Инвентаризация средств и учет ее результатов в ООО «АМАЛЬГАМА-ТИСС»

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии  из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Нередко эти требования не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.

Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

В обеспечении сохранности материальных ценностей и денежных средств особое значение имеют подбор, расстановка и мотивация работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью.

В целях усиления ответственности  лиц за сохранность вверенных  им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим) [15].

Все проводимые на предприятии  инвентаризации можно классифицировать по ряду признаков (таблица 1).

В зависимости от полноты  охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года. 

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств  предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения.

Таблица 1

Классификация видов  инвентаризации

Признак классификации	Виды инвентаризации
По полноте охвата	Полная (сплошная) Частичная (выборочная)
По основанию проведения	Плановая Внеплановая
По цели проведения	Необходимая Повторная Контрольная
По частоте (периодичности) проведения	Посменная Ежемесячная Квартальная Полугодовая Годовая
По способу проведения	Текущая (постоянная) Перманентная (непрерывная)

В зависимости от основания  проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора или аудитора, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся, как правило, в торговых залах и на складах по распоряжению руководителя организации. Расчеты с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей, расчеты с разными дебиторами и кредиторами, основные средства, материальные активы и иные аналогичные ценности подлежат инвентаризации ежегодно или ежеквартально на основе ранее разработанных и утвержденных руководством планов.

Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

По частоте или периодичности проведения различают посменные ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Так, например, посменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуральном выражении отдельные виды материальных ценностей, в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.

Таким образом, исследуя значение и  сущность инвентаризации для предприятий, мы рассмотрели исторический аспект ее возникновения и развития. Определили, что в нормативных актах не дано четкое и однозначное определение термину «инвентаризация», что дает возможность трактовать его в литературе по-разному.

В ходе работы были описаны задачи инвентаризации и случаи обязательного ее проведения в соответствии с нормативными документами. Нами выделены критерии классификации видов инвентаризации, которые представлены в таблице 1. Также были описаны все существующие виды инвентаризации.

 

1.2. Нормативное регулирование порядка проведения инвентаризации в РФ

Порядок проведения инвентаризации подробно установлен Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49, в соответствии с которыми инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств [43].

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и  другие виды имущества, не принадлежащие  организации, но числящиеся в бухгалтерском  учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества  производится по его местонахождению  и материально ответственному лицу. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих  инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о  составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге  контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и  т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи  могут быть заполнены как с  использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально ответственных лиц  принявший имущество расписывается  в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной  учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные  проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и  материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций.

Особое внимание следует  уделять инвентаризации материально-производственных запасов, которая регламентируется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н.

С целью организации  текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных  расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации, в организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается  руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.