Организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

      За  услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке  материалов на стороне записи по кредиту  субсчета 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

      При обнаружении недостачи материальных ценностей по вине поставщика, несоответствия цен, обусловленных договором, арифметической ошибки и т.п. до акцепта платежных  документов счет акцептуется в сумме  за вычетом стоимости недостающих  ценностей.

      При обнаружении недостачи или других несоответствий, указанных в счете  после его оплаты, кредитуется  субсчет 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам» и дебетуется счет 10 «Материалы» (15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») на стоимость поступивших ценностей или другие счета на стоимость принятых работ и потребленных услуг, а на сумму непризнанной части счета дебетуется субсчет 76-09 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами по претензиям» в корреспонденции с кредитом субсчета 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам».

      Дебетуется  субсчет 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам» на суммы исполнения обязательств (оплату счетов) в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др.

      Излишки материальных ценностей по сравнению  с указанными в счете, а также  поступление материальных ценностей  при отсутствии расчетных документов отражаются в учете как неотфактурованные  поставки по кредиту субсчета 60-02 «Расчеты по неотфактурованным поставкам» в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов учета товарно-материальных ценностей по ценам, предусмотренным в договорах. После получения расчетных документов ранее отраженная задолженность сторнируется.

      На  субсчете 60-03 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по авансам выданным» учитываются расчеты с поставщиками и подрядчиками по выданным им авансам под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ, услуг. Суммы выданных авансов отражаются по дебету субсчета 60-03 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по авансам выданным» в корреспонденции со счетами учета денежных средств и другими счетами. Зачет ранее выданных авансов и погашение задолженности поставщика или подрядчика отражается по кредиту субсчета 60-03 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по авансам выданным» в корреспонденции с субсчетом 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам».

      На  субсчете 60-04 «Расчеты по векселям, выданным поставщикам и подрядчикам» отражаются суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией простыми векселями или акцептованными к оплате векселями-траттами (переводными).

      Выдача  векселя или акцепт тратты в счет погашения задолженности поставщикам  и подрядчикам за товары, работы, услуги отражается по дебету субсчета 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным или другим расчетным документам» (или других субсчетов счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») в корреспонденции с кредитом субсчета 60-04 «Расчеты по векселям, выданным поставщикам и подрядчикам». Получение товаров, работ, услуг от поставщиков и подрядчиков отражается по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и других счетов в корреспонденции с субсчетом 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным или другим расчетным документам» (или другими субсчетами счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

      Замена  денежного обязательства векселем (в соответствии с дополнительным соглашением с поставщиком) отражается по кредиту субсчета 60-04 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по векселям выданным» в корреспонденции с субсчетом 60-01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам».

      Оплата  векселя отражается по дебету субсчета 60-04 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по векселям выданным» с кредитом счетов учета денежных средств.

      На  субсчетах 60-05 «Расчеты с дочерними обществами» и 60-06 «Расчеты с зависимыми обществами» организацией отражается информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками, являющимися по отношению к организации дочерними или зависимыми обществами. На субсчете 60-08 «Расчеты по векселям, выданным прочим контрагентам» отражаются суммы задолженности прочим контрагентам, обеспеченные выданными организацией простыми векселями или акцептованными к оплате векселями-траттами (переводными).

      Суммы кредиторской задолженности, по которым  истек срок исковой давности, списываются  по каждому обязательству на основании  данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации  и относятся на финансовый результат  организации. В бухгалтерском учете  эта операция отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту субсчета 91-01 «Прочие доходы».

      Таким образом, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.

      Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведут по каждому предъявленному счету, а расчеты в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. Построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных:

• по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам и не оплаченным в срок расчетным документам;
• поставщикам по неотфактурованным поставкам;
• авансам выданным;
• поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по просроченным оплатой векселям и др.

      На основании данных проведенной инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, списываются по каждому обязательству, и отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту субсчета 91-01 «Прочие доходы». 

1.4. Учетные документы и организация внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками.

      Все хозяйственные операции по учету  расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные  услуги оформляются соответствующими расчетными документами и договорами.

      Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или  оказания услуг либо одновременно с  ними с согласия организации или  по ее поручению и подкрепляются  соответствующими документами.

      Основным  первичным документом для взаимодействия с поставщиками и подрядчиками является договор. Договор может быть нескольких видов: договор купли-продажи составляется при покупке товарно-материальных ценностей, товаров; договор поставки – при поставке оборудования и др.; договор аренды – при аренде помещений; договор обслуживания – при оказании услуг электроэнергия, отопление и др.; договор подряда – при проведении работ подрядным способом[14].

      Существует  исключение, когда приобретаются  товары, материалы и другие товарно-материальные ценности только на основании заранее  оплаченного счета, счет-фактуры  и товарной накладной, а также  доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

      Кредиторская  задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:

• акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;
• приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки);
• выявление излишка при приемке товарно-материальных ценностей.

      В настоящее время организации  сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются  соответствующие документы.

      В расчетных документах (счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и  др.) поставщики и подрядчики отдельной  строкой выделяют сумму налога на добавленную стоимость.

      Кредиторская  задолженность погашается при получении  от банка подтверждения о перечислении средств поставщикам и заказчикам в виде выписок из расчетного и  других счетов вместе с приложенными банковскими расчетными документами, а также при зачете полученного  аванса и взаимных требований [16, с.23].

      После акцепта счета при приемке  поступивших ценностей на склад  может обнаруживаться недостача  сверх норм естественной убыли. При  проверке акцептованного счета поставщика (подрядчика) могут выявиться несоответствия цен, обусловленных договором, и  арифметические ошибки. В этих случаях  оформляются документы по претензиям и акт о приемке материалов.

      Если  материальные ценности поступили в  организацию без расчетных документов (неотфактурованные поставки), то они  оплате не подлежат (поскольку основанием для оплаты ценностей являются расчетные  документы), по ним начисляется кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками.

      Основные  хозяйственные операции по расчету с поставщиками и подрядчиками, и их документальное оформление представим                                      в таблице 1.2.

      При поступлении товарно-материальных ценностей без расчетных документов поставщиков необходимо проверить, не числятся ли данные ценности как  оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со склада поставщиков, а также в составе дебиторской  задолженности. После проверки поступившие  ценности должны быть оприходованы и  оформлены соответствующими документами. Хозяйственные операции и документы-основания  по неотфактурованным поставкам представим в таблице 1.3. 

Таблица 1.2 – Хозяйственные операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками и их документальное оформление

      Организация-покупатель в обеспечение задолженности  за полученные товарно-материальные ценности (принятые работы, оказанные услуги) может выдать поставщику или подрядчику вексель с согласованным сроком платежа. При такой оплате поступающих  активов могут использоваться простые  и переводные векселя.