Аудит денежных средств

     Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

     Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Если в организации есть операционные кассы, то движение денежных средств в операционных кассах отражается в книгах кассиров - операционистов. Тогда кассовая книга ведется главным кассиром.

     Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, так как служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

     Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

     Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

     Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

     Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского учета служит отчет кассира с приложенными к нему первичными документами. Кассир передает отчет в бухгалтерию под расписку получающего его бухгалтера. Последний проверяет правильность записи первичных документов в отчёте и его итогов. В организациях, ведущих расчеты с помощью контрольно-кассовых машин, кассовый отчет также составляется с показателями счетчиков контрольно-кассовых машин, которые распечатываются по окончании работы касс и прикладываются к отчету кассира. При этом показания счетчиков могут превышать величину наличной выручки на сумму продаж, оплаченных кредитными карточками, что отражается как переводы в пути, и денежными документами.

     Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход -- по кредиту. Счета, корреспондирующие со счетом 50 «Касса», указываются бухгалтером в первичных кассовых документах -- ордерах и ведомостях -- в момент их выписки, т. е. еще до совершения самой кассовой операции, и затем они переносятся из документов в кассовую книгу.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

     На субсчете 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации, в том числе для учета наличия и движения российской валюты, а также для каждой используемой иностранной валюты. Основным источником их поступления в кассу служит снятие наличных денег по чекам с расчетного счета. При проверке данной операции необходимо убедиться, что в корешке чека, приходном ордере и отчете кассира указана идентичная сумма, и сравнить ее с банковской выпиской по счету. Поступление наличных денежных средств в кассу с расчетного счета отражается по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» (если средства снимаются в иностранной валюте).

     В организациях, ведущих расчеты с населением, основная часть наличных денег поступает в кассу в виде наличной выручки -- дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 90 «Продажи». Также наличные денежные средства вносятся в кассу подотчетными лицами, рабочими и служащими, покупателями и другими контрагентами.

     Денежные средства из кассы расходуются прежде всего на выплату заработной платы по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса». Невыданные по ведомости суммы депонируются и относятся в дебет счета 70 с кредита счета 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

     Наличная выручка и остаток денежных средств в кассе сверх установленного лимита сдаются в банк. При сдаче кассиром организации денег непосредственно в кассу банка делается запись: дебет 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредит 50 «Касса». Если выручка передается инкассаторам или дается на почту для перевода на счет, то дебетуется счет 57 «Переводы в пути».

     На субсчете 50-2 учитывается наличие и движение денежных средств в операционных кассах (кассах, открываемых в подразделениях организации). Выдача денег из главной кассы в операционные и возврат их фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). При выдаче главным кассиром денежных средств в операционные кассы делается запись дебет субсчета 50-2 «Операционная касса» с кредита субсчета 50-1 «Касса организации». При сдаче средств в главную кассу составляется обратная запись.

     На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы. К денежным документам относят почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины, путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы.      Денежные документы принимаются к учету и отражаются в балансе в сумме фактических затрат на их приобретение, а не по номинальной стоимости.

     Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Книга учета движения денежных документов может вестись на бланках и аналогична кассовой книге.

     Поступление денежных документов в кассу отражается по дебету счета 50-3 «Денежные документы» с кредита следующих счетов:

- 50-1 «Касса организации» -- при приобретении денежных документов за наличный расчет;

- 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -- при сдаче в кассу документов, приобретенных сотрудниками организации;

- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -- при получении денежных документов, приобретенных по безналичному расчету.

- Выдача денежных документов под отчет отражается по кредиту счета 50-3 и дебету счетов:

- 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -- при выдаче документов под отчет (например, билетов на проезд к месту командировки);

- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -- при возврате денежных документов, приобретенных по безналичному расчету (например, при возврате билетов транспортному агентству);

- 26 «Общехозяйственные расходы» -- при использовании денежных документов на нужды организации (например, отправка почтовой корреспонденции);

- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» -- при выдаче путевок работникам. Если путевки оплачиваются работниками только частично, то часть их стоимости, оплачиваемая организацией, относится с кредита счета 50-3 в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».

     Инвентаризация кассы. Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и детализирован в Методических указаниях по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

     Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В обязательном порядке инвентаризация проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

     В соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

     Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

     Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены следующие унифицированные формы по учету результатов инвентаризации:

- акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15);

- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16).

       Форма № ИНВ-15 применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов [наличных денег, марок, чеков (чековых книжек)], находящихся в кассе организации.

     Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организаций. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй -- остается у материально ответственного лица.

     При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй -- материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий -- отправляется в бухгалтерию.

     Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

     Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

     Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

     Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации: дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира). При этом делаются следующие записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счета 50 «Касса» -- на недостающую сумму денежных средств. И одновременно относится на виновника недостачи: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены (например, в случае ограбления, кражи со взломом), недостача списывается на расходы организации: дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Таким образом, работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:

     Соблюдение лимита остатка кассы. Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме трех рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).