Финансовый учет

Самым болезненным вопросом по учету расчетов с подотчетными лицами, являются документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных сумм. Потверждающие  документы это прежде всего: кассовые чеки, которые должны быть обязательно, чек ККТ может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой. К чеку в большинстве случаев обязательно должен прилагаться товарный чек, где согласно требований законодателя должно быть расписано какие предметы приобретены, в каком колличестве и сколько стоит, в противном случае бухгалтеру самому придется составлять акт.

Важно отметить и о ситуации, когда сотрудники приобретают нужный товар на рынке. И хотя там продавцы так же должны выбивать кассовый чек, на практике это  бывает редко. Обычно выдают чек товарный, где стоит лишь печать продавца. Предприятие может составить акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количества и цена товара, реквизиты продавца, но скорее всего проверяющие органы придерутся к этим оправдательным документам.

Бумаги, не "вызывающие доверия", или полное отсутствие подтверждающей "первички", по мнению фискалов, есть повод начислить сотруднику НДФЛ и оштрафовать фирму по статье 123 Налогового кодекса. Но арбитраж часто демонстрирует лояльность к организациям, принявшим не надлежаще оформленные авансовые отчеты.

О командировках и  проблемах с ними связанными.

     До начало командировки отдел  кадров должен подготовить приказ (приложение 13) о направлении работника  в командировку, служебное задание  и командировочное удостоверение  (приложение 14). Для всех этих документов существуют типовые бланки [47]. Если например не оформить приказ, то могут возникнуть проблемы, выраженные в отказе принять расходы на командировку в  уменьшение налогооблагаемой прибыли как документально необоснованные. На основании служебного задания бухгалтерия будет определять, как списать командировочные расходы. Например, работник направлен в командировку для закупки оборудования. В этом случае расходы следует отнести в дебет счета 08 «Вложения во вне оборотные активы», согласно пункта 8 ПБУ 6/01, в первоначальную стоимость основных средств включаются абсолютно все так или иначе связанные с их закупкой расходы. Если сотрудник выполняет работы в рамках основной деятельности предприятия, то затраты по командировке будут списаны на счета затрат 20,44.

При оформлении поездки по России особое внимание необходимо обратить на командировочное  удостоверение. Ведь и приказ о направлении  в командировку, и служебное задание  можно дооформить и после окончания  поездки, так как эти документы являются внутренними. А в командировочном удостоверении свои отметки ставят  представители тех предприятий, куда работник был командирован. Командировочное удостоверение подтверждает факт нахождения работника в командировке и количество дней проведенных там, на основании этого выплачиваются суточные. Можно не оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках (п,2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. №62).

За время  командировки фирма обязана выплатить работнику суточные возместить расходы на проезд и проживание, а так же иные понесенные расходы (если эти расходы согласованы с работодателем). На это указано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Предприятие может утвердить порядок и размеры возмещаемых командировочных расходов  в коллективном договоре или Положении о командировках. Но даже если подобные документы отсутствуют, бухгалтерия вправе принять такие расходы к учету, на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, включают: стоимость железнодорожных, авиабилетов и т.д.; оплату услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов; платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте; плату за пользование в поезде пастельными принадлежностями; расходы на провоз багажа; стоимость проезда к станции, пристани и т.п., если она находиться за чертой населенного пункта. Расходы на проезд работников любым транспортом, не ограничиваются по классам (категориям), за исключением бюджетных организаций. Расходы на проживание принимаются в размере фактических затрат, подтвержденных первичными документами например счета гостиниц. Если сотрудник не представил в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на проживание, то затраты возмещаются ему в сумме, которую утвердил руководитель организации. Минимум, который нужно возместить сотруднику – 12 рублей в сутки. При этом согласно п. 3 статьи 217 НК РФ, все что выплачено свыше 12 рублей в сутки необходимо включить в налогооблагаемый налогом на доходы физических лиц,  доход сотрудника. 

Суточные  согласно статье 168 Трудового кодекса  РФ должны возмещаться предприятием не ниже сумм, утвержденным Правительством РФ для бюджетных организаций. Предельная величина суточных по внутрироссийским командировкам составляет 100 рублей [48]. Поэтому фактическая величина должна быть утверждена внутренними распорядительными документами фирмы. В бухгалтерском учете суточные полностью относятся на счета учета затрат в суммах, утвержденных указанными документами. НДФЛ не облагаются те суточные, которые выплачены в пределах норм, однако до сих пор нормы суточных, установленных специально для НДФЛ отсутствуют. Получается, что действующее законодательство, позволяет не удерживать этот налог с любой суммы суточных. Тем не менее, ревизоры придерживаются другой точки зрения, в частности для командировок по России считают необходимым применять нормы утвержденные Правительством РФ. Таким образом, предприятие не удерживающие НДФЛ, с суточных, превышающих эти нормы, идет на определенный налоговый риск.

После возвращения из командировки сотрудник  представляет в бухгалтерию авансовый  отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы во время  командировки. Если билеты утеряны, бухгалтерия  может направить запрос по месту  их приобретения, что бы получить дубликат или справку, подтверждающую факт покупки..

  Загранкомандировки  особенности учета.

    Визит сотрудника за рубеж  оформляют теми же документами,  что и командировки по России. Различия есть только в отношении  командировочного удостоверения: при загранкомандировках оно заполняется только если предстоит поездка в станы СНГ и в паспорте не делают никаких отметок при пересечении границы.

«Все  документы, подтверждающие командировочные  расходы на иностранном языке  должны быть, дословно переведены на русский язык. На территории России официальное делопроизводство ведется только на русском языке» [9, 36 п.9]. Средства потраченные на перевод можно включать в расходы организации.

Командировочные расходы отражаются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Зачастую из-за  этого образуются курсовые разницы, которые списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 71. В зависимости от того, какая курсовая разница образовалась.

При положительный  курсовой разнице  Дебет 71 Кредит 91.

При отрицательной  курсовой разнице Дебет 91 Кредит 71.

Совсем  недавно Минфин России выпустил новые  нормы суточных и расходов на проживание для зарубежных командировок, они  начали действовать с 1 января 2005 года. Организация не может компенсировать работнику командировочные расходы , которые ниже указанных норм «фирма не вправе выплачивать меньше чем установлено Правительством РФ» [57 ст. 168]. А правительство уполномочило разрабатывать и вносить изменения в нормы суточных и расходы по найму помещения Минфин России [50].

Кроме того  Для расчета налога на прибыль, а также НДФЛ и ЕСН придется пользоваться нормами cуточных для загранкомандировок, установленными в двух разных нормативных документах. Так, приказ Минфина от 2 августа 2004 №64н определяет нормы суточных для расчета ЕСН и НДФЛ, а постановление правительства 8 февраля 2002 года №93 – для расчета налога на прибыль. Об этом говорится в [34].

Отражение расчетов с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы  предназначен Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". 
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. 
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). 
На практике счет 71 может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения. «Расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить» [35, п.,6]. В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.

Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных  лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме. В заключении приведу корреспонденцию Счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 
Рисунок 7.1.

Заключение. 

В данной работе были рассмотрены основные моменты  учета денежных средств и средств и расчетов с подотчетными лицами. Можно сказать, что учет на этих объектах, хоть и кажется на первый взгляд простым, на самом деле содержит массу подводных камней, которые очень часто влекут за собой плачевные последствия, как для организации так и для главного бухгалтера и бухгалтерии в целом. Я постаралась осветить сложные моменты учета, непростые ситуации. Рассказала об основных нормативно правовых документах, какими из них пользоваться и как правильно применять. Приведенные рекомендации, каков сейчас учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами я освещала в свете последних законодательных документов по состоянию на 1 января 2005 г.

Несмотря  на все это масса проблем и  вопросов была еще не раскрыта, так  как темы эти очень обширны, да и постоянно меняющееся законодательство, не дает уверенности в том, что завтра учет будет таким же.

Поэтому я считаю, что темы учета денежных средств, особенно в иностранной  валюте, учета  расчетов с подотчетными лицами в перспективе дальнейшего  исследования специалистами по бухгалтерскому, налоговому, финансовому учету. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список.

1. Алешина Е.И. Лимит остатка в кассе. Особые ситуации.//Главбух. 2004- № 22-С.65-72.
2. Воронцов Л.Д. Письменные разъяснения чиновников. Инструкция по применению.// Главбух. 2004- № 21-С. 77-80
3. Годовой отчет 2004. Под общей редакцией Селиванова А.Н. Издательский дом «Главбух». Москва 2004. С.24-25, 75-76, 182-201.
4. Гражданский кодекс РФ, в последней редакции.
5. Дементьева С. Оглянуться не успели, как МСФО пришли.//Двойная запись. 2005-№1-С.008
6. Дроздов А. Авансовые отчеты и проблемы с ними связанные.//Двойная запись. 2004-7-С.040-042
7. Заровнядный И.А. Как избежать сложностей, покупая товары через подотчетников.//Главбух. 2004-№ 9-С.42-48
8. Закон РФ от 09 октября 1992 г. № 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле».
9. Закон РСФСР от 25..10.1991 г. № 1807-1.
10. Инструкция Банка России от 30 марта 2004 г. № 111-и «Об обязательной продаже валютной выручки на внутреннем валютном рынке Российской Федерации».
11. Исанова А. Поездки за границу в свете нового приказа.//Двойная запись. 2005-№1-С.044-046
12. Исанова А.С. С наличкой аккуратнее иначе штрафов не избежать.//Двойная запись. 2004-№ 08-С.047-049
13. Кодекс об административных правонарушениях (КоАПФ РФ).
14. Кузьмина Е.Н. Азарова Ю.В. Документы операционной кассы.// Учет в торговле. 2004-№ 3-С.52-60
15. Лазовой Г. Командировка: спорные вопросы.//Двойная запись. 2004-№ 08-С.036-037
16.   Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.95г. № 49
17. Мещярикова Е.И. Как защитить свои интересы при проверке оприходования выручки.//Главбух. 2004-№ 17-С.59-64
18. Мещярикова Е.И. Участились проверки ККТ: отстоять права и снизить штраф.//Главбух. 2004-№ 16-С.56-64
19. Мясников О.А. Банковский счет заблокирован? Фирма может отстоять свои деньги.//Главбух. 2004-№ 2-С.76-80
20. Налоговый кодекс Российской федерации, часть первая и часть вторая.
21. Новые правила валютного регулирования. Новые правила продажи валют// Главбух. 2004-№ 12-С.10-14
22. Огиренко Д.В. Способы избежать ККТ при продаже за наличные.//Главбух. 2004-№ 14-С.50-52
23. Огиренко Е.А. Загранкомандировки: последние нововведения.//Главбух. 2004-№ 18-С.17-24
24. План счетов и инструкция по его применению, утверждены Министерством финансов РФ от 31..10.2000 г. № 94н.
25. Письмо Министерства финансов России от 05.01.2004 г. № 16-00-17/2.
26. Письмо Министерства по налогам и сборам № 33-0-11/593 @.
27. Письмо Министерства по налогам и сборам № 33-0-11/609@ от 01.10.2004 г.
28. Письмо Министерства по налогам и сборам № 33-0-11/197@ от 10.03.2004 г.
29. Письмо Министерства по налогам и сборам № 33-0-11/320 от 05.05.2004 г.
30. Письмо Министерства по налогам и сборам № 33-0-11/492@ от 02.08.2004 г.
31. Письмо Министерства по налогам и сборам № 33-0-11/495@ от 04.08.2004 г.
32. Письмо Министерства по налогам и сборам № 33-0-11/581 от 15.09.2004 г.
33. Письмо  ФНС России № 10-4-03/5626@..
34. Письмо МНС РФ от 25 октября 2004 года от № 03-05-01-04/54.
35. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного приказом Министерства Финансов РФ 09.12.1998 г. № 60н, в редакции приказа Минфина РФ от 30.12.1999 г. № 107н.
36. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденного приказом Министерства Финансов РФ 06.07.1999 г. № 43н.
37. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Министерства Финансов РФ 06.05.1999 г. № 32н, в редакции приказа Минфина от 30.12.1999 г. 107н, от 30.03.2001 г. № 27н.
38. Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного приказом Министерства Финансов РФ 19.11.2002 г. № 114н
39. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ4/99, утвержденно приказом Министерства Финансов от 06.07.1999 г. № 43н.
40. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 7/98, утвержденного приказом Министерства Финансов РФ.
41. Положение Центрального банка РФ от 09.10.2002 г. № 199-П. «О порядке проведения кассовых операций».
42.   Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации,  утвержденного положением Банка России от 05.01.1998 г. № 14-П.
43. Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (утверждено советом директоров Банка России от 19 декабря 1997 г. № 47).
44.   Положение Банка России от 25.06.1997 г. № 162 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».
45.   Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
46. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 5
47. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
48. Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729
49. Постановление Правительства от 08.02.2002 08.02.2002 г. № 93.
50. Постановление правительства РФ от 01.12.2003 г. № 1261.
51.   Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержден решением совета директоров Центрального банка России от 22.09.1993 г. № 40.
52.   Приказ Министерства финансов РФ от 22.07.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности»
53. Приказ Минфина России от 24 ноября 2004 г. № 106н (зарегистрирован Минюстом России 14 декабря 2004 г. № 6187).
54.   Приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н  «О нормах суточных и расходов на проживание для зарубежных командировок».
55. Скороходов М.В. Бухгалтерский путеводитель по командировкам.//Главбух. 2004-№ 16-С.20-26
56. Третьякова А. Валютные операции в соответствии с законами.//Двойная запись. 2004-№ 08-С.047-049
57. Трудовой кодекс РФ.
58. Указ ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У. «О предельных расчетах наличными между юридическими лицами».
59. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
60. Федеральный закон от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
61. Федеральный закон от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
62. Шнейдман Л.З. Интервью об МСФО.//Главбух. 2004-№ 19-С. 8-9.