Документооборот в бухгалтерском учете

    Некоторые особенности порядка хранения БСО  установлены также Инструкцией N 196.

    Так, приходно-расходная книга по учету  бланков строгой отчетности может  вестись на машинных носителях. При  этом должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии (п. 9 Инструкции N 196).

    Списанные БСО оставляются на хранение в  той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трехдневный срок акт на списание бланков строгой отчетности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководитель организации утверждает акт в течение пяти дней после его получения (п. 17 Инструкции N 196).

    Обработанные  вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документам подбираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) можно хранить непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений (подп. 6.4 Положения N 105).

    Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив  обеспечивает главный бухгалтер (подп. 6.6 Положения N 105). 

8.1. Архив  организации 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Любая организация или учреждение должна иметь архив                  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Правила N 5 регламентируют деятельность ведомственных архивов и архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики. В документе изложены:

    - правовые основы деятельности, задачи  и функции архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам  дел;

    - методика проведения экспертизы ценности документов;

    - порядок формирования и оформления  дел, уничтожения документов временного  хранения, составления научно-справочного  аппарата к документам архива, учета, обеспечения сохранности  и использования документов, а  также другие вопросы, связанные с работой указанных архивов. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Архив   негосударственного   предприятия,  организации  и  учреждения│

│принимает  и  постоянно  хранит  архивные  документы  своего предприятия,│

│организации  и учреждения (подп. 1.3 Положения  об архиве). Архив создается│

│как  самостоятельное подразделение, возглавляемое  заведующим архивом, либо│

│его    функции   распорядительным   документом   возлагаются   на   лицо,│

│ответственное за ведение архива (подп. 1.4 Положения об архиве)          │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    В своей работе архив учреждения, организации, предприятия руководствуется законодательством, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации, предприятия, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству и Положением об архиве.

    В архив поступают:

    - законченные делопроизводством  документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности  структурных подразделений учреждения, организации, предприятия, документы  временного (свыше 10 лет) срока  хранения, необходимые в практической  деятельности, документы по личному составу;

    - документы постоянного хранения  и по личному составу учреждений-предшественников;

    - документы постоянного хранения  и по личному составу ликвидированных  учреждений, непосредственно подчиненных  данной организации;

    - личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

    - научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые документы, видеофонограммы  и другие виды специальных  документов (для хранения этих  документов создаются, как правило,  специальные архивы);

    - служебные и ведомственные издания;

    - научно-справочный аппарат к документам  архива (п. 2 Положения об архиве).

    Выдача  первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера (подп. 6.6 Положения N 105). 

8.2. Сроки  хранения бухгалтерской

и управленческой документации 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Сроки    хранения   бухгалтерской   и   управленческой   документации│

│установлены  Перечнем N 38                                                │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Перечнем N 38 надлежит руководствоваться работникам государственных и ведомственных  архивов, служб документационного  обеспечения управления, членам экспертных комиссий при подготовке схем классификации документов, номенклатур дел, разработке ведомственных перечней документов, проведении экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению, формировании и описании дел, формировании архивов, переработке описей дел архивных фондов. Нормы Перечня N 38 обязательны к исполнению в организациях независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности, а также видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве (п. 2 Положения N 38). То есть при ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях они должны храниться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

    Документы, относящиеся к разделу "Бухгалтерский учет и отчетность", и сроки их хранения приведены в гл. 7 Перечня N 38. Например, годовые и квартальные отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним должны храниться в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, соответственно 10 лет и 3 года. Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты) - не менее 1 года после проведения комплексной налоговой проверки. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Срок  хранения  документов исчисляется  с 1 января года, следующего за│

│годом  окончания их делопроизводством                                     │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую  статью в Перечне N 38, проводить полистный  просмотр дел. Отбор дел (документов) на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается (п. 4 Положения N 38). 

8.3. Хранение  документов при ликвидации негосударственных

организаций, не имеющих правопреемника 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    При    ликвидации    негосударственных    организаций,   не   имеющих│

│правопреемника,  органы, зарегистрировавшие их, обязаны  принять по описям│

│на хранение документы этих юридических лиц (подп. 1.7 Правил N 5)        │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Так, например, документы, сроки хранения которых согласно Перечню N 38 не истекли, должны быть переданы в Национальный архивный фонд, который состоит из государственной и негосударственной частей. В состав последней входят архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

    - общественных объединений с момента  введения их регистрации в  установленном законом порядке;

    - религиозных организаций, образовавшихся  после отделения церкви от государства;

    - иных юридических лиц негосударственной  формы собственности, кроме архивных  фондов и архивных документов, отнесенных к государственной  части Национального архивного  фонда;

    - физических лиц (документы личного  происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.) (ст. 6 Закона N 3277-XII).

    Например, лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы всех организаций или учреждений должны храниться в течение 75 лет. Поэтому, если организация существует менее такого срока, практически все указанные документы должны быть сданы в Национальный архивный фонд. 

Приложение 1 

ПЕРЕЧЕНЬ  БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ, ВКЛЮЧЕННЫХ

В ЭЛЕКТРОННЫЙ  БАНК ДАННЫХ ОБ ИЗГОТОВЛЕННЫХ И РЕАЛИЗОВАННЫХ

БЛАНКАХ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬНЫХ ЗНАКАХ 

    1) товарно-транспортная накладная  типовой формы ТТН-1 и специализированной  формы ТТН-1.

    Примечание. С 1 мая 2009 г. применяется типовая  форма ТТН-1 "Товарно-транспортная накладная", утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 192; 

    2) товарная накладная на отпуск  и оприходование товарно-материальных  ценностей типовой формы ТН-2 и  специализированной формы ТН-2.

    Примечание. С 1 мая 2009 г. применяется типовая  форма ТН-2 "Товарная накладная", утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 192; 

    3) приходный кассовый ордер формы  КО-1;

    4) талон формы 20-ФС;

    5) счет-фактура по налогу на добавленную  стоимость формы СФ-1;

    6) приходный кассовый ордер формы  КО-1в;

    7) квитанция формы КВ-1;

    8) международная товарно-транспортная  накладная "CMR";

    9) комплект квитанций формы 0402370004 (квитанция, ордер, уведомление);

    10) накладная - приходный ордер на  отпуск ценностей за наличный  расчет. Специализированная форма  РП-4;

    11) туристический ваучер;

    12) квитанция-накладная на отпуск  лесопродукции за наличный расчет. Форма КН-1 (лес);

    13) отчет по отпуску нефтепродуктов  по электронным картам и оказанию  услуг. Специализированная форма  НП-АЗС;

    14) приемная квитанция на закупку  скота, птицы и кроликов в сельскохозяйственных предприятиях. Специализированная форма ПК-1 (скот);