Финансовый учет

В процессе инвентаризации кассы осуществляется так же проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое  использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам;  наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Согласно  Плана счетов бухгалтерского учета  и методических рекомендаций о порядке  формирования показателей бухгалтерской  отчетности организаций, выявленные при  инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и отражаются в составе внереализационных доходов.

При выявлении  излишков бланков документов строгой  отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности»  в условной (номинальной) оценке. В  случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам и документам отражается их фактическая стоимость. Сумма недостающих бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006. Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение  суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, или в кассу  организации.

При отсутствии конкретного виновного лица сумма  недостачи денежных средств, ранее  отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается:

Дебет 91.2 «Прочие расходы»   Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты  инвентаризации наличных денежных средств  и документов в кассе оформляются  актом инвентаризации наличных денежных средств форма № ИНВ-15(Приложение 8), в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех).

Для отражения  результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности и  выявления количественного расхождения  их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг  и бланков документов строгой отчетности форма  № ИНВ-16.

   Согласно положения № 14-П [42], банк вправе проверять не реже  одного раза в два года, как  предприятие ведет кассовые операции  и работает с наличностью. В  ходе  проверки банк контролирует: полноту оприходования денег,  полученных с расчетного счета; полноту сдачи денег в банк для зачисления на расчетный счет; расходование наличных, поступивших в кассу, на цели, согласованные с банком; соблюдение установленной предельной суммы расчетов наличными между юридическими лицами; соблюдение на каждый день проверяемого периода установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе; ведение кассовой книги и других кассовых документов; По результатам проверки банк оформляет справку по форме 0408026, приведенную в приложении 8[42]. 

В случае, когда проверкой выявлены факты  нарушений порядка работы с наличностью, первый экземпляр справки направляется банком налоговому органу по месту  учета предприятия.

  Нарушения  при  учете кассовых  операций и ответственность. 

    Что бы выяснить, не занизила ли организация налоги, не включив, например, в выручку какие-либо поступления, ревизоры просматриваются обороты по 50-му счету, проверяются кассовые документы. И если ревизор обнаружит нарушения кассовой дисциплины, фирме придется заплатить административные штрафы в размере от 40 до 50 тысяч рублей на организацию и от 4 до 5 тысяч на директора [19, статья 15.1].

Ответственность, в первую очередь, установлена за расчеты наличными деньгами с  другими организациями сверх  установленных норм. На сегодня предел таких расчетов составляет 60 тысяч рублей по одной сделке [58]. Второе нарушение тоже касается лимита, но уже не расчетов, а остатка денег в кассе В кассе может оставаться не больше, чем разрешено обслуживающим банком. [51 п.5, 43 п.2.5]

Кстати, если инспектор увидит, что использовали наличную выручку на цели, не согласованные с банком, которым установлен лимит остатка, наказать он не сможет. Данное нарушение под административную ответственность не попадает. Единственное, что грозит фирме, это замечание со стороны работника банка, пришедшего для проверки кассовой дисциплины.

Третье  нарушение, за которое полагается штраф, это несоблюдение порядка хранения наличных денег. Что понимать под  этим порядком? Организация должна иметь у себя кассу, точнее изолированное помещение, «предназначенное специально для приема, выдачи и временного хранения денег» [51 п.29]. Получается, что при отсутствии такого помещения можно говорить о нарушении кассовой дисциплины. Именно так и рассуждают ревизоры, предъявляя в этом случае санкции. Однако фирма, сославшись на незначительность правонарушения, может отсудить штрафы, что на практике нередко удается.  Кстати, даже имея специальное помещение для кассы, нельзя гарантировать, что ревизоры не заявят о нарушении порядка хранения денег. На практике основанием для штрафа является даже самая незначительная деталь. Например, сейф не прикреплен к полу и стенам стальными ершами. Или отсутствие в кассе дополнительной двери в виде стальной решетки, открывающейся внутрь помещения. И, наконец, административная ответственность полагается за то, что организация не приходует (либо приходует не в полном объеме) в кассу выручку. Самый простой для ревизоров способ обнаружить это непосредственно в ходе проверки - сопоставить данные фискальных отчетов с записями в книге кассира-операциониста, кассовой книге и соответственно с данными бухгалтерского учета. Обнаружив, что в фискальных отчетах зафиксирована большая сумма, фирму оштрафуют за неполное оприходование выручки.

Как видим, ситуаций, при которых предприятие и директора могут оштрафовать, немало. Но у организаций есть существенное подспорье. Дело в том, что «срок вынесения постановления по делу об административном правонарушении - два месяца со дня его совершения» [13, ч. 1 ст.14.5]. 

Отдельно стоит сказать и проверках применения  ККТ и ее применения. Процесс проверки ККТ схематично можно представить так  

Рисунок 3.2.

При визуальном контроле, если обнаружиться что продавец не выбил чек, то нарушение сразу же оформляется протоколом. Однако зачастую инспекторы не только наблюдают, но и делают контрольную покупку , что является неправомерным. Затем уже инспекторы переходят к документальной проверке и осмотру самого аппарата, предъявив должностному лицу предприятия удостоверения и поручение на проверку.

Ход проведения проверки фиксируют в акте, при  нарушениях составляется еще и протокол об административном правонарушении. Причем на фирму протокол составляется при любом правонарушении, а иногда и на руководителя фирмы, на кассира такую бумагу оформляют только в случае если он не пробил чек, или занизил в чеке стоимость товара. После подписи акта и протокола, дачи объяснений причин нарушений, выносится решение об административном штрафе. Штраф за неприменение ККТ, для фирмы составляет 30 000-40 000 руб, для должностных лиц 3000-4000 руб., а для граждан (продавец, кассир.) 1500-2000 руб. Недавно Президиум ВАС сразу в двух своих постановлениях: от 03.08.2004 г. № 6902/04 и от 13.08.2004 г. № 5940/04, пришел к неутешительному выводу. Если кассир не выбил чек, ответственность должен нести не только он, но и фирма. 
 
 
 
 
 
 
 

4. Учет переводов  в пути. 

    Для обобщения информации о  движении денежных средств в  рублях и иностранных валютах,  предназначен Счет 57 "Переводы в пути", т.е. денежных сумм, внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы и т.д., но еще не зачисленные по назначению. Основанием для принятия на учет по счету 57 сумм, являются квитанции сберегательной кассы, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.п.

Движение  денежных средств (переводов) в иностранных  валютах учитывается на счете 57 обособленно. Счет 57 "Переводы в пути" корреспондирует со  следующими счетами:

Рисунок 4.1.

Зарубежная  практика, как правило, не знает этого  счета, ибо если деньги сданы инкассатору  или на почту, то банк, как правило, уже принял деньги на ответственность за переданные суммы, а почта гарантирует неизбежность перевода. Поэтому, минуя этот счет, сданные деньги сразу же зачисляются на счета 51 "Расчетные счета" и/или 52 "Валютные счета".

В нашем случае счет 57 "Переводы в пути", в сущности, счет транзитный, он означает, что деньги уже сданы, но до банка еще не дошли. И при этом всегда есть конкретное лицо - инкассатор или почтовое отделение, отвечающее за их сохранность. Ведение этого счета у нас обусловлено двумя причинами: давней отечественной традицией и тем, что записи по счетам должны выполняться на основании банковских выписок. Когда это правило будет отменено, тогда и надобность в счете 57 "Переводы в пути" отпадет.