Економіко-правовий аналіз нормативної бази з обліку грошових коштів

Документування  господарських операцій

В процесі документування обліку МШП, як і будь-яких інших  об'єктів, розрізняють документи  бухгалтерського і оперативного обліку.

До первинних документів бухгалтерського обліку відносять документи, якими оформлюється : нарахування зносу, відпуск предметів у виробництво, їх списання тощо.

Документи оперативного обліку – це документи, які відображають передачу зазначених предметів в ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу МШП працівникам та їх повернення тощо.

Звичайно, оперативний і  бухгалтерський облік тісно пов’язані  та є складовими частинами єдиної системи, але такий розподіл первинних  документів на документи бухгалтерського  та оперативного обліку є важливою передумовою правильного та ефективно  функціонуючого графіка документообігу на підприємстві.

Форми первинних документів, які застосовуються для обліку руху МШП, затверджено Наказом Міністерства статистики України від 22.05.96 р. № 145 (ф. МШ-1, МШ-8), Наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 р. № 193 (ф. № М-4, М-8, М-9, М-11, М-12).

Нижче наведена таблиця із зазначенням первинних документів з обліку МШП та особливостями  їх застосування (таб _).

Таблиця

Первинні документи  з обліку МШП

№ форми	Назва форми	Призначення документу
1	2	3
МШ-1	Відомість на повернення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)	Використовуються для  обліку зміни запасу інструментів (пристроїв) на тих підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного обмінного фонду. Відомість складається  при необхідності заміни постійного запасу інструментів (пристроїв), на підставі її даних вносяться зміни до карток складського обліку (ф.№ М-12)
МШ-2	Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів	Використовується для  обліку МШП, які були видані під розписку працівнику для тривалого користування. Заповнюється на кожного працівника, який одержав МШП.
МШ-3	Замовлення на ремонт або  заточування інструментів (пристроїв)	Застосовується для обліку інструментів (пристроїв), які передаються  на заточування та ремонт. Характерна для тих підприємств, де заточування  і
1	2	3
		ремонт проводяться в  централізованому порядку.
МШ-4	Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів	Застосовується для обліку зіпсованих і втрачених МШП. При пред’явленні працівником  акта вибуття замість непридатного чи втраченого предмета йому видається  придатний, що записується в формі  МШ-2 „Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів”. Акт вибуття додається  до актів на списання (ф.№ МШ-5 і  № МШ-8)
МШ-5	Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придатні	Застосовується для оформлення списання інструментів (пристроїв), що стали непридатними, та обміну їх на придатні на тих підприємствах, де облік  ведеться за принципом встановлення постійного обмінного фонду. Складається  на підставі актів вибуття (ф. № МШ-4). Виданий інструмент (пристрій) в порядку обміну за актами в картці обліку матеріалів (ф. № М-12) не відображається.
МШ-6	Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв	Використовується для  обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються працівникам  підприємства для індивідуального  користування.
МШ-7	Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв	Застосовується для обліку видачі спецодягу, спецвзуття працівникам  підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами, а також  для обліку приймання від працівників  спецодягу, спецвзуття на прання, дезинфекцію, ремонт та зберігання. Форма заповнюється окремо на видачу і повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів
МШ-8	Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів	Застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів  по закінченню строку носіння, інших  малоцінних та швидкозношуваних предметів  і здавання їх до комор для утилю. Акт складається на підставі разових  актів вибуття ( ф.№ МШ-4)

Надходження МШП на підприємство здійснюється на підставі відвантажувальних  документів постачальників.

На МШП, що надійшли, відкривається  картка складського обліку (ф. №  М-17).

Передача зі складу в експлуатацію МШП оформлюється актом передачі МШП в експлуатацію.

Дані первинного обліку МШП  узагальнюються в оборотних відомостях.

Отже, існуюча сукупність форм первинної документації з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів  дає можливість побудови такої системи  обліку, яка б відповідала масштабам  підприємства, його організаційно –  структурній формі та об’єктивним  умовам функціонування.

Документування  господарських операцій, пов'язаних з рухом готової продукції

Випуск продукції з  виробництва та передача й на склад  оформлюється накладними, відомостями, приймально-здавальними документами, актами приймання, в яких вказується дата, шифр цеху І складу, найменування продукції, номенклатурний номер, одиниці  виміру, кількість, ціна за одиницю  Вони виписуються в двох примірниках, один з яких призначений для здавальника, а Інший залишається на складі Кількість виробів, що оприбутковуються на склад, їх вага та обсяг вимірюються, підраховуються і, при необхідності, зважуються.

Для обліку випуску готових  виробів з виробництва бухгалтерія  складає відомість випуску готової  продукції, зданої на склади підприємства, в натуральному І вартісному вираженні  Дані цієї відомості використовують дяя контролю за виконанням завдання по обсягу виробництва І для бухгалтерських записів на рахунках синтетичного обліку.

Накопичувальні відомості  випуску готової продукції (в  натуральному і вартісному вираженні) і накопичувальні відомості відвантаженої  продукції заповнюються на підставі первинних документів протягом місяця.

Ціна проставляється на підставі номенклатури - цінника, наявність якого  є однією j важливих умов організації  обліку готової продукції В ньому  вказується вид кожного виробу, його відмінні ознаки (модель, артикул, марка, фасон тощо), привласнений йому код, сукупний номенклатурний номер, що закріплюється  на весь час виробництва І збуту  продукції на даному підприємстві, та облікові ціни.

При використанні ЕОМ в  бухгалтерському обліку, крім номенклатури-цінника, розробляється комплекс довідників продукції, яка оподатковується  та не оподатковується різними видами податків, довідники середньоквартальної  та середньорічної собівартості, платників  га вантажоодержувачів. У вигляді  довідників формалізуються І способи  визначення суми рахунку за продукцію, відвантажену на внутрішній ринок та на експорт. В довідниках зазначається найменування виробу, коди видів товарної продукції, вироби та змінні параметри (ціна, собівартість, ставки податків тощо). Всі ці дані записують на машинний носій Інформації та використовують для оперативного управління запасами продукції І для складання  відповідної внутрішньої звітності.

В залежності від виду випуск готової продукції з виробництва  оформлюється та відображається в обліку по-різному Якщо продукція має  речовий характер (виріб), то це означає, що й потрібно передати на склад  В такому разі оформлюються первинні документи і використовуються бухгалтерські  рахунки, показані на рис

Рис _ Облік випуску  готової продукції, що здається на склад І має кількісні та якісні характеристики

Якщо продукція не має  натуральних параметрів — робота (ремонт) або послуга (транспортні  послуги), - то в бухгалтерському  обліку випуск рівнозначний передачі продукції замовнику, і тому факт випуску відображається в бухгалтерському обліку таким чином, як показано на рис _

Рис Облік випуску  готової продукції, що не здається на склад І не має кількісних та якісних  характеристик

Відпуск (відвантаження) продукції  покупцю оформлюється видатковими  накладними, приймально-здавальними  актами п зазначенням номера накладної  і дати оформлення, номера і дати договору з замовником, назви та реквізитів замовника, одиниць виміру, кількості, оптової ціни і вартості.

Документування  господарських операцій, пов'язаних з рухом товарів

Рух непродовольчих товарів  господарюючого суб'єкта оформлюється наступними документами: товарно-транспортними  накладними, рахунками-фактурами, прибутково-видатковими  накладними, свідоцтвом про якістьтовару, сертифікатом відповідності державній  системі сертифікації або завіреною  постачальником копією сертифікату  відповідності на товар (якщо він  підлягає обов'язковій сертифікації).

На всі продовольчі  товари господарюючий суб'єкт повинен  мати товарно-транспортні накладні, прибутково-видаткові накладні, приймальні акти, документи, що підтверджують відповідність  якості товару вимогам нормативних  документів. Для імпортних товарів - сертифікати, викладені на українській (російській) мовах або на мові країни-експортера. Вони повинні бути завірені печаткою постачальника.

Порядок документального  оформлення надходження та відпуску товарів аналогічний виробничим запасам та готовій продукції.

Документи з обліку операцій з готівкою

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми  яких затверджені Мінстатом України  за згодою з НБУ І Мінфіном України, І які повинні застосовуватись  без змін на всіх підприємствах незалежно  від їх відомчої підпорядкованості  та форми власності:

- КО-1 "Прибутковий касовий  ордер", (див. додаток _)

- КО-2 "Видатковий касовий  ордер", (див. додаток _)

- КО-3, За "Журнал реєстрації  прибуткових та видаткових касових  документів",

- КО-4 "Касова книга", (див. додаток _)

- КО-5 "Книга обліку  прийнятих та виданих касиром  грошей"

Касові ордери - це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням

Оприбуткування готівки  в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО) підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами.

При цьому особі, яка здала  гроші, після отримання їх касиром  видасться квитанція, підписана  головним бухгалтером та касиром. ПКО  в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен  мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного  бухгалтера і касира.

Підприємства й індивідуальні  підприємці, які здійснюють розрахунки з споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку з допомогою належним чином зареєстрованих електронних  контрольно-касових апаратів (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, як документ, що підтверджує оприбуткування готівки. Готівкові розрахунки з покупцями і замовниками через ЕККА здійснюються, як правило, в операційних касах. Електронні контрольно-касові апарати і товарно-касові книги не застосовуються при проведенні розрахунків у касах на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності, де проводяться ці операції з оформленням прибуткових ордерів з виданням відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку.

Товарний чек використовується при розрахунках з покупцями і замовниками по реалізації продукції, товарів, робіт або послуг під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії, коли видача касового чека неможлива. Виписку товарного чека, його відображення в товарно-касовій книзі (ТКК) і його видання покупцеві здійснює матеріально відповідальна особа (касир).

Отримання грошей з банку  здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому  чеку, виписаному на її ім'я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень у чеках не допускається. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

Витрачання готівки з  каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах - заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов'язковим. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир вимагає пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку та особистий підпис власника.

На операцію по здачі грошей до банку касир, крім видаткового  касового ордеру, також оформлює об” яву на внесок готівкою в якій вказує дату операції, хто здає кошти І через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами І прописом, призначення внеску, номер власного рахунку Об'ява складається з трьох частин Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата  допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться  касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, Із зазначенням строків видачі грошей І суми прописом В аналогічному порядку може оформлюватись І разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби тощо), а також видача в підзвіт на витрати, пов'язані Із службовими відрядженнями, декільком особам По закінченні трьох робочих днів, які встановлені дія виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові  касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів(форма № КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої І витраченої підприємством Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження  і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Кожне підприємство, що має  касу, веде тільки одну касову книгу  в національній валюті, яка повинна  бути пронумерованою, прошнурованою  і опечатаною сургучною або мастичною  печаткою. Кількість аркушів в  касовій книзі підтверджується  підписами керівника і головного  бухгалтера цього підприємства або  вищестоящого органу.

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Записи в касовій книзі  здійснюються у 2-х примірниках через  копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються  в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами  касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій  книзі забороняються Зроблені виправлення  завіряються підписами касира І  головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.