Финансовый учет

3. Учет кассовых  операций в рублях  и иностранной  валюте. 

     Прием и выдачу наличных денег,  оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, ревизию  кассы и контроль за соблюдением  расчетно-кассовой дисциплины производят  в соответствии: с Положением о правилах организации наличного денежного обращения [42] (далее Положение 14-П), и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации [51] (далее  порядок 40). Постановление Госкомстата России [45] утверждены формы первичной документации кассовых операций, обязательные для всех предприятий.

Касса и предъявляемые  к ней требования.

    Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.   

Предприятие создает условия, необходимые для  обеспечения сохранности денежных средств, в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк, согласно, Порядка № 40. Для кассы выделяют особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом и опечатывает Предприятие должно иметь одну кассу, но если предприятие имеет большое количество подразделений, находящихся на различных территориях, то в тех предприятиях должны быть оборудованы кассы-филиалы.

Кассир  – должностное лицо, непосредственно  выполняющее кассовые операции.  При назначении кассира на работу с ним заключается договор  о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника.

Лимит кассы и оформление кассовых операций.

    Количество наличных денег в кассе предприятия ограничивается установленными лимитами банков. Ограничение по хранению денег в кассе установлено для любой «налички» - не важно, выручка это или иные средства. Исключение составляют лишь суммы, предназначенные для зарплаты, социальных пособий и стипендий. Однако и эти деньги можно держать в кассе не более трех рабочих дней. Впрочем, предприятиям расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, на это отводится пять дней. Но в любом случае в этот срок входит день, когда деньги были получены в банке, пункт.2.6 Положения № 14-П. Остальные суммы превышающие лимит, надо в конце каждого рабочего дня сдавать в банк.

Лимит наличных утверждается на год. Для этого  составляется Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы  и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей  в кассу по форме 0408020 (приложение 1). После заполнения формы 0408020, она передается в банк, обслуживающий фирму. Если же предприятие работает сразу с несколькими банками, то расчет можно представить в любой из них. После того как лимит будет установлен, уведомление об этом нужно направить в остальные кредитные организации, где открыты расчетные счета.

Правила, по которым лимит определяется для  головного предприятия и его  филиалов, зависит от того, есть у  подразделений балансы и расчетные  счета или нет. Если есть, то лимит кассы утверждают для каждого филиала в обслуживающем его банке. В другом случае, определяется единый лимит для всей организации. Кроме того, приказом руководителя можно распределить единый лимит между головной организацией и ее подразделениями. Возможно увеличение лимита в течении года, если обороты организации увеличились, согласно пункта 2.5. Положения 14-П, но изменяют лимит опять же по согласованию с банком.

      Наличные деньги поступают в  кассу предприятия с расчетного  счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу оформляют по приходным кассовым ордерам (приложение 2), который выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия. К приходному ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). Запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления.

     Наличные деньги выдают из  кассы на основании расходных  кассовых ордеров (приложение 3) или  других документов (платежных ведомостей),  заменяющих расходный кассовый  ордер. Все документы на выдачу  денег должны быть подписаны  руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами, после чего они передаются кассиру для исполнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Соответствующим образом оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены или набраны на компьютере, Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются. Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

     Заработную плату, пособия по  временной нетрудоспособности и  премии кассир выплачивает по  платежным ведомостям. На титульном  (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы прописью. По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий, кассир в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, делает пометку "Депонировано", затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер, и указывается в платежной ведомости.

    Наличные деньги, полученные в  банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера. Порядок, в котором следует оформлять передачу денег инкассаторам, предусмотрен Положением Центрального банка [41].

   Все приходные и расходные  кассовые ордера и документы,  заменяющие их, должны иметь регистрационный  номер, то есть все первичные  кассовые документы подлежат  обязательной регистрации. Журнал  регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств. (Приложение 4).

     Все кассовые операции по каждому  приходному или расходному кассовому

ордеру  или заменяющим их документам отражаются в кассовой книге. Кассовая книга — это учетный регистр, для отражения движения наличных денежных средств, в кассе предприятия и операций по их поступлению и выдаче. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть

пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью  и заверена надлежащим образом.    Записи в кассовой книге производятся кассиром,  после получения или  выдачи денег по каждому кассовому  ордеру или другому документу. В  конце рабочего дня подсчитываются итоги операций и выводится остаток денег в книге. Кассовую книгу кассир ведет в 2-х экземплярах под копирку. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, служат отчетом кассира и передаются в бухгалтерию предприятия вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления, сделанные корректным способом, подписываются кассиром и главным бухгалтером. Контроль, за правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.  При приеме отчета кассира, бухгалтерия, осуществляющая контроль за кассовыми операциями, тщательно проверяет отчет и все приложенные документы, расписки, правильность сумм. Можно вести кассовую книгу на ЭВМ (также по 2 экземпляра), в хронологическом порядке. В конце месяца должно печататься количество страниц за месяц, в конце года — за год. Кассир после получения машинограмм проверяет их правильность, подписывает и отдает в бухгалтерию. По окончании календарного года машинограммы брошюруются, общее количество листов заверяется главным бухгалтером, книга опечатывается.

На предприятиях, где работают несколько кассиров, их работу координирует старший кассир, который перед началом рабочего дня выдает кассирам авансом необходимые для расходных операций суммы наличных денег под расписку в книгах учета принятых и выданных денег по форме КО-5, которые открывают на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают выручку старшему кассиру под расписку в книге, остаток наличных денег, приходные и расходные кассовые документы.

     Бухгалтерская обработка отчета  кассира заключается в тщательной  проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

Операционная  касса предприятия. ККТ и бланки строгой  отчетности.

    В настоящее время, продавая  товары в розницу физическим  лицам, либо юридическим лицам  и индивидуальным предпринимателям за наличный расчет не обойтись без применения ККТ. Применение кассовой техники связано с заполнением соответствующих документов. В общем случае при наличных и приравненных к ним расчетах надо действовать по схеме (Приложение 5).

Основной  документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе, - журнал кассира-операциониста  по унифицированной форме КМ-4. Его  заводят для каждого кассового  аппарата отдельно. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведет кассир-операционнист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операционниста, руководителя и главного бухгалтера.

Покупатель, может вернуть товар, в зависимости  от дня возврата, в день продажи  или позже, сумму возврата кассир оформляет из кассы и отражает в графе 15 журнала, и составляет акт по форме КМ-3 (приложение 6), либо по расходному кассовому ордеру из основной кассы предприятия с приложением заявления на возврат денег и накладной на возврат товара.

Еще одним документом, который нужно заполнять, является справка-отчет кассира-операционниста (Приложение 7).

В конце  рабочего дня кассир заполняет этот документ в одном экземпляре, где  отражает показания счетчиков ККТ  на начало и конец рабочего дня (смены), сумму выручки, а также сумму денег, возвращенную покупателям. Отчет подписывает кассир-операционнист и сдает в бухгалтерию организации вместе с выручкой за день и распечатанным Z-отчетом.