Документооборот в бухгалтерском учете

1.2. График  документооборота 

    Движение  документов в бухгалтерском учете  регламентируется графиком (подп. 5.1 Положения N 105). Работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота является обязательным элементом приказа (иного документа) по учетной политике организации (п. 24 Инструкции N 62).

    График  устанавливает в организации рациональный документооборот, то есть предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным учетным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении (п. 25 Инструкции N 62). 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    График документооборота оформляется  в виде схемы или перечня работ  по│

│созданию,   проверке   и   обработке   документов,   выполняемых   каждым│

│подразделением  предприятия,  учреждения,  а  также всеми исполнителями с│

│указанием  их взаимосвязи и сроков выполнения  работ  (подп. 5.4 Положения│

│N 105)                                                                   │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы  включаются вычислительные центры и  все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

    Организация документооборота средствами вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

    Работники организации - начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда  и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - обязаны представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику (п. 26 Инструкции N 62).

    Ответственность за соблюдение графика несут лица, составившие и подписавшие документы, указанные в графике (п. 27 Инструкции N 62). Соблюдение исполнителями графика по организации контролирует главный бухгалтер (п. 28 Инструкции N 62).

    Для каждого предприятия график документооборота разрабатывается с учетом его  конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и - пересматривается по мере изменения этих показателей.

    Примерный график документооборота в организации  приведен в приложении 6 к пособию.

2. Документы  бухгалтерского учета 

    Бухгалтерская документация является частью системы  управленческой документации организации  согласно ОКУД 010-95, который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов. Классификатор введен в действие 1 апреля 1996 г. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Документы бухгалтерского учета  можно разделить на три уровня:        │

│    - первичная учетная документация;                                    │

│    - регистры бухгалтерского учета;                                     │

│    - отчетная бухгалтерская документация                                │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Первичными  учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. По общему правилу они должны отвечать требованиям ст. 9 Закона N 3321-XII.

    Совокупность  первичных учетных документов организации  является первым звеном системы документов бухгалтерского учета организации. Первичные учетные документы очень разнообразны. В их число входят и бланки строгой отчетности (БСО). Перечень БСО, включенных в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, приведен в приложении 1 к пособию.

    Регистры  бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

    Примерами регистров бухгалтерского учета  в зависимости от выбранной формы  его ведения (мемориально-ордерной, журнально-ордерной или комбинированной  с использованием автоматизированной программы обработки данных) могут служить:

    - книга журнал-главная формы 308, утвержденная Постановлением N 15;

    - журнал-ордер N 1 и ведомость N 1 по счету 50 "Касса". Журнально-ордерная  форма ведения бухгалтерского  учета в республике продолжает  использоваться в бюджетных и  реже в коммерческих организациях. Использование ее в коммерческих организациях документом, зарегистрированным в НРПА, не регламентируется. Применение ее основано на Инструкции N 63. При этом отдельные министерства своими постановлениями утвердили соответствующие инструкции по применению журнально-ордерной формы ведения бухгалтерского учета в подведомственных организациях. Так, Постановлением N 41 утверждены Перечень регистров журнально-ордерной формы учета и Инструкция по применению регистров журнально-ордерной формы учета в сельскохозяйственных организациях;

    - анализ счета, карточка счета,  оборотно-сальдовая ведомость по  счету.

    Бухгалтерская отчетность - система показателей, содержащая информацию о результатах хозяйственной  деятельности и финансовом положении  организации (ст. 2 Закона N 3321-XII). Она должна составляться в соответствии с законодательством и давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, а также о финансовых результатах ее деятельности (ч. 1 ст. 13 Закона N 3321-XII).

    В рамках каждого уровня документы  не однородны. Масштабы учетных работ  в организации на всех стадиях  обработки документов зависят от объема документооборота - количества документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период. 

2.1. Первичные  учетные документы 

    Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами.

    Первичные документы составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Первичные  учетные документы  принимаются к учету, если они составлены│

│по   типовым   формам,  утвержденным  Министерством  финансов  Республики│

│Беларусь   (для   Национального   банка  Республики  Беларусь,  банков  -│

│Национальным   банком   Республики  Беларусь),  по  формам,  утвержденным│

│республиканскими   органами   государственного  управления,  подчиненными│

│Совету  Министров  Республики  Беларусь, осуществляющими методологическое│

│руководство    бухгалтерским    учетом    и    отчетностью    организаций│

│соответствующих  отраслей  экономики. При отсутствии утвержденных типовых│

│форм или  недостатке содержащейся в них информации организация принимает к│

│учету  самостоятельно  разработанные  и  утвержденные  первичные  учетные│

│документы (ст. 9 Закона N 3321-XII)                                      │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Таким образом, часть форм обязательна  к применению в организациях независимо от формы собственности. Ведомственные  формы первичной учетной документации обязательны к применению только в организациях, подчиненных этим ведомствам. Однако если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут ее использовать.

    В остальных случаях организации  самостоятельно разрабатывают формы  первичных учетных документов в  количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения их хозяйственной деятельности. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи. К разряду основных требований к форме первичного документа относятся:

    1) достоверность описания единичных  фактов хозяйственной жизни организации;

    2) неизменность структуры документа  в течение длительного времени,  если условия деятельности организации относительно стабильны;

    3) недопустимость двусмысленности  толкования содержащейся в документе  информации;

    4) кодирование сообщения для удобства  обработки и обеспечения безопасности  информации;

    5) обеспечение необходимой достоверности,  точности и понятности сведений измерителями информации, содержащейся в документе (денежными и / или натуральными). Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной;

    6) недопустимость дублирования других  документов;

    7) обеспечение удобства обработки документа в среде применяемой формы бухгалтерского учета;

    8) обеспечение удобства формы документа  для ее представления и обработки  в электронной среде (на ЭВМ);

    9) использование единой формы для  всех однородных фактов хозяйственной  деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные);

    10) своевременное составление.

    Нормативное регулирование первичной документации также отсутствует в специфичных  сферах деятельности, которыми занимаются отдельные хозяйствующие субъекты. В связи с этим организациям предоставлена значительная свобода в разработке и применении первичных учетных документов. При необходимости унифицированные формы по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и прочие могут быть дополнены формами, разработанными на предприятии, если установленные не обеспечивают потребности учета и управления в информации.

    Формы первичных учетных документов разрабатываются  с учетом положений ст. 9 Закона N 3321-XII и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    - наименование, номер документа, дату  и место его составления;

    - содержание и основание совершения  хозяйственной операции, ее измерение  и оценку в натуральных, количественных  и денежных показателях;

    - должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

    Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, согласовывается  с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица. Примерная форма такого перечня приведена в приложении 2 к пособию.