Документооборот в бухгалтерском учете

justify">    - приложений, предусмотренных нормативными  правовыми актами по бухгалтерскому  учету и отчетности;

    - пояснительной записки.

    Методические  основы формирования отчетности, оптимальный объем показателей, подлежащих раскрытию в каждой из отчетных форм, требования к содержанию пояснительной записки и порядок представления отчетности пользователям установлены Инструкцией N 19.

    Организации, достоверность годовой бухгалтерской  отчетности которых в соответствии с законодательными актами подлежит обязательному аудиту, прилагают к годовой бухгалтерской отчетности аудиторское заключение.

    Бюджетные организации составляют годовые, квартальные  и месячные бухгалтерские отчеты об исполнении смет расходов. Состав и порядок формирования отчетности этих организаций определяет Положение N 6.

    Некоммерческие  организации, не осуществляющие предпринимательскую  деятельность и не имеющие, за исключением  выбывших активов, оборотов по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг, представляют бухгалтерскую отчетность по итогам отчетного года в упрощенном составе:

    - бухгалтерский баланс;

    - отчет о прибылях и убытках;

    - отчет о целевом использовании  полученных средств (ст. 13 Закона N 3321-XII). 

3. Документы  строгой отчетности 

    Отдельную группу документов в бухгалтерском  учете составляют документы строгой  отчетности. К ним относятся бланки строгой отчетности (БСО), денежные документы, ценные бумаги (п. 1 Приказа N 501). Перечень бланков, подлежащих регистрации в Государственном реестре бланков строгой отчетности, приведен в приложении 3 к пособию. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Бланки  строгой  отчетности  -  это  формы  документов,  отпечатанные│

│типографским  способом, в которых предусмотрены  необходимые реквизиты. Их│

│применение  способствует  ускорению  и  упрощению  процессов  составления│

│документов, их унификации и стандартизации                               │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    К бланкам строгой отчетности относятся  квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой  отчетности учитываются на сч. 006 "Бланки строгой отчетности" по номинальной стоимости или в условной оценке до момента выдачи под отчет (Инструкция N 89).

    Бланки  строгой отчетности, используемые организациями (индивидуальными предпринимателями), должны соответствовать типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.

    Часть БСО включена в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (Постановление N 43). Их перечень приведен в приложении 1 к пособию.

    Законодательством установлен особый порядок приобретения, хранения, использования, реализации бланков  строгой отчетности, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков строгой отчетности. Этот порядок установлен Инструкцией N 61/47/7. Порядок хранения, учета и использования бланков строгой отчетности юридическими лицами всех форм собственности и индивидуальными предпринимателями регулирует Инструкция N 196.

    Денежные  документы - это почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Они учитываются  по фактической стоимости приобретения на сч. 50 "Касса" субсчет 3 "Денежные документы" и хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет). 

4. Организационно-распорядительная  документация 

    Весь  спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    В  числе управленческих документов следует отдельно выделить указания│

│руководства   организации  работникам  бухгалтерии,  оформленные  в  виде│

│приказов,   служебных   записок,   распоряжений  и  подобных  документов.│

│Правильность  их  оформления  и правомерность  принятия к исполнению могут│

│оказать  существенное  влияние на достоверность  и полноту учетных данных.│

│Кроме   того,  организационно-распорядительная  документация  организации│

│служит   в  большинстве  случаев  прямым  или  косвенным  основанием  для│

│оформления первичных учетных документов                                  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Бухгалтеру  постоянно приходится работать с  организационно-распорядительной документацией  организации: составлять документы  этой категории, использовать содержащиеся в ней сведения для организации и проведения учетных работ, визировать отдельные распорядительные документы.

    Бухгалтерским учетом в организации руководит  главный бухгалтер, в компетенцию  которого входят:

    - постановка и ведение бухгалтерского  учета;

    - формирование учетной политики организации;

    - составление и своевременное  представление полной и достоверной  бухгалтерской отчетности;

    - контроль за движением активов  и выполнением обязательств (ст. 7 Закона N 3321-XII).

    Все эти функции связаны с созданием  организационно-распорядительной документации и ее оборотом. Поэтому главный бухгалтер (бухгалтер) должен контролировать правильность оформления организационно-распорядительных документов, содержание которых прямо или косвенно связано с выполнением его должностных обязанностей.

    Единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении, установлены Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004. Они введены в действие с 01.07.2005.

    Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организационно-распорядительные документы, которые подразделяются на три группы:

    - организационные - положения, уставы, инструкции, правила и др.;

    - распорядительные - приказы, постановления,  распоряжения, решения, указания  и др.;

    - справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.

    Номенклатура  организационно-распорядительной документации, используемой в организации в  каждом отчетном периоде, зависит преимущественно  от организационной структуры предприятия, направления и масштабов его деятельности, действующей нормативной базы. Примерный перечень организационно-распорядительной документации организации приведен в приложении 4 к пособию.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Порядок   делопроизводства   в   организациях   независимо  от  формы│

│собственности  регулирует  Инструкция  N  4. Сфера  применения документа -│

│управленческая  документация  (п. 3  Инструкции  N 4).  Инструкцией  N  4│

│СТБ   6.38-2004    придан   статус   Государственного   стандарта.  Таким│

│образом,   он   обязателен   для   применения   организациями  всех  форм│

│собственности                                                            │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

5. Электронные  документы 

    Все большее распространение в деятельности субъектов хозяйствования получают электронные документы.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Документ признается электронным, если он:                            │

│    -   создается,   обрабатывается,  передается  и  хранится  с  помощью│

│программных  и технических средств;                                       │

│    -   имеет  структуру,  установленную  Законом  N  357-З,  и  содержит│

│реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;                              │

│    -  представляется  в  форме, понятной для восприятия человеком (ст. 6│

│Закона N 357-З)                                                          │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

    Электронный документ имеет формы внутреннего  и внешнего представления:

    - запись информации, составляющей  электронный документ, на машинном  носителе - форма внутреннего представления;

    - воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком, - форма внешнего представления электронного документа (ст. 8 Закона N 357-З).

    Электронный документ имеет оригинал, который  существует только на машинном носителе. Если одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный  документ, идентичные по содержанию, оба признаются самостоятельными. При этом документ на бумажном носителе не является копией электронного (ст. 9 Закона N 357-З).

    Копии электронного документа создаются  путем удостоверения в установленном  законодательством порядке формы  его внешнего представления на бумажном носителе. При этом копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа (ст. 10 Закона N 357-З).

    Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

    Если  законодательство требует, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен  в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

    Оригиналы электронных документов и их копии  на бумажных носителях, соответствующие  требованиям ст. 10 Закона N 357-З, имеют  одинаковую юридическую силу.

    Если  законодательством требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежит либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством (ст. 11 Закона N 357-З).