Організація облікового процесу на підприємстві

     Перед складанням річної фінансової звітності  обов'язковим є проведення інвентаризації активів та зобов'язань.

     Інвентаризація  - періодична перевірка наявності товарно-матеріальних цінностей, стану їх зберігання для підтвердження правильності та достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності. Проведення інвентаризації обов'язково проводиться у випадку:

• передачі майна в оренду;
• зміни матеріально-відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
• встановлення фактів крадіжок чи зловживань, псування цінностей;
• інших випадках, передбачених чинним законодавством;
• вимоги власника.

     Під час інвентаризації перевіряється  і документально підтверджується  наявність активів та зобов'язань організації, їх стан та оцінка.

     Згідно  з положеннями п. 11.1 Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і документів і розрахунків, затвердженої наказом МФУ від 11.08.1994 р. № 69, (далі - Інструкція № 69) для проведення інвентаризації в підприємсві (апараті, філії, структурному підрозділі) розпорядницьким документом створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників відповідних філій, структурних підрозділів, та головних бухгалтерів філій, структурних підрозділів відповідно. Склад постійно діючої інвентаризаційної комісії затверджується наказом по апарату (філії).

     Результати  інвентаризації записують до інвентаризаційного опису встановленої форми. Перед початком інвентаризації від матеріально відповідальної особи беруть розписку в тому, що всі документи на оприбуткування та витрачання цінностей здано до бухгалтерії і ніяких на оприбуткованих чи не списаних цінностей у неї немає. Інвентаризаційний опис підписує робоча інвентаризаційна комісія і матеріально відповідальна особа.

     Зведена інформація про результати проведених у звітному році інвентаризацій зазначається в Примітках до фінансової звітності.

      В умовах господарських формувань  структура бухгалтерії повинна  відображати специфічні умови технології і організації управління і організації  управління виробництвом та відповідати  наступним вимогам: виключати елементи дублювання та паралелізму; бути максимально  простою; регламентувати чисельність  на основі керованості; враховувати  досягнення науки і техніки; відповідати  досягненням наукової організації  праці; забезпечувати самостійність  та повноцінність кожного підрозділу.

      Для базового підприємства «ДНІПРОДЗЕРЖИНСЬКВОДОКАНАЛ»  характерна централізована форма побудови бухгалтерії (рис. 3.1). 
 
 

Рис 3.1. Структура бухгалтерії «ДНІПРОДЗЕРЖИНСЬКВОДОКАНАЛ» 

      Одним із важливих елементів розробки структури  апарату бухгалтерії є формування посад. В основу вибору посад покладено  характер, склад та обсяг функцій, які виконуватиме працівник в  даній організації.

      З метою максимально ефективної організації  системи обліку товарно-матеріальних цінностей на «ДНІПРОДЗЕРЖИНСЬКВОДОКАНАЛ»  зроблено проект організації обліку виробничих запасів, що складається  з таких розділів: загальна частина  проекту; організація обліку заготівлі; організація складського обліку; організація обліку витрат; організація  роботи облікового апарату. Він зберігається у головного бухгалтера як складова частина наказу про облікову політику підприємства та представлена у такій  формі.

      Для забезпечення організації обліку на підприємствах розробляються організаційні  регламенти – нормативні документи, що регламентують функціонування апарату  управління і здійснення облікового й аналітичного процесів. До них  належать: положення про відділ, посадові інструкції, стандарти, графіки, регламенти робочого дня.

      З урахуванням проекту організації  обліку та змісту посадових інструкцій головний бухгалтер базового підприємства розробив структурний графік облікових робіт матеріального відділу бухгалтерії (табл. 3.1) та індивідуальні графіки роботи бухгалтера.

      Таблиця 3.1

      Структурний графік облікових робіт матеріального  відділу бухгалтерії

     Важливим  елементом організації роботи бухгалтерії  є нормування роботи облікового персоналу, яке визначаються у вигляді норм часу і виробітку, керованості, обслуговування, співвідношення та чисельності.

     На підприємстві «ДНІПРОДЗЕРЖИНСЬКВОДОКАНАЛ» фактична чисельність обліковців дещо нижча від нормативних показників, що в деякій мірі ускладнює обліковий процес. Але на перевагу цьому здійснюється майже суцільна автоматизація бухгалтерського обліку, яка в найближчому майбутньому значно полегшить роботу обліковців та підвищить її ефективність.

     З метою забезпечення високої ефективності облікового процесу необхідно значну увагу приділяти ергономічному  забезпеченню праці облікового персоналу.

     На  базовому підприємстві умови праці  практично відповідають санітарним вимогам, що забезпечує досить високу продуктивність праці облікового персоналу. 

     3.2. Документування операцій  з МШП 

     Усі операції, пов'язані з надходженням, переміщенням та вибуттям матеріальних цінностей, підприємства оформляють відповідними первинними документами з обліку сировини й матеріалів — як типової  форми, так і спеціалізованими.

     Виробничі запаси (сировина, паливо, мінеральні добрива, запасні частини, будівельні матеріали) надходять на підприємства в основному  від постачальників, взаємовідносини  з якими регулюються на підставі договорів постачання. На матеріали, придбані у постачальників, одержують  розрахункові документи (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, залізничні накладні, вантажні митні декларації, податкові накладні) та інші документи (специфікації, сертифікати, паспорти, посвідчення на якість).

     Для одержання виробничих запасів зі складу постачальника уповноваженій  особі в бухгалтерії виписується  довіреність, що підписується керівником, головним бухгалтером підприємства і засвідчується печаткою господарства. Порядок видачі та повернення довіреностей встановлено Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16.15.1996 р. № 99. При видачі довіреності реєструють у «Журналі реєстрації довіреностей» і видають під розписку в ньому. Журнал має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника та головного бухгалтера підприємства. Довіреність на одержання цінностей видають лише тим особам, які працюють на даному підприємстві. Термін дії довіреності встановлено в межах 10 днів. Бухгалтерія слідкує за використанням довіреностей: робить відмітки у спеціальній графі про надходження матеріалів на склад або про анулювання довіреності, якщо її повернено без виконання. Особа, якій видано довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, незалежно від того, одержано цінності за довіреністю повністю чи частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад або матеріально відповідальній особі. Використана довіреність залишається у постачальника при першому відпуску товарів. Невикористані довіреності слід повернути працівнику бухгалтерії не пізніше наступного дня після закінчення терміну дії довіреності.

     Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі  реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернені невикористані  довіреності гасяться написом «Невикористана»  і зберігаються протягом терміну, встановленого для зберігання первинних документів.

     Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули  невикористану довіреність, термін дії якої закінчився, нова довіреність  не видається.

     Бланки  доручень є документами суворої  звітності й обліковуються на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку». Списують використані бланки довіреностей по актах типової форми М-2а, затверджених керівником підприємства. Акт складають не рідше одного разу на квартал.

     Матеріально відповідальна особа (завскладом, комірник) приймає матеріали після зважування, підрахунку, замірювання й порівняння фактично прийнятої кількості з  даними, зазначеними в супровідних  та платіжних документах. Прийняту кількість матеріалів завідуючий складом  оформляє «Накладною» (внутрішньогосподарського призначення) (ф. № 87) або «Прибутковим ордером» (ф. М-4). Складати накладну можна  у двох примірниках, перший з яких залишається на складі й використовується для ведення складського обліку, а другий з підписом завідуючого  складом, що підтверджує одержання  цінностей разом із документами  постачальника експедитор здає у  бухгалтерію, звітуючи тим самим про використання виданої довіреності. За невідповідності матеріалів, що надійшли, їх асортименту, якості або кількості, зазначеним у документах постачальника, складають «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7) або комерційний акт.

     Виробничі запаси можуть надходити в господарство через підзвітних осіб у порядку  їх придбання за готівку в магазинах, на ринку, ярмарках, у населення. До звіту про витрачені суми на придбання  матеріалів додаються первинні документи, що підтверджують факт купівлі (рахунки, чеки магазинів, податкові накладні).

     Факт  купівлі (продажу) товару у фізичної особи — суб'єкта підприємницької  діяльності підтверджується чеком  реєстратора розрахункових операцій. Проте багато приватних підприємців можуть не використовувати РРО й не видавати касового чека. Тоді виправдним документом на оприбуткування матеріалів є розрахункова квитанція або товарний чек. Якщо підприємець є платником ПДВ, у разі купівлі на суму, що перевищує 20 грн., він зобов'язаний надати і податкову накладну.

     Придбання матеріалів на ринку у звичайного громадянина (непідприємця) оформляють «Актом закупівлі» (відомістю закупівлі). Він повинен містити такі реквізити: найменування документа, дату і місце  складання акта, прізвище, ім'я, по батькові продавця та прізвище, ім'я, по батькові і посаду покупця — підзвітної особи підприємства, найменування підприємства, ідентифікаційний код продавця або  відомості з паспорта продавця, найменування товару, ціну одиниці товару, обсяг  проданого товару, суму виплачених продавцю коштів, суму утриманого податку  з доходів фізичних осіб, підпис продавця про одержані кошти і  покупця — про виплачені. Один примірник акта залишається у  покупця і слугує підставою для  оприбуткування товару, а другий —  у продавця.

     При придбанні ТМЦ на ринку у фізичної особи — суб'єкта підприємницької  діяльності складається також акт  закупівлі. Як правило, документи, що підтверджують  їхній статус підприємців, покупцям вони не пред'являють. Якщо такі документи  представляються, тоді покупцю достатньо  зафіксувати їхні дані в акті закупівлі. Податок з доходів фізичних осіб у такому разі до бюджету не перераховується.

     Податок з доходів фізичних осіб не утримується  при виплаті доходів підприємцям  — платникам єдиного податку, фіксованого податку або авансового внеску податку та за наявності у  них відповідного свідоцтва, патента, податкового повідомлення.

     Якщо  у покупця — юридичної особи  інформація про придбання ТМЦ  у підприємця відсутня, податок з  доходів, що виплачені продавцю ТМЦ, повинен бути сплачений до бюджету. При цьому слід враховувати, що продавцю виплачено доход за вирахуванням податку.

     Суб'єкти підприємницької діяльності, які  виплачують громадянам кошти, утримують  з їх доходу і перераховують до бюджету податок за ставкою 15 % і  подають до податкових органів за місцем державної реєстрації відомості  за ф. № 1 ДФ.

     Переміщення з одного складу (чи комори) до іншого та відпуск виробничих запасів оформляють накладною або лімітно-забірною картою. Разова видача ТМЦ зі складу проводиться на підставі «Накладної» (внутрішньогосподарського призначення) (ф. № 87 або ф. М-11). Накладну, як правило, виписують у двох примірниках, один із яких передають на склад, а другий залишають в одержувача цінностей.

     При систематичному відпуску виробничих запасів  на виробничі потреби застосовують «Лімітно-забірні карти на одержання матеріальних цінностей» (ф. №117) та «Лімітно-забірні карти спеціалізованої форми» (для запасних частин) (ф. № 117а). У цих документах здійснюється поточний контроль за дотриманням лімітів відпуску матеріалів на виробництво. Лімітно-забірні карти виписує бухгалтерія на один чи кілька номенклатурних номерів матеріалів і, як правило, на один шифр витрат у двох примірниках терміном на один місяць. Один примірник лімітно-забірної карти до початку місяця передають одержувачу, а другий — складу. Завскладом при відпуску виробничих запасів фіксує в обох примірниках карти дату та кількість виданих матеріалів.