Аудит расчетов с персоналом

  По учету кадров:

    №Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу",

    № Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу",

      № Т-2 "Личная карточка работника",

    № Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего",

    № Т-3 "Штатное расписание",

    № Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника",

    № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу",

    № Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу",

    № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику",

    № Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам",

    № Т-7 "График отпусков",

    № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)",

    № Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)",

    № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",

      № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",

    № Т-10 "Командировочное удостоверение",

    № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении",

    № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника",

    № Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

По  учету рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда:

    № Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда",

      № Т-13 "Табель учета рабочего времени",

      № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость",

    № Т-51 "Расчетная ведомость",

    № Т-53 "Платежная ведомость",

      № Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей",

      № Т-54 "Лицевой счет",

    № Т-54а "Лицевой счет (свт)",

    № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику",

    № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)",

    № Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

  Кроме того, применяются первичные документы по учету выработки и сдельной заработной платы:

• наряды,
• рапорты,
• маршрутные листы и другие документы.

   приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1) - составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием работников.

   На  оборотной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать работник, указывает, в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят вновь принятого работника под его расписку;

   личная  карточка (ф. № Т-2) - заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В восьми ее разделах содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестации и дополнительные сведения;

   приказ (распоряжение) о  переводе на другую работу (ф. № Т-5) - составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации. На оборотной стороне приказа дается справка о несданных имущественных ценностях;

   приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска (ф. № Т-6) -применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний;

   приказ  (распоряжение)  о  прекращении трудового  договора (ф. № Т-8) - составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления профкома, давшего согласие на увольнение. В форме Т-8 содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

   Табель  учета использования  рабочего времени  и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины.

     Форма Т-12 предназначена для учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы, а форма Т-13 - только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

   Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

     Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

   Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

   Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров.

   Учет  выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и  другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

   Независимо  от формы первичные документы  содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели):

• место работы (цех, участок, отделение);
• время работы (дата);
• наименование и разряд работы (операции);
• количество и качество работы;
• фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих;
• норма времени и расценка за единицу работы;
• сумма заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата;
• количество нормо-часов по выполненной работе.

   Учет  выработки, а вместе с тем и  выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

   Оформленные первичные документы по учету  выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

   Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче и руки работникам, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49 которая, кроме того, служит и документом, по которому производят выплаты заработной платы за месяц.

   В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разной рода оплаты), а в правой - удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

   На  ряде предприятий вместо расчетно-платежных  ведомостей при меняют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости (ф. № Т-3). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.

   Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

   Заработную  плату выдают из кассы в течение  трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получившего заработную плату, делает отметку "задепонировано", составляет реестр невиданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками суммы заработной платы. Суммы, не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

   Выплаты, не совпадающие со временем общей  выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку "Разовый расчет по заработной плате".

   Все расчеты по заработной плате с  работником бухгалтер записывает в расчетные книжки, которые хранятся у работников и сдаются ими в бухгалтерию только на время записи.

   Расчетно-платежная  ведомость выполняет несколько функций: расчетного документа, платежного документа - и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате, однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период времени (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобны поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей.

    Поэтому на предприятиях на каждого работника  открывают лицевые счета (ф. № Т-54), на лицевой стороне которых записывают необходимые  сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад,  работы, время поступления на работу и др.), а на обратной стороне виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой момент времени.

    По  истечении каждого месяца для  проверки правильности записей в карточках необходимо составлять оборотные ведомости по аналитическим счетам, т.е. приходится дважды дублировать одни и те же записи. Такого дублирования можно избежать, если использовать расчетные ведомости с вкладными листами, сброшюрованными в тетради, открываемые на  полугодие или год. В этом случае отпадает необходимость составления лицевых счетов и оборотных ведомостей по ним, поскольку расчетной ведомости с вкладышами обеспечивается накопление данных о расчетах с работниками за любой период времени.

      Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют следующие документы:

• чек,
• платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам,
• платежные поручения на перечисление, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам,
• платежные поручения на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования, занятости).