Аудит денежных средств

     Следует тщательно проверить также полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных, жилищно-коммунального, обслуживающих производств и хозяйств. При проверке приема наличных денег следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и выписках банка с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

     При проверке приходных кассовых документов аудитор должен тщательно изучить договоры, заключенные по данным операциям с юридическими и физическими лицами. Так, зачастую денежные средства за реализованную продукцию, товары (работы, услуги), полученные от юридических и физических лиц, отражают в учете в соответствии с выдуманными договорами о совместной деятельности (простого товарищества) или трастовыми договорами. В подобных ситуациях необходимо помнить, что физическое лицо, если оно не зарегистрировано как предприниматель, не может заниматься никакими совместными видами деятельности с целью получения прибыли, а трастовыми операциями могут заниматься специальные трастовые компании, имеющие государственное разрешение (лицензию) на данный вид деятельности. Подобные операции проводятся умышленно с целью сокрытия части валовой продукции от государственного налогообложения.

     Особое внимание при проверке кассовых операций необходимо уделить полноте и правильности учета внереализационных доходов (процентов и дивидендов по финансовым вложениям, штрафов по хозяйственным договорам, арендной платы, безвозмездно полученных сумм ), а также начисления налогов от этих доходов. Необходимо проверить соблюдение размера лимита наличных расчетов с организациями и физическими лицами -- предпринимателями за товарно-материальные ценности. Здесь иногда встречаются нарушения, когда денежные средства приходуют или выдают из кассы сверх установленного лимита наличных расчетов через выдуманные фамилии физических лиц путем оформления на них приходных или расходных кассовых ордеров. Фиктивные лица выявляются путем проверки наличия заключенных договоров с физическими лицами.

     Проверяя расходование наличных денег из кассы организации, аудитор должен помнить, что эти операции оформляются расходными кассовыми ордерами или другими надлежаще оформленными документами (платежными ведомостями, счетами, заявлениями и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными. При проверке необходимо убедиться в юридическом обосновании выдачи из кассы наличных денег (зарплата -- есть ли приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, отпусках, поощрениях, трудовые договоры, акты приемки выполненных работ и др.; выдача в подотчет -- приказы на командировку, о выдаче в подотчет; выдача сторонним лицам -- доверенность, если это от организации, фактура или корешок приходного ордера и др.; выдача алиментов -- исполнительный лист и другие). Во всех расходных кассовых ордерах должны быть проставлены паспортные данные.

     Такая тщательная проверка необходима, потому что, например, встречаются такие умышленные нарушения, когда в организациях крупные суммы денег из кассы выдаются под видом различных операционно-хозяйственных и представительских расходов, а потом эти суммы списывают на издержки производства (обращения) по фиктивным документам.

     Особое внимание необходимо обращать на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей; наличие на титульном листе платежной ведомости разрешения на выдачу денег (заработной платы, пособий, премий) руководителя и главного бухгалтера организации с их подписями и указанием сроков выдачи и сумм прописью; составлен ли реестр депонированных сумм и сделана ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме; погашаются ли кассовые документы (приходные -- штампом «получено», расходные -- «оплачено») с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.

     На достоверность финансовой отчетности оказывает влияние правильность отражения операций по движению денежных средств на счетах бухгалтерского учета. Поэтому тщательной проверки требует корреспонденция счетов по каждой кассовой операции

     Кассовые операции по приему и списанию денег в расход изучают по всем документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий проверке. При аудите исследуются следующие формы учетной документации по кассовым операциям: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 и КО-За «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денег», документы безордерного оформления приема и выдачи денег, регистры по счету 50 «Касса», Главная книга, балансы на соответствующие даты, отчеты о движении денежных средств и др.

     В ходе проверки кассовых операций аудитор должен, кроме того, проверить: периодичность сдачи отчетов кассира в бухгалтерию, расписки главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним; своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств, полученные на организационно-хозяйственные расходы и на оплату труда; сдается ли в банк вся выручка; имеются ли случаи, когда незаполненные чеки были подписаны руководителем и главным бухгалтером организации; имеются ли случаи выдачи наличных денег в подотчет физическим лицам, не являющимся работниками данной организации.

     Необходимо также установить: имеются ли случаи, когда кассир самостоятельно передоверяет кому-либо выполнение порученной ему работы; оборудовано ли помещение кассы звуковой, сетевой или иной сигнализацией; работает ли кассир только на данной должности или совмещает работу бухгалтера и кассира или, кроме основной работы, по совместительству обслуживает другие организации; имеются ли случаи доступа посторонних лиц в кассу.

     Ответы на поставленные вопросы можно получить не только путем фактической проверки, обследования, наблюдения, но и путем тестирования. При этом аудитор может использовать тестирование по указанным вопросам в устной форме или в письменной -- путем получения ответов на письменный запрос. Наиболее эффективной формой здесь является письменное тестирование, когда в заранее подготовленном аудитором вопроснике кассир и бухгалтерская служба отвечают на поставленные вопросы, а потом данная анкета заверяется подписями главного бухгалтера и кассира.

     Важное значение для аудитора имеет взаимная сверка оборотов в регистрах соответствующих корреспондирующих счетов со счетом 50 «Касса». Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК необходимо сверить: по счету 51 -- с соответствующими данными в разделе дебетовых оборотов журнала-ордера № 2-АПК, по счету 55 -- с данными ведомости № 25-АПК, по счету 70 -- с данными ведомости № 59-АПК, по счету 71 -- с данными ведомости № 7-АПК и т.д.

     Дебетовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК необходимо сверить: по счету 51 -- с данными журнала-ордера № 2-АПК, по счету 55 -- журнала-ордера № 3-АПК, по счетам 90, 91, 62 -- журнала-ордера № 11-АПК, по счету 76 -- журнала-ордера № 8-АПК и т.д.

     Правильность цифрового материала (оборотов и остатков) на счете 50 «Касса» за проверяемый период можно установить при сравнении данных последнего месяца проверяемого периода кассовой книги (или отчета кассира), журнала-ордера № 1-АПК, Главной книги, баланса. Если выявятся расхождения между сравниваемыми показателями указанных регистров, то это означает, что имеется ошибка. Ошибки должны быть найдены и исправлены бухгалтерской службой организации. Однако ошибка может быть здесь не только механической, но и умышленной, что требует получения письменных объяснений.

     В заключение следует отметить, что раздел аудиторской программы по проверке кассовых операций должен включить следующие вопросы и направления аудита: инвентаризация наличия и проверка состояния хранения денежных средств и других ценностей в кассе; проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу; исследование правильности списания денег на расход; проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины; проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета; документирование материалов и результатов проверки; выводы и предложения по результатам аудита.

     Типичные ошибки.

     Основные нарушения -- злоупотребления, хищения, ошибки -- в области кассовых операций могут быть классифицированы следующим образом:

1. Прямое хищение денежных средств:

а) ничем не замаскированное,

б) замаскированное неоформленными документами и расписками;

2. Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм.

а) из банка,

б) от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам,

в) от различных юридических лиц по доверенностям.

3. Излишнее списание денег по кассе:

а) повторное использование одних и тех же документов,

б) неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах,

в) списание сумм без оснований или по подложным документам,

г) подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и 
организациям:

а) присвоение депонированной заработной платы и средств, 
начисленных по другим основаниям,

б) присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям.

5. Расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину:

а) с другими юридическими лицами и предпринимателями, 
действующими без образования юридического лица,

б) поступающими в кассу проверяемого предприятия.

6. Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги:

а) без применения контрольно-кассовых машин,

б) без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.

7. Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета:

     Данная классификация положена в основу разработки аудиторских процедур. 
 
 
 
 
 

     2.2 Методика аудиторской проверки учета денежных средств на расчетном счете 

     Цель аудиторской проверки операций на расчетных счетах в банке - формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствии применяемой методики учета денежных средств на счетах в банке действующим в Российской Федерации нормативным документам.

     Аудитор при проверке операций по счетам в банке должен учитывать основные нормативные документы, регулирующие порядок проведения операций на расчетных счетах в банках и бухгалтерский учет этих операций.

     К основным документам, регулирующим операции по расчетным счетам в банках, относятся следующие:

1. Гражданский кодекс РФ, ч.2, гл.42, п.2;

2. О бухгалтерском учете (Закон РФ № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года);

3. Налоговый кодекс РФ (ч.1), утвержденный Федеральным законом № 146-ФЗ от 31 июля 1998 года(в редакции Федерального закона № 154-ФЗ от  9 июля 1999 года);

4. Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации (письмо Центрального банка РФ от 9 июля 1992 года в редакции телеграммы Центрального Банка Российской Федерации № 218-92 от 2 октября 1992 года; писем Центрального Банка Российской Федерации № 37 от 19 мая 1993 года, № 255 от 15 марта 1996 года; Приказа ЦБ РФ № 271 от 8 апреля 1996 года; Указаний Центрального Банка Российской Федерации № 95-У от 24 декабря 1997 года, № 105-У от 26 декабря 1997 года).

5. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000 года)

         Объектами аудита служат денежные средства и операции по расчетным, и специальным счетам, открываемым организациями и индивидуальными предпринимателями в банках и других кредитных организациях (в том числе и небанковских) для хранения свободных денежных средств и осуществления безналичных расчетных операций.

     Источниками информации для проверки могут служить следующие документы и регистры учета:

1) Бухгалтерский баланс (форма № 1);

2) Отчет о движении денежных средств (форма № 4);

3) налоговая отчетность (сведения о рублевых счетах и счетах в иностранной валюте);

4) регистры синтетического учета операций на счетах в банке;

5) первичные документы, оформляющие операции по счетам в банке.