утримання з працівника вартості поламаного, зіпсованого або втраченого МШП. Аби замінити непридатні або втрачені МШП на робочі, працівник повинен пред'явити комірнику акт вибуття МШП. Вибуття та одержання працівником МШП комірник записує до картки обліку МШП (ф. МШ-2), а одержаний акт додає до акта списання МШП (ф. МШ-8) або до акта на списання інструментів (приладів) і обмін їх на придатні (ф. МШ-5).

     Акт на списання інструментів (приладів) та обмін їх на придатні (ф. МШ-5) призначений для списання непридатних інструментів (приладів), що мають бути замінені придатними, якщо на підприємстві облік МШП ведуть за методом обмінного (оборотного) фонду. Він передбачає постійне поповнення МШП на складі для їх обміну на непридатні. Акт складає комісія, створена наказом керівника підприємства, в одному примірнику, на підставі разових актів вибуття МШП (ф. МШ-4), а візує начальник інструментального або планового відділу.

     Працівник, якому потрібно замінити інструмент, подає акт комірнику центрального інструментального складу. Комірник, у свою чергу, видає інструмент такого ж найменування, марки, розміру без  оформлення вимог на відпуск або  лімітно-забірних карт, а потім передає  акт до бухгалтерії для відображення в обліку списання зі складу інструментів (приладів).

     Акт на списання МШП (ф. МШ-8) складають в одному примірнику на підставі разових актів вибуття МШП (ф. МШ-4) для списання морально застарілих, зношених, непридатних для подальшого використання МШП, що мають бути передані до комори для утилізації.

     Це  узагальнена форма (акт) списання МШП, оскільки її оформлюють на кожний вид  МШП. Акт затверджує комісія, спеціально призначена наказом керівника підприємства. Після здавання списаних МШП в  утиль акт разом з розпискою  комірника про їх приймання передають  до бухгалтерії підприємства.

     На  складах (коморах) кількісний облік  МШП веде матеріально відповідальна  особа (завідуючий складом, комірник) у картках складського обліку матеріалів (ф. М-12) або книгах складського обліку (ф. № 40). Записи у зазначені документи завскладом робить щодня по кожному первинному документу з надходження й вибуття МШП. У кінці місяця матеріально відповідальна особа на основі первинних документів і даних книг (карток) складського обліку складає у двох примірниках звіт про рух матеріальних цінностей. До звіту включаються лише ті види предметів, по яких був рух у звітному періоді.

     Оцінка  МШП, термін експлуатації яких не перевищує  року або нормального операційного циклу, якщо він більший за рік, здійснюється при надходженні та вибутті тими ж методами, що й інших запасів. 

     3.3 Відображення операцій  з обліку МШП  в системі рахунків 

     Відповідно до п.6 П(С)БО 9, МШП є запасами. А отже, МШП як і інші запаси, визнаються активом, якщо є імовірність, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначена. Отже, МШП, які обліковуються на підприємстві і термін використання яких менше року або одного операційного циклу, у момент придбання прибуткуються за первісною вартістю на рахунку 22 "Малоцінні і швидкозношувані предмети". Відповідно до п.9 П(С)БО 9, первісною вартістю запасів (у нашому випадку - МШП), що придбані за плату, є собівартість запасів, яка складається з таких фактичних витрат:

     1) суми, що сплачуються згідно з  договором постачальнику (продавцю), за мінусом непрямих податків;

     2) суми ввізного мита;

     3) суми непрямих податків у зв'язку  з придбанням запасів, які не  відшкодовуються підприємству;

     4) транспортно-заготівельні витрати  (затрати на заготівлю запасів,  оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні  роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів);

     5) інші витрати, які безпосередньо  пов'язані з придбанням запасів  і доведенням їх до стану,  в якому вони придатні для  використання із запланованою  метою. 

     Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами підприємства, визнається собівартість їх виробництва. У свою чергу, собівартість виробництва визначається відповідно до П(С)БО 16 "Витрати".