Организация бухгалтерской службы на предприятии

   В бухгалтерском учете отражаются весь кругооборот средств предприятия, источников их формирования и хозяйственные  процессы. Качественная учетная информация позволяет осуществлять контроль на разных стадиях производства, в случае необходимости контролировать во всех деталях деятельность предприятия и его подразделений, анализировать ее и на базе этой информации подготавливать, обосновывать и принимать соответствующие управленческие решения на различных уровнях управления.

   Сферой  контроля со стороны главного бухгалтера, работников учетного аппарата совместно с руководителями, работниками соответствующих подразделений и служб являются:

   

   •   соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

   •   правильность и обоснованность применяемых  цен в условиях действия рыночного механизма;

   

   •   правильность начисления заработной платы  по всем основаниям, удержаний из начисленных сумм (налогов, отчислений в пенсионный фонд);

   •    правильность применения тарифных таблиц, должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

   •   соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, ТМЦ, основных средств, расчетов и обязательств;

   •    взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженностей, соблюдение платежной дисциплины;

   •   законность списания различных недостач, потерь дебиторской задолженности;

   •   правильность определения прибыли, облагаемой налогом; правильность определения и своевременность выплаты дивидендов акционерам;

   •   правильность определения прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, и направлений ее использования.

   2. Обеспечение сохранности  собственности. Эта функция тесно связана с совершенствованием системы бухгалтерского учета и усилением его контрольной функции. Следует особо отметить, что для реализации этой функции необходимы соответствующие предпосылки: наличие оборудованных складских помещений, контрольных и измерительных приборов, мерной тары, расходомеров и др.

   Инструментом  для реализации этой функции является инвентаризация имущества организации, которая позволяет определить изменения, происшедшие в составе собственности.

   

   В процессе инвентаризации проверяется, все ли хозяйственные операции были оформлены документами и отражены в системном бухгалтерском учете, вносятся ли необходимые уточнения и исправления и увязываются ли показатели текущего учета и фактические данные. Инвентаризация имеет большое значение для правильного отражения всех затрат на производство и реализацию продукции для сохранности собственности, особенно в части предупреждения потерь материально-сырьевых и топливно-энергетических ресурсов. Поскольку на современном этапе формирования рыночной экономики и наличия различных форм собственности преобладающей остается государственная, проведение инвентаризации связано с обработкой, как правило, больших объемов информации. Поэтому при инвентаризации следует широко использовать средства вычислительной техники, которые позволяют сравнивать фактические данные с показателями бухгалтерского учета, выявлять отклонения и устанавливать сохранность собственности.

   3. Информационная функция. Одной из главных функций, которую выполняет бухгалтерский учет в системе управления и нормирования рыночной экономики, является информационная Функция. На современном этапе роль и значение своевременно поступающей объективной экономической информации усиливаются.

   В отношении информации для внешних  пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении организации, полезной широкому кругу заинтересованных пользователей при принятии решений.

   Информация, сформированная исходя из этой цели, отвечает общим потребностям большинства заинтересованных пользователей. Однако это не означает, что в бухгалтерском учете формируется вся информация, которая может оказаться необходимой и достаточной для заинтересованных пользователей при принятии решений.

   Заинтересованными пользователями информации, формирующейся в бухгалтерском учете, считаются лица, имеющие какие-либо потребности в информации об организации и обладающие достаточными познаниями и навыками для того, чтобы понять, оценить и использовать эту информацию, а также имеющие желание ее изучать. Заинтересованными пользователями могут быть реальные и потенциальные инвесторы, работники, заимодавцы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, органы власти и общественность в целом.

   Заинтересованные  пользователи преследуют следующие  основные интересы в информации, формирующейся  в бухгалтерском учете:

   •    инвесторы и их представители  заинтересованы в информации о рискованности и доходности предполагаемых или осуществленных ими инвестиций; возможности и целесообразности распоряжаться инвестициями, о способности организации выплачивать дивиденды;

   •   работники и их представители  заинтересованы в информации о стабильности и прибыльности работодателей, способности организации гарантировать оплату труда и сохранение рабочих мест;

   •    заимодавцы заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли своевременно погашены предоставленные ими организации займы и выплачены соответствующие проценты;

   •    поставщики и подрядчики заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли выплачены в срок причитающиеся им суммы;

   

   •    покупатели и заказчики заинтересованы в информации о продолжении деятельности организации;

   •    органы власти заинтересованы в информации для осуществления возложенных на них функций: по распределению ресурсов; регулированию народного хозяйства; разработке и реализации общегосударственной политики; ведению статистического наблюдения;

   •    общественность в целом заинтересована в информации о роли и вкладе организации в повышение благосостояния общества на местном, региональном и федеральном уровнях.

   Поскольку интересы заинтересованных пользователей  значительно различаются, бухгалтерский учет не может удовлетворить все информационные потребности этих пользователей в полном объеме.

   Информация, формирующаяся в бухгалтерском  учете, удовлетворяет потребности, являющиеся общими для всех пользователей. В частности, решения, принимаемые всеми заинтересованными пользователями, требуют оценки способности организации воспроизводить денежные средства и аналогичные им активы, времени и определенности их поступления. В результате проведения такой оценки может быть установлена возможность организации обеспечить причитающиеся и предстоящие выплаты инвесторам, работникам, заимодавцам, поставщикам и подрядчикам, государству.

   В отношении информации для внутренних пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации, полезной руководству для принятия управленческих решений. При этом имеется в виду, что информация для внешних пользователей формируется в том числе на основе информации для внутренних пользователей, относящейся к финансовому положению организации, финансовым результатам ее деятельности, изменениям в ее финансовом положении.

   Для удовлетворения общих потребностей заинтересованных пользователей в бухгалтерском учете формируется информация о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

   Расчеты показывают, что на долю бухгалтерской информации приходится свыше 70% общего объема экономической информации (колебания этого показателя зависят от особенностей техники и технологии производства, организации производства, труда, Управления).

   Именно  системный бухгалтерский учет фиксирует и накапливает всестороннюю синтетическую (обобщающую) и аналитическую (детализированную) информацию о состоянии и движении имущества и источниках его образования, хозяйственных процессах, о конечных результатах финансовой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

   

   Бухгалтерская информация широко используется в оперативно-техническом, статистическом учете, для планирования, прогнозирования, выработки тактики и стратегии деятельности.

   На  всех этапах развития к бухгалтерской  информации предъявляются такие требования, как объективность, достоверность, своевременность, оперативность. Однако на современном этапе к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования. Она должна быть высокого качества и эффективной, удовлетворять потребностям собственника, иностранного партнера, участвующего в создании и функционировании совместной организации. Это означает, что информация должна содержать минимальное количество показателей, но удовлетворять максимальное число ее пользователей на разных уровнях управления. Она должна быть необходимой и целесообразной, исключающей лишние показатели и формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

   В зависимости от поставленной цели, круга решаемых задач, подразделений  — пользователей информации, уровня объекта управления учетную и аналитическую информацию необходимо различать по ее максимуму и минимуму. Каждый вид информации следует дифференцировать по объектам управления и срокам выдачи.

   Различной может быть и периодичность информации: смена, сутки, неделя, декада, месяц, квартал и др.

   4. Функция обратной  связи. Бухгалтерский учет выполняет функцию обратной связи, без которой немыслимо действие системы управления, тем более ориентированной на функционирование в условиях широкой автоматизации.

   Системный бухгалтерский учет обеспечивает работников управления фактическими данными о деятельности организации и ее подразделений за определенный период, о состоянии имущества, источников его образования, обязательств организации, о взаимоотношениях с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, налоговой инспекцией, иностранными партнерами, о формировании финансовых результатов, прибыли и ее использовании, об отношениях с собственниками (акционерами, учредителями).

   Используя обратную связь с помощью бухгалтерской информации, отражающей фактические значения показателей, осуществляют контроль за выполнением плановых показателей, стандартов, норм и нормативов, смет, соблюдение экономного использования всех видов ресурсов, устанавливают различные недостатки, выявляют резервы производства и степень их мобилизации и использования.

   Система бухгалтерского учета обеспечивает управление обратной связью на любом уровне. Никакая другая система не в состоянии выполнить эту задачу.

   

   Функцию обратной связи, как правило, выполняет находящаяся на различных носителях исходная информация, поступающая главным образом из первичной документации. Например, информация, имеющаяся в нарядах на оплату труда, используется как для учета фактически выполненного объема работ, так и для определения отклонений от плана по каждой планируемой позиции за определенный период.

   5. Аналитическая функция.  Состоит в обеспечении аналитических служб организации полной и достоверной информацией для целей проведения анализа производственно-хозяйственной деятельности с помощью инструментария бухгалтерского учета. 
 
 
 

   1.2 Организация рабочего места бухгалтера и планирование работы 

   Работники бухгалтерии относятся к категории  работников умственного труда. К  категории умственного труда относятся те виды трудовой деятельности, которые характеризуются преобладанием нервных нагрузок, связанных с объемом, напряжением, глубиной  внимания, способностью его к переключению, с такими психофизиологическими процессами, как память, восприятие, мышление.

   Исходя  из требований НОТ рациональная организация  рабочего места работника умственного  труда – существенный момент в создании условий для плодотворной работы.

   Под рабочим местом работника, в нашем  случае работника бухгалтерии, подразумевается совокупность предметов мебели и технических  средств, используемых в работе. Задача совершенствования рабочего места предполагает оснащение его всем необходимым в соответствии с особенностями выполняемой работы, а так же рациональное расположение необходимого освещения, создание наиболее комфортных условий для работы, предотвращение воздействия неблагоприятных факторов внешней среды, облегчение труда, поскольку он связан с постоянным высоким нервным напряжением, большими статическими нагрузками.