Организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Таблица 1.3 – Документы-основания по хозяйственным операциям неотфактурованных поставок.

      Простой вексель – это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или оказанные услуги. В таком векселе указывают место и дату выдачи, сумму обязательства в целом или с выделением обязательства по оплате процентов, срок и место платежа, наименование получателя, подпись векселедателя.

      Переводной  вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит письменный приказ дебитору (трассату) уплатить указанную  в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство  после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, тем самым, выполняя функцию  универсального кредитно-расчетного документа. Существенно убыстряет оборот средств  учета (дисконтирование) векселей в  банках. В этом случае векселедержатель посредством индоссамента передает вексель банку до наступления  срока платежа и получает вексельную сумму за вычетом учетного процента в пользу банка, называемого дисконтом.

      Сумма номинала выданного векселя, как  правило, превышает покупную стоимость  приобретенных товаров. Разница  составляет доход кредитора (векселедержателя) за предоставленный покупателю (векселедателю) коммерческий кредит. Для покупателя вексель средство платежа, для поставщика – инструмент кредитования. Документы, оформляемые при расчетах векселем, представим в таблице 1.4.

Таблица 1.4 – Документы, оформляемые при расчетах векселем.

      Учет расходов с поставщиками при журнально-ордерной форме учета ведут в журнале-ордере № 6. В данном журнале-ордере синтетический учет расчетов с поставщиками сочетается с аналитическим учетом. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах и порядке плановых платежей ведут в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6.

     Журнал-ордер  № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнал-ордер №6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам организации и стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям – в разрезе видов материалов (основные, параллельно с аналитическим в ведомостях. Указанные регистры используются для составления оборотных ведомостей по счетам, на основе которых производятся записи в Главную книгу [11, с.412].

      Так как просроченная кредиторская задолженность свидетельствует о нарушениях поставщиками и клиентами финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий, то своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля [25, с.325].

      Для проведения внутреннего контроля используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая  требует своевременного и полного  отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах.

      Контроль  расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии осуществляется:

• путем сверки расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• путем инвентаризации кредиторской задолженности.

     Сверка расчетов с поставщиками и подрядчиками оформляется актом сверки, проверяют правильность и обоснованность числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм кредиторской задолженности. Отраженные в акте суммы сверяются с данными бухгалтерского учета.

     Инвентаризацией кредиторской задолженности проверяются все «подозрительные» долги (особенно те, которые висят более 3 лет). В ходе инвентаризации составляются акты сверки, в которых указываются данные о состоянии расчетов. После этого оформляется «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами» по всем расчетам по форме № ИНВ-17 в котором отдельно выделяется подтвержденная и неподтвержденная задолженности, а также долги с истекшим сроком исковой давности. На сумму выявленной в результате инвентаризации дебиторской задолженности увеличиваются прочие доходы, а на сумму кредиторской задолженности – прочие расходы.

      Для того чтобы списать кредиторскую задолженность, бухгалтеру потребуются первичные документы:

• акт инвентаризации расчетов (по форме № ИНВ-17);
• письменное обоснование для списания задолженности;
• распоряжение руководителя организации на списание невостребованной кредиторской задолженности.

      После этого руководитель организации  должен подписать приказ на списание долга, так как только на основании такого приказа бухгалтер может списать зависшую кредиторскую задолженность. Без приказа долг списать нельзя (даже если срок исковой давности по нему давным-давно прошел).

      Таким образом, основными документным взаимоотношениям с поставщиками и подрядчиками является договор, выставляемый счет. Если приобретаются товары, материалы и другие товарно-материальные ценности и поставщики являются плательщиками НДС – счет-фактура и товарная накладная, а также доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

      В расчетных документах: счете, счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и др. поставщики и подрядчики отдельной строкой выделяют сумму налога на добавленную стоимость

      В обеспечение задолженности организация-покупатель за полученные товарно-материальные ценности (принятые работы, оказанные услуги) может выдать поставщику или подрядчику вексель с согласованным сроком платежа. При такой оплате поступающих активов могут использоваться простые и переводные векселя.

      Для обеспечения контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками оформляются акты сверки с каждым поставщиком (подрядчиком), данные о состоянии расчетов которых используются в инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками (кредиторской задолженности). 

2. Организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в строительной организации

2.1 Постановка бухгалтерского учета в строительной организации

     Рассмотрим  организацию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в строительной организации, которое создано и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и уставом. Основной вид деятельности – строительство.

     Бухгалтерский учет в строительной организации ведется в соответствии с Федеральным законом «О Бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.96, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. №34н и Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкцией по его применению, Приказ №94 от 31.12.00 г.

     Функции ведения бухгалтерского учета в строительной организации возложены на бухгалтерию, главный бухгалтер которой подчиняется директору и руководствуется в своей деятельности действующим законодательством: Налоговым кодексом РФ, нормативными документами, регулирующим бухгалтерский учет и налогообложение в Российской Федерации.

     Строительная организация имеет собственную службу бухгалтерского учета. Численность учетного персонала два человека: главный бухгалтер и бухгалтер по учету материалов и расчетов с поставщиками и покупателями.

     Главный бухгалтер, назначаемый директором общества, вместе с директором общества являются распорядителями средств  и несут ответственность за состояние  финансовой и статистической отчетности согласно действующему законодательству и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете).

     Учетная политика является важным условием правильного  ведения бухгалтерского учета, соблюдения его методологии, выведения финансовых результатов деятельности, а также элементом одновременно налоговой политики предприятия и налогового контроля со стороны налоговых органов [19, c.8].

     Таким образом, учетная политика имеет  очень важное значение, как для  самой организации, так и для  внешних пользователей, поэтому основными принципами учетной политики считаются – полнота, своевременность, непротиворечивость, рациональность, последовательность, сопоставимость, осмотрительность, приоритет содержания пред формой, имущественная обособленность организации.

     Бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом с помощью программы «1С: Предприятие 7.7». План счетов разработан в соответствии с новым Планом счетов.

     Автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременности получения сведений о состоянии расчетов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах.

     Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

     Оплата  и получение денежных средств  оформляется платежными (банковскими) документами (на предприятие отсутствует касса и соответственно должность кассира). В строительной организации все операции проводятся на расчетных счетах предприятия.

     Причем  предприятие все банковские операции с банком проводит посредством системы Клиент-Банк. Система Клиент-Банк – программно-аппаратный комплекс, позволяющий Клиенту давать поручение Банку на проведение тех или иных операций и получать информацию о текущем состоянии своих счетов, отправлять в Банк и получать из Банка необходимые документы в закрытом виде, посредством общедоступных каналов связи. Данная система позволяет проводить те или иные операции без временных и физических затрат на поездки в Банк.

     Предприятие со своего рабочего места отправляет в банк следующие поручения: платежное поручение, платежное требование, запрос на выписку и др. В ответ на отправленный запрос на выписку получает из банка выписку (простую или детальную), причем выписка в зависимости от предъявленных клиентом требований может быть сформирована по счетам, по датам и т.д.