Аудит малоцінних та швидкозношуваних предметів

У обов'язковому порядку в обліковій політиці підприємства повинні бути відображені способи нарахування амортизації МШП, при цьому потрібно перевірити, що застосування одного із способів по конкретному предмету використовується на протязі всього терміну його використання. Крім того, необхідно звернути увагу на те, що термін списання МШП з експлуатації прямо не залежить від терміну їх корисного використання. МШП можуть списуватися з експлуатації через моральний знос або втрату ними свого виробничого призначення. Заслуговує уваги той факт, що при використанні процентного методу нарахування амортизації 50% вартості МШП при їх вибутті з експлуатації повинні нараховуватися незалежно від закінчення терміну їх корисного використання.         

Операції  по нагромадженню і витрачанню амортизаційного  фонду в бухгалтерському обліку не відбувається. Суми амортизації МШП знаходяться на банківських рахунках організації разом з виручкою за реалізовану продукцію (роботи, послуги).

Крім того, необхідно перевірити ще один аспект, на який повинен звернути увагу аудитор при перевірці системи обліку МШП. Мова йде про облік спеціального одягу і взуття. Відповідно до Типових галузевих норм безкоштовної видачі працівникам спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту працівникам певних професій  їх видача обов’язкова. Ці витрати включаються в собівартість продукції. Потрібно також пам'ятати, що видача вказаних предметів у власність працівника розглядається як прибуток, отриманий ним в натуральній формі, про що свідчить закон про прибутковий податок.

При реалізації матеріальних цінностей перевіряється правильність визначення їх цін, відображення на рахунках бухгалтерського обліку нарахування податків і документального оформлення цих операцій.[28]

Інвентаризація МШП в складі матеріальних цінностей.

Як би якісно не був організований  системний бухгалтерський облік, в організаціях можливе виникнення розбіжностей між даними про залишки запасів, що обліковуються на рахунках бухгалтерського обліку, і фактичними їх залишками на складах.

Ці розбіжності можуть бути об'єктивними, оскільки відбуваються зміни в стані матеріальних цінностей при зберіганні Вони можуть виникнути через недосконалість вимірювальних приладів на підприємстві, а також внаслідок безгосподарності (псування і т.д.), нестач і розкрадання. Тому чинним законодавством передбачено, що на підприємствах систематично повинна проводитися інвентаризація майна.

Згідно з Положенням про ведення бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Україні інвентаризація господарських засобів повинна проводитися на розсуд керівника організації, крім випадків, коли проведення інвентаризації обов'язкове. Проведення інвентаризації обов'язкове:

а) при передачі майна підприємства в оренду, викупі, продажу, а також при приватизації державного або муніципального підприємства;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація основних засобів може проводитися один раз в три роки, а бібліотечних фондів - один раз в п'ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб;

г) при виявленні фактів розкрадання або зловживань, а також псування майна;

д) у разі пожежі або стихійного лиха, або інших надзвичайних ситуацій;

е) при реорганізації або ліквідації підприємства, перед складанням ліквідаційного балансу і в інших випадках, передбачених законодавством України.[24]

Для проведення інвентаризації наказом  керівника створюється інвентаризаційна комісія. На великих підприємствах нарівні з центральною інвентаризаційною комісією створюються робочі комісії. Інвентаризація проводиться за обов'язковою участю матеріально відповідальних осіб. Якщо по якихось причинах матеріально відповідальна особа не може бути присутня при проведенні інвентаризації, то до складу інвентаризаційної комісії включається представник незацікавленої організації.

На початок інвентаризації в  картках обліку МШП повинні бути відображені всі операції по руху МШП; по кожному з них виведені залишки на день інвентаризації; первинні документи по руху матеріалів необхідно здати в бухгалтерію і піддати бухгалтерській обробці. Факт здачі всіх документів в бухгалтерію і відсутність не оприбуткованих або не списаних цінностей матеріально відповідальні особи підтверджують письмово.

При проведенні інвентаризації члени робочої комісії здійснюють ретельний підрахунок МШП і отримані фактичні результати записують в інвентаризаційні описи. Запис проводиться по кожному найменуванню матеріалів окремо з вказівкою номенклатурного номера, виду, групи, артикула, партії, сорту в одиницях виміру.

Описи заповнюються не менш ніж в двох примірниках, кожна сторінка підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

При здійсненні інвентаризації враховуються особливості окремих видів матеріалів. Матеріально-виробничі запаси заносяться в описи по кожному окремому найменуванню з вказівкою виду, групи, кількості і інших необхідних даних (артикула, сорту і інш.).

Комісія в присутності завідуючого  складом  і інших матеріально  відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей шляхом обов'язкового їх перерахунку, переваження або переміряння. Не допускається вносити в описи дані про залишки цінностей зі слів матеріально відповідальних осіб або за даним обліку без перевірки їх фактичної наявності. Товарно-матеріальні цінності, що поступають під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії і оприбутковуються по реєстру або товарному звіту після інвентаризації. Ці товарно-матеріальні цінності заносяться в окремий опис під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, що поступили під час інвентаризації». У описах вказуються дата надходження, найменування постачальника, дата і номер прибуткового документа, найменування товару, кількість, ціна і сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії (або за його дорученням - члена комісії) робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, в який записані ці цінності.[13]

При тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера організації в процесі інвентаризації товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії. Ці цінності заносяться в окремий опис під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Оформляється опис аналогічно з документами на товарно-матеріальні цінності, що поступили під час інвентаризації. У витратних документах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії або за його дорученням - члена комісії.

Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться в експлуатації, інвентаризуються по місцю їх знаходження і особах, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться. По МШП, виділених в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів з вказівкою в них відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особисті картки, з підписом їх в опису. На МШП, що стали непридатні і не списані, інвентаризаційна комісія складає акт на їх списання з вказівкою часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів на господарські цілі.

Тара записується в опис по видах, цільовому призначенні і якісному стані (нова, вживана,  що вимагає ремонту і т.д.). На тару, що стала непридатна, складається акт на списання з вказівкою причин непридатності і осіб, відповідальних за тару.

Окремі описи складаються на матеріали, що знаходяться в дорозі, на відповідальному зберіганні на складах інших підприємств, що зазнали псування, непотрібні, неліквідні.[24]

Матеріальні цінності, що зберігаються на складах інших організацій, заносяться до опису на основі документів, підтверджуючих здачу цих цінностей на відповідальне зберігання. У описах на ці цінності вказується їх найменування, кількість, сорт, вартість (за даними обліку), дата прийняття вантажу на зберігання, місце зберігання, номера і дата документів.

У описах на матеріальні цінності, передані в переробку іншій організації, вказуються найменування організації – переробника, найменування цінностей, кількість, фактична вартість за даними обліку, дата передачі цінностей в переробку, номери і дати документів.

Дані інвентаризаційних описів використовуються для складання порівняльних відомостей, в яких фактичні дані описів зіставляються з обліковими даними. У порівняльну відомість заносяться дані тільки про ті матеріальні цінності, по яких виявлені відхилення від облікових даних. Її підписують всі члени інвентаризаційної комісії і працівник бухгалтерії, що її склав. Матеріально відповідальна особа робить на відомості наступний запис: «З інвентаризацією погодження». Відмова в підписі підтверджується спеціальним написом і підписом всіх членів інвентаризаційної комісії. При виявленні нестач або надлишків матеріально відповідальна особа повинна дати відповідні пояснення. Комісія встановлює характер, причини, винуватців виявлених розбіжностей або псування матеріалів і дає висновок про порядок регулювання різниць і відшкодування втрат.[18]

 Інвентаризація товарно-матеріальних  цінностей повинна, як правило, проводитись в порядку розташування цінностей в даному приміщенні. При зберіганні цінностей в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно по місцях зберігання. Після перевірки цінностей вхід в приміщення не допускається (наприклад, шляхом опломбування) і комісія переходить для роботи в наступне приміщення.

Аудитор повинен перевірити і оцінити результати інвентаризації саме по цих відомостях, а потім провести аналіз даних що в них містяться. При виявленні відхилень фіксуються зауваження і неточності, які повинні бути виправлені.

Після з'ясування всіх обставин виникнення недостач або псування матеріалів керівник організації ухвалює рішення про порядок їх списання, яке оформляється розпорядженням.

При цьому матеріальна відповідальність за незабезпечення збереження цінностей лягає на винну особу, якщо таку було встановлено, або на матеріально відповідальну особу. І, як правило, сума недостачі стягується з заробітної плати.

Недостачі цінностей понад норми  і втрати від псування цінностей при відсутності конкретних винуватців списуються на витрати виробництва або на зменшення фінансування.

Нестача МШП, що перебувають на складі, виявлена під час інвентаризації, відображається у такий спосіб: Д-т 947, К-т 22, віднесена на витрати поточного періоду сума ПДВ на вартість МШП, яких бракує, - Д-т 949, К-т 641; віднесені на фінансовий результат (недостача МШП: Д-т 791, К-т 947; віднесена сума недостачі МШП на конкретну особу: Д-т 375, К-т 716) й одночасно Д-т 716, К-т 641 на суму ПДВ, пов'язану з відшкодуванням винною особою.

Сума  недостачі погашена винною особою через:

- утримання (за заявою) із заробітної плати: Д-т 661, К-т 375;

- внесення грошових коштів до каси підприємства: Д-т 301, К-т 375.

Аналітичний облік нестач, розкрадання і псування ведуть у відомості по матеріально відповідальних особах. На кожну особу і вид матеріальних цінностей, по яким виявлені недостачі, відводиться окремий рядок. [18]

Заключним етапом перевірки є контроль ведення обліку матеріальних цінностей. Ці дані перевіряються за даними журналів і Головної книги.

Аналіз використання матеріальних ресурсів передбачає отримання даних  по відповідності запасів встановленим нормам, витраті матеріалів на 1 грн. виготовленої продукції та інш.

Типові  помилки під час здійснення операцій з матеріальними цінностями можуть бути такі:

- незадовільна  організація складського господарства  та зберігання цінностей;

- невиконання  завдань щодо заготівлі матеріалів;

- придбання непотрібних матеріалів, наявність на складі матеріалів, що псуються;

- завищення собівартості заготовлених матеріалів;

- порушення правил приймання вантажів, неправильне визначення та оформлення нестачі;

- неповне оприбуткування запасів, що надійшли;

- необґрунтовані претензії до постачальників;

- нераціональне витрачання матеріалів на виробництво, порушення норм та лімітів відпуску;

- відпуск дефіцитних товарів під виглядом надлишкових на сторону;

- порушення порядку проведення інвентаризації;

- нестача, надлишок, присвоєння матеріальних цінностей;

- помилки та підробки в документах;

- підміна нових матеріалів старими;

- відпуск  цінностей за заниженими цінами;

- незадовільне ведення бухгалтерського обліку;

- помилки у визначенні сум уцінок, дооцінок запасів та їх відображення в обліку.

Типові  недоліки в проведенні інвентаризації:

- порушення строків проведення інвентаризації;

- нерівномірний їх розподіл за календарними періодами;

- порушення принципу раптовості;

- неякісне проведення інвентаризації, а саме:

- недотримання  правил перевірки вимірювальних  пристроїв перед початком інвентаризації;

- включення  в опис насправді неперевірених  залишків цінностей;

- відпуск  та приймання матеріалів під час проведення інвентаризації без спеціальних позначок у первинних документах;

- недотримання  правил перевірки цін в описах;

- недбале оформлення документів, а саме:

- відсутність  прізвищ, ім'я та по-батькові матеріально відповідальних осіб та членів комісії на інвентаризаційному описі та порівняльній відомості;

- відсутність  дати проведення інвентаризації, відсутність порівняльної відомості;

- відсутність  загальних підсумків кількості та суми за описом;

- недостатньо  інформації про вид матеріальних  цінностей, сорт;

- несвоєчасне оформлення та визначення результатів інвентаризації та їх відображення в обліку, особливо в пересортуванні;

- проведення інвентаризації некомпетентними в її проведенні особами.[12]