Организация бухгалтерской службы на предприятии

   Существует ряд общих требований к организации рабочего места, главными из которых являются досягаемость, обозримость всех рабочих материалов, а так же изолированность рабочего места. Досягаемость предполагает такую планировку рабочего места, при которой все механические средства и рабочие материалы располагаются так, что работа с ними не требует лишних движений, не приводит к утомлению и нерациональным затратам рабочего времени.

   Обозримость в сочетании с постоянством мест хранения материалов позволяет сократить  потери рабочего времени на их поиск. Изолированность рабочего места позволяет снять излишнее напряжение, избежать влияния отвлекающих факторов.

   Поскольку  труд бухгалтера связан с постоянным поиском информации, то возможность  быстро находить ее является важным условием повышения плодотворности труда, а так же его качества и оперативности. Увеличение объема информации усложняет систему ее поиска и предполагает наличие определенных навыков, позволяющих быстро и профессионально ориентироваться в ней, полнее использовать различные источники. Подготовленность любого специалиста в вопросах получения информации должна складываться из ряда необходимых представлений: об общей системе научно-технической информации, обо всех источниках информации по конкретной специальности, о наиболее совершенной системе поиска информации.

   Возрастающая  роль информации привела к созданию и развитию информационных технологий. В этом отношении можно привести пример использования системы "Гарант" и "Консультант плюс", которые широко используются в практике работы бухгалтера. Эти программы построены так, что позволяют получить необходимую информацию по любому интересующему вопросу.

   Одним из важных элементов организации  труда бухгалтера является создание и хранение личного архива, без  которого серьезная работа невозможна. Личный архив может включать различные документы, копии, картотеки.

   Упорядочение  личного архива позволяет наиболее полно использовать информацию о  работе, систематически пополнять ее, сокращать время на поиск необходимых материалов.

   Удобство  и эффективность использования  личного архива во многом зависят  от того, насколько правильно хранятся рабочие документы. При этом следует  обратить внимание на рациональную организацию  рабочего места. Считается целесообразным раздельное хранение материалов разного вида (книг, периодических изданий, документов), причем следует учитывать частоту использования источников информации в работе. Кроме того, при создании личного архива необходимо учитывать особенности хранения различных видов рабочих материалов. Например, справочные издания, наиболее часто используемые в качестве источников информации, всегда должны храниться в зоне досягаемости.

   Применительно к периодическим изданиям надо иметь  в виду, что, как правило, в журналах, бюллетенях, в других изданиях интерес для определенного специалиста представляет лишь часть информации (20-30%), поэтому нет необходимости хранить массу журналов в целом виде. Нужные статьи лучше подшивать в соответствии с тематикой.

   Такой порядок ведения личного архива позволяет экономнее расходовать время на поиск нужной информации. Эффективное использование рабочего времени, плодотворность деятельности работников умственного труда зависят от того, насколько правильно строится их деловое общение. Последнее включает деловую переписку, телефонные разговоры, установление непосредственных деловых контактов. При плохом владении техникой делового общения возрастают потери рабочего времени, увеличиваются затраты труда на решение даже самых  несложных вопросов, появляется чувство психологического дискомфорта. Что бы избежать подобных проблем необходимо придерживаться определенных правил и использовать выработанные практикой приемы делового общения.

   Эффективность труда, и, прежде всего, умственного, во многом определяется  тем, насколько рационально используется рабочее время, правильно определяется приоритетность заданий, реально оценивается возможность их выполнения в конкретно установленные сроки.

   Планирование  личной работы осуществляется в определенной последовательности и включает элементы:

• анализ личного бюджета времени;
• оценку планируемой деятельности;
• сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;
• формирование личного перспективного плана;
• разработку проекта рабочей недели;
• составление планов рабочего дня.

   Важное  значение в планировании личной работы имеет обоснованный выбор формы  записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, записная книжка, календарь-еженедельник.

   Планирование  личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. При этом планировать следует не только свои профессиональные и личные цели, но и всю текущую рабочую нагрузку. Это необходимо для того, что бы получить ясность, какую работу необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

   При планировании времени надо придерживаться ряда продиктованных практикой принципов, наиболее важными из которых являются следующие:

1. План целесообразно  составлять на определенную часть своего рабочего времени (лучше всего на 60% времени). В этом случае 20% приходится на непредвиденную активность, куда попадают резервы времени и не планируемые действия, а еще 20% остается на спонтанную активность, то есть, на управленческую деятельность и творчество. Безусловно, в зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.
2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расход времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как и на что используется время.
3. Все предстоящие в плановом периоде задачи необходимо свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив их надолго-, средне- и краткосрочные действия и установив приоритетность их выполнения.

   Составляя план действий, целесообразно руководствоваться  следующими правилами:

• не следует чрезмерно подробно планировать время. В план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;
• план должен быть гибким, то есть, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто четкое соблюдение позиций плана;
• необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;
• необходимо уметь избавляться от "спешных дел", поскольку далеко не всегда неотложное дело является наиболее важным и срочным. Вместе с тем именно "спешные дела" занимают большую часть времени.
• Следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить;
• Необходимо планировать и использовать свое свободное время, а так же время, которое тратится на поездки и ожидания, для выполнения несложных, но необходимых видом деятельности (например, обдумывание своих действий);
• В плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;
• Необходимо составлять насыщенный план, согласовывая его с планами окружающих людей, в том числе и коллег.

   Организовывать  сове рабочее время работникам умственного труда помогают технические средства, которые могут быть использованы в процессе работы, а так же приспособления, облегчающие труд и делающие его более продуктивным.

   Оргтехника  в современных условиях в нашей  стране переживает настоящий "бум". Информация об этой технике и грамотное ее использование работниками умственного труда в повседневной деятельности значительно увеличивает эффективность  труда, делая его более привлекательным, снижает утомляемость, вносит разнообразие в выполнение трудовых процессов.

   К техническим средствам и приспособлениям, которые могут быть использованы при выполнении работниками своих функций, относятся: микрокалькуляторы, компьютерная техника, телефоны, ксероксы, факсы, пишущие машинки, канцелярские принадлежности.

   1.3 Применение компьютера в работе бухгалтера 

   Наступление эпохи компьютеризации дало возможность  преодолеть  многие затруднения, которые испытывали бухгалтеры. У многих бухгалтеров постоянно возникают проблемы, связанные с необходимостью заполнения огромного количества отчетных форм, а так же в связи с частыми изменениями законодательной базы.

   В начале 90-х годов многим руководителям  предприятий, желающим воспользоваться  услугами программных комплексов, казалось, что достаточно поставить на стол компьютер и все изменится к лучшему. Позже появилось и другое, тоже не совсем оправданное убеждение, что достаточно приобрести автоматизированную систему управления предприятием, и это поможет развить свой бизнес.

   Сегодня клиенты фирм-разработчиков экономических  программ поняли, что оттого, что бухгалтерская система станет называться "системой управления" улучшений не произойдет.

   Сегодня всех пользователей программных  систем можно условно разделить  на три группы. Тех, кто входит в  первую группу, считают, что сегодня  российская софтверная индустрия в  состоянии лишь в большей или  меньшей степени автоматизировать учет на предприятии.

   Представители второй группы внимательно наблюдают  за развитием автоматизированных систем, изучают международный опыт. Они понимают, что такие системы должны помогать зарабатывать деньги, обеспечивая не только автоматизированный контроль, но и автоматизированное обслуживание клиентов. В зависимости от возможностей выбранной системы такой контроль в той или иной степени обеспечивается.

   И, наконец, третья группа, число членов которой то возрастает, то убывает, считает, что российские разработчики способны создать системы, позволяющие оптимизировать ведение бизнеса.

   Тем не менее, в течение нескольких лет  успешно работает целый ряд фирм, занимающихся вопросами автоматизации бухгалтерского учета. Охарактеризуем основные направления деятельности некоторых из этих фирм.

   Фирма "1С" была основана в 1991 году. Для  управления предприятием была разработана специальная система программ "1С: Предприятие", которая продолжает развиваться и совершенствоваться. Объем продаж системы программ "1С" в 1998 году составил 17,2 миллионов долларов США.

   Фирма "Интел Групп" была основана в  марте 1994 года в  основном для выполнения заказов по консалтингу. Стратегия  компании позволила за счет консалтинга  без спешки создать информационную систему "Тектон", после апробации, которой была создана устойчивая версия этой информационной системы.

   Компания "Инфин" работает на софтверном рынке  с 1990 года. Направлением деятельности компании стала разработка компьютерных программ для бухгалтерии и аудита. Основным программным продуктом компании остается "Инфин Бухгалтерия". НА ее основе создан комплекс "Инфин Управление", обеспечивающий автоматизацию всех участков управления предприятием – от бухгалтерского учета до управленческого анализа.

   Компания "Интеллект-Сервис" была создана  в 1990 году и является разработчиком программ серии "БЭСТ". Эти программы прошли эволюцию от сравнительно простых комплексов для малых предприятий до сложных бухгалтерско-торгово-складских систем, широко используемых как в России, так и странах СНГ. Развитие программного обеспечения серии "БЭСТ" продолжается, разрабатываются специализированные предложения для автоматизации различных направлений деятельности предприятий.

   Хотелось  бы так же отметить, что, как показывает опыт, российскую специфику не в  состоянии учесть ни одна даже самая совершенная автоматизированная система. Это связано, прежде всего, с частыми изменениями и дополнениями в инструкциях и указаниях, необходимостью переработки старых отлаженных программ и методики анализа деятельности хозяйствующих субъектов.

   При приобретении той или иной компьютерной системы нужно, прежде всего, определить, для чего нужна эта система и как она сможет (и сможет ли вообще) улучшить внутренний учет и контроль на предприятии или в банке.