Документооборот в бухгалтерском учете

    Для упрощения обработки учетной  информации в первичных учетных  документах можно предусмотреть  проставление кода хозяйственной операции. Системы кодирования предприятие  разрабатывает с учетом своей  организационной структуры и  условий деятельности.

    Пример 1. В организации разработана система  кодирования:

    отпуск  материалов в производство кодируется кодами группы 1000:

    1001 - отпуск материалов со склада  в цех N 1;

    1002 - в цех N 2;

    1003 - в цех N 3;

    выдача  денег из кассы кодируется кодами группы 5000:

    5001 - выдача денег на заработную  плату;

    5002 - выдача денег под отчет и  т.д. 

    Применение  кодов особенно удобно, когда данные подлежат компьютерной обработке. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции,│

│а  если  это  не  представляется  возможным  -  непосредственно  после ее│

│окончания                                                                │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Лица, составившие и подписавшие первичные  учетные документы, обеспечивают своевременное  и качественное их оформление, передачу в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

    Если  первичные учетные документы  оформлены ненадлежащим образом  или не оформлены вовсе, перед  организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной  операции. В случае возникновения  споров косвенным подтверждением совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно. Может случиться так, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.

    Указания  и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны  для всех структурных подразделений  и работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ч. 7 ст. 7 Закона N 3321-XII).

    В случае возникновения разногласий  между руководителем организации  и главным бухгалтером по проведению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия проведения таких операций (ч. 11 ст. 7 Закона N 3321-XII).

    Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, суда и прокуратуры (ч. 10 ст. 9 Закона N 3321-XII). 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Программы  кодирования,  идентификации  и  машинной  обработки данных│

│первичных  учетных  документов  на  машинных носителях должны храниться в│

│организации  в  течение  срока,  установленного  для  хранения  первичных│

│учетных  документов на бумажных  носителях, и  обладать  системой  защиты│

│(ч. 11 ст. 9 Закона N 3321-XII)                                          │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Неунифицированные  формы  первичных  учетных документов целесообразно│

│пересматривать  не  реже  одного  раза  в  несколько лет и в обязательном│

│порядке  при  модернизации  или  развитии  производства,  расширении  или│

│переориентации финансово-хозяйственной деятельности                      │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Для контроля и упорядочения обработки  данных о хозяйственных операциях  на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчеты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, главная книга, другие учетные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность. 

2.2. Учетные  регистры 

    Поступившие в бухгалтерию первичные документы  обязательно проверяются по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем первичные документы регистрируются и их данные группируются в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Учетные   регистры   -   это   счетные  таблицы  определенной  формы,│

│построенные   в  соответствии  с  экономической  группировкой  данных  об│

│имуществе   и   источниках  его  образования  и  служащие  для  отражения│

│хозяйственных  операций на счетах бухгалтерского учета                    │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Например, выписка банка об операциях по расчетному счету организации - первичный  учетный документ, а карточка сч. 51 "Расчетный счет" за день или месяц - бухгалтерский учетный регистр.

    Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность отражения в них хозяйственных  операций.

    При хранении регистров бухгалтерского учета необходимо защитить их от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления (ст. 10 Закона N 3321-XII).

    Совокупность  учетных регистров, используемых в  организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образует форму бухгалтерского учета. Именно набором учетных регистров, системой их взаимодействия и документооборотом отличаются разные формы учета. Объединяет их единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с:

    - Планом счетов N 89 и Инструкцией N 89 - для внебюджетных организаций;

    - Планом счетов N 354 - для бюджетных  организаций.

    Кроме того, учетные регистры независимо от формы учета выполняют функцию  посредника между первичными документами  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетностью организации, позволяя отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

    Формы учета, применяемые в практике бухгалтерского учета, многообразны. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Выбор   формы  учета  закрепляется  в  приказе  об  учетной  политике│

│организации  и  зависит  от  различных  условий,  прежде  всего масштабов│

│бизнеса  и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации       │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    В ходе автоматизации бухгалтерского учета наблюдается взаимопроникновение  форм бухгалтерского учета: программные  продукты обычно предусматривают возможность  создания учетных регистров, относящихся  более чем к одной форме  учета. Так, одновременно могут создаваться карточки счетов, мемориальные ордера, журналы-ордера, анализы счетов, шахматная ведомость, главная книга и т.д. Это существенно повышает возможности проведения анализа состояния отдельных счетов и финансовой ситуации в организации в целом. 

2.3. Отчетная  бухгалтерская документация 

    Отчетность  организации - итог выполнения учетных  работ по обеспечению необходимой  информацией заинтересованных пользователей. Она предназначена для различных  целей и составляется с разной периодичностью и разными исполнителями в обязательном для хозяйствующего субъекта (его подразделения) порядке или факультативно.

    Отчетность  оформляется в организации документально, причем формы отчетности достаточно жестко регулируются действующими нормативными документами или приказами по организации (в том числе приказом об учетной политике). 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Документированная  отчетность  участвует  в документообороте наряду с│

│другими  учетными документами                                             │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    В бухгалтерском учете организации  формируется разнообразная информация, которая в конце каждого отчетного  периода облекается в форму, удобную для заинтересованных пользователей. При этом для удовлетворения их общих потребностей в бухгалтерском учете формируется информация о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

    Отчетность, основанная на данных бухгалтерского учета, неоднородна и может быть классифицирована по различным признакам. В частности, она делится на промежуточную  и годовую.

    Бухгалтерская отчетность организаций (за исключением  финансируемых из бюджета, а также некоммерческих организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих, за исключением выбывших активов, оборотов по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг) состоит из:

    - бухгалтерского баланса;

    - отчета о прибылях и убытках;

    - отчета об изменении капитала;

    - отчета о движении денежных  средств;