Методичка по бухгалтерскому учёту

 

Документами бухгалтерского оформления называют такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Сюда относятся распределительные  и группировочные ведомости, расчеты (например, калькуляции), разного рода бухгалтерские справки и т. п. Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения. Их можно использовать только вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированными  называются документы, сочетающие признаки нескольких документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т. д. Примером комбинированного документа может служить авансовый отчет, кассовые приходные и расходные ордера и т. д.

2. По порядку составления различают первичные и сводные документы.

Первичные документы впервые  отражают совершившиеся хозяйственные  операции. К ним относятся кассовые ордера, чеки, счета, требования, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции и т. д.

Сводные представляют собой сводку данных нескольких первичных документов. К их числу относятся авансовые отчеты подотчетных лиц, отчеты кассира, всякого рода реестры и т. д. Сводные документы получили широкое распространение в современной практике бухгалтерского учета и имеют большое значение в деле его усовершенствования. Они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

3. По способу охвата (составления) документы делятся на: разовые, накопительные и группировочные.

Разовыми называются документы на одну или несколько операций, составляемые и оформляемые сразу, в один рабочий прием, и сразу же после составления могут служить основанием для бухгалтерских записей. К разовым документам относится большинство как первичных, так и сводных документов.

Накопительными называются документы, в которых регистрируется ряд однородных операций по мере их совершения, отдельными на каждую операцию рабочими приемами, в течение определенного периода (декады, месяца).

По истечении срока  накопительный документ окончательно оформляется (подытоживается, подписывается) и передается в бухгалтерию, где  служит основанием для бухгалтерских  записей по его итогам. К накопительным  документам относятся, например, лимитно-заборные карты, табель учета рабочего времени и т. д.

Группировочные документы отражают однородные хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам затрат на производство, по передаче материалов со склада в производство).

4. По месту составления различают внешние и внутренние документы.

Внешние составляются за пределами данного предприятия.

Внутренние составляются внутри данного предприятия.

 

 

 

 

3. Требования, предъявляемые  к бухгалтерским документам

 

Основные требования к  выписке и оформлению бухгалтерских  документов изложены в Федеральном  законе от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (с последующими редакциями) и в Положении по ведению бухгалтерского учета.

Только правильно оформленный  документ служит достоверным основанием для бухгалтерских записей и  имеет юридическую силу.

Общие правила  составления документов:

1. Заполнять документ на бланке или формировать его персональном компьютере в соответствии с утвержденными формами.
2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документов.
3. Точно и ясно излагать содержание документа.
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.
5. Незаполненные пробелы в бланке документов прочеркивать.
6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.
7. Снабжать документ необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновременно с совершением операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Копии получают путем оттиска через подложенную копировальную бумагу, ксерокопированием или распечаткой на компьютере.

Правило исправления ошибок в документах.

Для исправления ошибки в  документе необходимо: неправильную запись зачеркнуть тонкой чертой, надписать  над ней правильную запись и о  произведенном исправлении сделать  на документе оговорку, которая должна быть заверена лицами, подписавшими документ.

В кассовых документах (ордерах, чеках, платежных поручениях и т. д.) исправления не допускаются вовсе.

Ответственность за нарушения  в составлении документов несут, прежде всего, лица, участвующие в  оформлении документа. Еще большая  ответственность ложится на аппарат  бухгалтерии, получающий эти документы. До оформления учетных записей все  документы подвергаются всесторонней проверке и контролю:

1. в отношении соблюдения установленной формы,
2. по существу,
3. с арифметической стороны.

Проверка соблюдения установленной формы имеет целью выяснить, содержит ли документ необходимые для учета данные, имеются ли в нем все обязательные реквизиты, правильно ли они заполнены, есть ли надлежащие подписи и т. д.

Проверка по существу включает:

• проверку необходимости, целесообразности и законности указанной в документе операции,
• встречную проверку, заключающуюся в составлении счетной формулы или проводки корреспонденции счетов.

Существенное значение для  правильной постановки бухгалтерского учета имеет организация документооборота. Под документооборотом понимают движение первичных документов в  бухгалтерском учете, а именно создание или получение документов от других организаций, принятие к учету, обработку, передачу в архив. Движение любого документа  регламентируется графиком.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать  рациональный документооборот, т. е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждым первичным документом, определять максимальный срок его нахождения в  подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и  сроков выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается  выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления  и подразделения организации, в  которые представляются указанные  документы. На рис.8.1 представлен пример графика документооборота расходного кассового ордера.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы подлежат обязательному  хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Сохранность  первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы до передачи их в архив  должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность  лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих  обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы  текущего месяца, которые относятся  к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом  порядке и переплетаются.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Порядок хранения первичных  и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих  нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в  условиях его механизации (автоматизации).

Срок хранения первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов в архиве организации, учреждения определяется соответствующими нормативными документами. Выдача первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов из бухгалтерии  и архива работникам других структурных  подразделений организации, как  правило, не допускается, а в отдельных  случаях может производиться  только по распоряжению главного бухгалтера.

 

 

Рис.8.1. График документооборота расходного кассового ордера (РКО)

 

 

4. Инвентаризация, техника ее проведения

 

Под инвентаризацией понимается установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников путем проверки их в натуре. Целью инвентаризации является сличение фактического наличия хозяйственных средств с данными текущего бухгалтерского учета. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется сохранность материальных ценностей и денежных средств, проверяется полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств» утверждены правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и  финансовых обязательств и порядок  регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов  инвентаризации.

В соответствии с указанным  документом инвентаризации подлежат все  имущество организации независимо от его местонахождения и все  виды финансовых обязательств. Кроме  того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также  имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально  ответственному лицу.

Проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В  районах, расположенных на Крайнем  Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и  материалов может проводиться:

• в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Минфина России.

В зависимости от полноты  охвата средств инвентаризация подразделяется на полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства предприятия. Она обязательно проводится не реже одного раза в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств, например, материалы, расчеты с покупателями и т. д.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внезапные.

Техника проведения инвентаризации:

1. Приказом по предприятию создается комиссия в составе материально-ответственного лица, представителя бухгалтерии и независимого лица.
2. Комиссия предъявляет материально-ответственному лицу приказ, берет у него расписку в том, что последний отчет он сдал в бухгалтерию и никаких документов на руках не имеет.
3. Склад опечатывается и начинается проверка. Ценности подсчитываются, измеряются, взвешиваются и записываются в особый документ «Опись остатков материальных ценностей». Эта опись имеет следующие реквизиты: