Документооборот в бухгалтерском учете

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Электронный  документ  состоит  из двух неотъемлемых частей - общей  и│

│особенной:                                                               │

│    -   общая   часть  состоит  из  информации,  составляющей  содержание│

│документа. К общей части относится и  информация об адресате;             │

│    -  особенная  часть  состоит  из  одной  или  нескольких  электронных│

│цифровых подписей                                                        │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

    Для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа, подтверждения его подлинности  и целостности предназначена  электронная цифровая подпись (ч. 1 ст. 12 Закона N 357-З) - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.

    Информация, составляющая общую часть электронного документа, удостоверяется электронной  цифровой подписью с использованием личных ключей подписей лиц, удостоверяющих этот документ (ч. 2 ст. 12 Закона N 357-З). Владельцем личного ключа подписи является конкретное физическое или юридическое лицо, выработавшее этот ключ средствами электронной цифровой подписи, применив соответствующий ему открытый ключ проверки подписи (ст. 13 Закона N 357-З). 

6. Документы,  составляющие коммерческую тайну

    Часть документов организации может быть отнесена к документированной информации, составляющей коммерческую тайну.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Информация,   составляющая  коммерческую  тайну,  отвечает  следующим│

│требованиям:                                                             │

│    -   имеет   действительную  и  потенциальную  ценность  для  субъекта│

│хозяйствования по коммерческим причинам;                                 │

│    -    не    является    общеизвестной   или   общедоступной   согласно│

│законодательству;                                                        │

│    -  обозначается  соответствующим  образом  с осуществлением субъектом│

│хозяйствования  надлежащих  мер по сохранению ее конфиденциальности через│

│систему  классификации  информации  как  коммерческой  тайны,  разработки│

│внутренних  правил  засекречивания,  введения  соответствующей маркировки│

│документов   и   иных   носителей   информации,   организации  секретного│

│делопроизводства;                                                        │

│    -  не  является  государственным  секретом и не защищается авторским  и│

│патентным  правом;                                                        │

│    -   не  касается  негативной  деятельности  субъекта  хозяйствования,│

│способной  нанести ущерб интересам государства (п. 3 Положения N 670)     │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Коммерческую  тайну субъекта хозяйствования не могут  составлять:

    - учредительные документы, а также  документы, дающие право на  занятие предпринимательской и  отдельными видами хозяйственной  деятельности;

    - сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;

    - документы о платежеспособности;

    - сведения о численности и составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест (п. 4 Положения N 670).

    Содержание  и объем информации, составляющей коммерческую тайну, а также порядок  ее защиты определяет руководитель субъекта хозяйствования, который доводит их до работников либо лиц, имеющих доступ к таким сведениям (п. 5 Положения N 670).

    Работники субъекта хозяйствования и лица, заключившие  с ним гражданско-правовые договоры и имеющие доступ к его коммерческой тайне, принимают обязательство сохранять коммерческую тайну и без разрешения, выданного в установленном порядке, не разглашать сведения, ее составляющие. Данное обязательство дается в письменной форме при приеме на работу, заключении гражданско-правового договора либо в процессе его исполнения (п. 6 Положения N 670). 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Государственные  органы,  наделенные контролирующими функциями, имеют│

│право   в   пределах   своей   компетенции   знакомиться  с  информацией,│

│составляющей  коммерческую  тайну  субъекта  хозяйствования. Иные органы,│

│организации,   в   том   числе   средства   массовой  информации,  правом│

│истребования   у   субъекта   хозяйствования   информации,   составляющей│

│коммерческую тайну, не обладают (п. 10 Положения N 670)                  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

7. Внесение  исправлений в учетные документы 

    Все ошибки, возникающие в бухгалтерском  учете, можно классифицировать по пяти основаниям:

    - по умыслу (вольные, умышленные  и невольные, неумышленные);

    - по причинам возникновения (утомление,  небрежность, неисправность техники);

    - по последствиям (локальные и  транзитные);

    - по значимости (значимые и незначимые);

    - по месту возникновения (в тексте, в числах, в разноске);

    - по содержанию (по полноте, достоверности,  периодизации, корреспонденции, оценке, представлению).

    При обнаружении ошибок в первичных  документах, учетных регистрах или  бухгалтерской отчетности возникает необходимость исправления неверных данных. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Группа   первичных   документов,  содержащих  описание  хозяйственных│

│операций,  сопряженных  с  движением  наличных  или  безналичных денежных│

│средств,  -  кассовые  и  банковские документы - исправлению не подлежат.│

│Такие  документы полностью переоформляются                                │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    В иные первичные учетные документы исправления вносятся при выполнении следующих условий:

    - в тексте и цифровых данных  первичных документов и учетных  регистров подчистки и неоговоренные  исправления не допускаются;

    - исправление согласовывается с  участниками хозяйственных операций;

    - исправление подтверждается подписями  тех же лиц, которые подписали  документы;

    - указывается дата внесения исправлений  (статьи 9 и 10 Закона N 3321-XII).

    Ошибки  в первичных документах, созданных  вручную (за исключением кассовых и  банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (подп. 4.2 Положения N 105).

    Исправление ошибки в первичном документе  должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших  документ, с проставлением даты исправления (подп. 4.3 Положения N 105).

    В документах, являющихся бланками строгой  отчетности, исправления вносятся согласно п. 4 Инструкции N 196. Ошибочные записи исправляются методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее: путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, внесшим исправление, делается оговорка "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

    Внесенные исправления на счетах бухгалтерского учета отражаются согласно Инструкции N 83. Исправление первичных учетных документов и записей на счетах сопровождается бухгалтерской справкой.

    Пример 2. Вносятся исправления в авансовый  отчет, содержащий арифметическую ошибку и, как следствие, неверно отраженный в учете. 

                                                            ООО "Карусель" 

                          Бухгалтерская справка

                         от 15 сентября 2009 г. 

    В   авансовом отчете Крайнова У.Е.  N 289 от 19 марта 2009 г. обнаружена

арифметическая  ошибка:  при  определении  перерасхода  подотчетной  суммы

вместо 396000 руб. указано 330000 руб.

    Ошибка  исправлена  15  сентября  2009 г.  в авансовом отчете и журнале

регистрации  хозяйственных  операций  за  сентябрь  2009 г. дополнительной

записью: 

    Д-т сч. 71 - К-т сч. 70 - 66000 руб. 

    Бухгалтер                             /подпись/         Королева  И.Н. 

8. Хранение  документов 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Правильное           оформление          первичных,          учетных,│

│организационно-распорядительных  документов, отчетности - необходимое, но│

│недостаточное  условие  для  удовлетворительной оценки документооборота в│

│организации.  Вся документированная информация  должна  сохраняться при│

│тщательном соблюдении условий и сроков хранения                          │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, а именно: Положением N 105, статьей 16 Закона N 3321-XII, Законом N 3277-XII и другими.

    Порядок хранения документов в организации  изложен в разд. 6 Положения N 105. Так, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (ч. 1 подп. 6.2 Положения N 105). БСО должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (ч. 2 подп. 6.2 Положения N 105). Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.