Инвентаризация средств и учет ее результатов в ООО «АМАЛЬГАМА-ТИСС»

В бухгалтерском учете  оформляются следующие записи:

дебет счета 01 кредит счета 91, субсчет «Прочие доходы» - увеличение балансовой стоимости объекта основных средств;

дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» кредит счета 01 - уменьшение балансовой стоимости объекта основных средств.

Стоимость недостающих  объектов основных средств на основании поступившей в бухгалтерию ООО «Амальгама-ТИСС» «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией», отражается следующими записями по счетам учета:

дебет счета 01, субсчет  «Выбытие основных средств» кредит счета 01 - первоначальная (восстановительная) стоимость недостающего объекта основных средств;

дебет счета 02 «Амортизация основных средств» кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» - сумма начисленной амортизации по недостающему объекту основных средств;

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» - остаточная стоимость недостающего объекта основных средств.

В дальнейшем сумма причиненного организации ущерба вследствие недостачи  объектов основных средств относится  за счет виновных лиц или собственных  средств организации.

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества в ООО «Амальгама-ТИСС», списываются на виновное лицо в следующих случаях: если виновное лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей и активов; если работник признан виновным по решению суда.

Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списывается на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Определение размера  ущерба, причиненного организации, осуществляется на основании ст.121.3 КЗоТ РФ по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам.

Согласно ст.15 ГК РФ лицо, которому причинен ущерб, вправе требовать возмещения убытков и упущенной выгоды. Недостача ценностей, с одной стороны, явилась причиной того, что организация не получила доход от оборота ценностей, а с другой - обусловила возникновение дополнительных расходов на приобретение недостающих ценностей. Это означает, что по решению руководителя ООО «Амальгама-ТИСС» недостача с виновного лица может быть взыскана не по фактической себестоимости недостающих ценностей, а по рыночным (для организаций торговли - продажным) ценам, по которым эти ценности будут вновь приобретены. Данный порядок определения суммы ущерба закрепляет ст.121.3 КЗоТ РФ, на основании которой при недостаче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.

Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного  лица, и суммой недостачи ценностей, учтенной на счете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», отражается в бухгалтерском учете корреспонденцией счетов:

Д-т сч.73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

К-т сч.98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

По мере погашения  задолженности, учитываемой на счете 73-2, сумма указанной разницы списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В соответствии с п.8 ПБУ 9/99 данная сумма разницы относится к внереализационным доходам, но поскольку ООО «Амальгама-ТИСС» не является плательщиком НДС, ввиду использования упрощенной системы налогообложения, то эти операции никак не отражаются на налогообложении организации.

Работник, причинивший  ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично. В  этом случае он вносит в кассу организации  наличные денежные средства: дебет счета 50-1 «Касса организации», кредит счета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» по приходному кассовому ордеру. Или представляет администрации заявление, в котором берет на себя обязанность выплачивать из своей заработной платы установленную сумму в определенные сроки:  дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества в ООО «Амальгама-ТИСС», относятся на финансовые результаты в двух случаях:

1. при отсутствии конкретных виновных лиц;
2. при недостаче товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.

Суммы недостач, ранее отраженные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», включаются в состав внереализационных расходов организации и списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Поскольку в ООО «Амальгама-ТИСС»  состав основных средств не большой  и номенклатура не обширна, то инвентаризация данных активов проводится не чаще одного раза в три года. Как правило, излишки и недостачи не выявляются. Однако, при проведение инвентаризации нами обнаружены недостатки и ошибки при проверке и оформлении результатов.

1. Не проверяется правильность установления первоначальной стоимости основных средств на соответствие технической документации. Нередко бывает так, что обозначенная в техдокументации комплектность не включена в состав основного средства, к которому она относится, а учитывается отдельно в составе материалов.
2. В учете продолжают числиться основные средства, на которые имеются утвержденные соответствующими комиссиями акты на их списание.
3. Комиссия  не обращает внимание на отсутствие на основных средствах инвентарных номеров.
4. Практически не подпадают под инвентаризацию арендованные основные средства.

Таким образом, исследуя деятельность ООО «Амальгама-ТИСС» мы пришли к следующим выводам по проведению инвентаризации основных средств и отражению ее результатов в учете. Организация и документальное оформление инвентаризации основных средств в ООО «Амальгама-ТИСС» отвечают требованиям законодательства.

Наряду с этим, обнаружено существенное упущение руководства  организации по поводу отсутствия инвентарных  номеров на объектах основных средств, принадлежащих ООО «Амальгама-ТИСС» на правах собственности. В связи с эти рекомендуем: незамедлительно произвести маркировку основных средств, путем нанесения на каждый объект своего инвентарного номера, значащегося по документам.

Нами так же обнаружено, что инвентаризации в ООО «Амальгама-ТИСС» не подлежат арендованные объекты основных средств. Это нарушение законодательства, ввиду чего руководству и главному бухгалтеру ООО «Амальгама-ТИСС» следует организовать и провести инвентаризацию данных объектов.

2.4. Проведение и учет инвентаризации  наличных денежных средств и  средств в расчетах

Инвентаризация кассы  производится в ООО «Амальгама-ТИСС» в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Основными документами, которые изучают при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги в ООО «Амальгама-ТИСС» устанавливают соблюдение следующих требований: правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Проверяя полноту и  своевременность оприходования  денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, члены инвентаризационной комиссии применяют метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Также в ООО «Амальгама-ТИСС» сравнивают соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости. В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Проверку оприходования  наличных денег, полученных из банка, проводят в ООО «Амальгама-ТИСС» не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.

Списание денежных средств в ООО «Амальгама-ТИСС» проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме перечисленного, в  ходе инвентаризации кассы в ООО «Амальгама-ТИСС» также контролируют:

1. установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
2. есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
3. правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
4. своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

При инвентаризации кассы проверяют: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг  и других бланков документов строгой  отчетности производится в ООО «Амальгама-ТИСС» по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в пути, производится посредством сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных  счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Порядок и сроки проведения инвентаризации денежных средств в ООО «Амальгама-ТИСС» определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены  факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги  были частично или полностью  уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств форма № ИНВ-15 (приложение 8).

Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Во время инвентаризации никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:

- первый экземпляр  передают кассиру;

- второй экземпляр – в бухгалтерию.

При смене кассира  акт составляют в 3 экземплярах:

- первый экземпляр  передают кассиру, сдавшему ценности;

- второй экземпляр  передают кассиру, принявшему  ценности;

- третий экземпляр  передают в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер ООО «Амальгама-ТИСС» должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

- удержать сумму недостачи  с материально ответственного  лица;