Технологии создания презентаций и выставок

Во-первых, они все заточены под одну и ту же площадь и высоту, а гарантий что на другой выставке будут точно такие же по высоте потолки и по размерам площадь, не существует.

Во-вторых, подобные стенды крайне затруднительны в транспортировке и хранении, если, например, компания решила участвовать в региональных выставках. Также этот стенд не разбирается на части, и для презентации или конференции придется заказывать новое оборудование.

В общем, подобные стенды требуют существенных бюджетных затрат. Тем не менее, такого типа застройкой, как давно известным способом оформления выставочного пространства, до сих пор пользуются большинство компаний.

Второй же вид застройки, мобильный, представляет собой довольно новое и динамично развивающееся явление на рынке, к тому же она имеет некоторые преимущества в использовании - это менее громоздкие конструкции, легко монтируемые и транспортабельные. Кроме того, мобильные стенды позволяют:

- экономить деньги за счет многократного использования: если постоянно покупать на выставке незастроенную площадь и пользоваться мобильным стендом, то уже на третьей выставке окупаются все затраты;

- экономить деньги на транспортировке за счет небольшого веса и достаточно компактной упаковки, куда можно положить не только конструкции, но и буклеты, сувениры и пр.;

- экономить время: средней площади стенд собирается двумя монтажниками в течение 40 минут;

- добиться полной автономности;

- быть готовым к выставке в любой момент: готовый стенд существенно укорачивает срок подготовки к выставке и позворляет принять «горячее предложение», не беспокоясь о сроках;

- привлечь внимание за счет нестандартного внешнего вида. Яркая объемная картинка всегда собирает взгляды и заставляет людей останавливаться;

- применять сам стенд не только на выставке, но и как оформление холла компании, а также в демонстрационном зале компании (showroom);

- закупать разную площадь на разных выставках. Имея один набор, можно оформить и 100м2, и 10м2

Элементы мобильной застройки и некоторые другие разновидности конструкций, применяемых в оформлении выставочных стендов, представлены в табл. 1.

Таблица 1

Элементы мобильной застройки выставочных стендов

Также, кроме стандартного мобильного оборудования, используются нестандартные элементы, изготовленные из хромированного мобильного конструктора, - так называемая джокерная застройка.

Итак, в выставочном стенде все должно быть безупречно: внешний вид должен подчеркивать статус компании и фирменный стиль, а функциональная организация выставочного стенда должна создать условия для общения с потенциальными клиентами и партнерами.

Кроме внешнего вида выставочного стенда также очень важным моментом является и его наполнение сопутствующей рекламной продукцией. На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде.

Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов: непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу.

Для размещения каталогов, листовок и прочей информации о компании на стенде устанавливаются буклетницы, держатели образцов и прайс-листов, информационные стойки.

Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Ее цель - оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это также является наиболее удачным вариантом дл передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных и солидных клиентов, для руководителей других фирм. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов, таких как:

- надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак, возможно - телефон);

- плакаты для оформления стен стенда;

- экраны с бегущей строкой или изображением, которые размещают непосредственно над стендом или около него;

-мониторы для демонстрации рекламных роликов и др.

Сегодня рекламные агентства предлагают огромный выбор вариантов по оформлению выставочных стендов: от простой фризовой надписи до оригинальных рекламных конструкций.

Стандартный выставочный стенд содержит определенный стандартный набор оборудования: ковровое покрытие, стены, столы, стулья, электророзетки, освещение и т.д.

Можно заказать дополнительное экспозиционное оборудование для стенда - витрины, подиумы, демонстрационные и информационные стойки, мобильные стенды, а также специальные конструкции, светодинамические решения и другие эксклюзивные элементы оформления.

При проведении оформительских работ используются различные современные технологии: аппликация самоклеящейся пленкой, печать полноцветных изображений, изготовление объемных букв, световых коробов и других видов рекламного оборудования.

Следует помнить, что любая выставка является для ее участником своего рода учебным процессом. С каждым разом меняются методы оформления, технологии и конструкции, дизайн. Именно поэтому очень сложно сформулировать единые рекомендации по эффективному оформлению выставочного стенда.

5.3. Работа персонала туристской фирмы во время выставки

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.

На стенде должно работать как минимум два специалиста. Экономия здесь обходится слишком дорого: если на стенде всего один человек, стоит ему отлучиться, и потенциальные клиенты проходят мимо - к конкурентам. При этом важно не впадать и в другую крайность - если от фирмы на выставку приезжают несколько человек, их деятельность должна быть детально спланирована и организована заранее.

Помимо основного состава стендистов, намечают и запасной, предусматривая возможность взаимозаменяемости работников.

Один из основных вопросов, которые следует решить на предвыставочной стадии, - разделение полномочий и ответственности. Следует сразу же назначить менеджера, ответственного за работу стенда. Это позволит:

во-первых, не заниматься «не своим делом» высшему руководству предприятия;

во-вторых, более четко координировать работу представителей различных подразделений компании, т.е. избежать ситуации, когда стенд окажется на попечении «семи нянек» - начальников отдела рекламы, сбыта, PR и т. д.[14].

Ответственный руководитель подбирает персонал, составляет инструкции для каждого из его членов, подбирает внештатных сотрудников и контролирует их работу, решает все текущие вопросы с организаторами выставки и т. д. Его функции обширны и разнообразны - начинаясь на стадии планирования, они завершаются подписью на аналитическом отчете, посвященном итогам участия в экспозиции.

Стоит подчеркнуть, подбором персонала для работы на экспозиции должен заниматься именно менеджер стенда. В нашей же практике решение этой задачи часто берет на себя руководство организации. Его главная ошибка - формирование команды по остаточному принципу, т. е. привлечение тех сотрудников предприятия, которые на данный момент не очень загружены основными обязанностями. В данном случае персонал фирмы будет воспринимать свою работу на стенде как «дежурство», «отбывание номера», что может полностью перечеркнуть всю проделанную работу и навредить имиджу фирмы.

Далеко не каждый, даже опытный работник может адекватно и эффективно представлять компанию на выставке. При отборе кандидатов на работу на стенде компании, помимо высоких требований к индивидуальным качествам стендиста (коммуникабельности, уравновешенности, выносливости, стрессоустойчивости, привлекательной внешности) необходимо уделить самое серьезное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, а также знанию иностранных языков (если выставка зарубежная, то обязательно знание языка страны проведения).

Подготовка персонала начинается с общего информирования с акцентом на следующих вопросах[15]:

- тематика и значение выставки (ярмарки) и цели участия в ней фирмы;

- качественный состав ее потенциальных посетителей;

- анализ предлагаемых услуг;

- сведения о конкурентах, участвующих в выставке (ярмарке).

Далее персонал знакомят со специальной информацией, разъясняют конкретные задачи каждого и вырабатывают технику контакта с посетителями, рассмотрев такие вопросы, как:

- задачи, стоящие перед стендистами (это могут быть: ознакомление с новинками, заключение договоров и т.п.);

- план стенда;

- закрепление рабочих мест на стенде за каждым специалистом;

- распорядок работы;

- формы регистрации изменений, замечаний, недостатков вол время работы выставки;

- формы регистрации посетителей;

- основные категории посетителей;

- модели поведения с каждой категорией посетителей.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию: это может быть отдельная папка со сведениями, необходимыми стендисту, но не предназначенными для показа посетителям (адрес и расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В отдельную папку, в зависимости от организации работы на стенде и личных особенностей стендиста, могут быть собраны все рекламные материалы по направлению, за которое отвечает стендист, или те, в которых он разбирается меньше.

Работа руководителя фирмы на выставке (ярмарке) не заканчивается принятием решения. На него ложится основная нагрузка и ответственность за успешное выполнение поставленных задач. Поэтому желательно, чтобы во время выставки руководитель присутствовал на стенде фирмы. Если это невозможно в течение всего рабочего дня, рекомендуется поместить на стенде расписание дней и часов работы руководителей.

Особенно важно присутствие руководителя на выставке во время посещения ее высокопоставленными гостями, иностранными делегациями, представителями СМИ, когда возможно заключение выгодных контрактов, освещение деятельности фирмы в прессе и на телевидении.

Посещение руководством туристического предприятия стендов других компаний поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

Во время работы выставки руководитель должен регулярно проверять предпринятые действия, давая реальную оценку происходящим событиям и планируя дальнейшую работу экспозиции. Для этого в конце рабочего дня он должен проводить групповые совещания и обсуждать на них следующие вопросы:

- сбор и оценка данных о поведении конкурентов;

- установление степени функциональности стенда;

- изучение реакции посетителей;

- определение недостатков в отношении внешнего вида стенда;

- определение степени согласованности действий персонала;

- контакты со средствами массовой информации.

Оценка ежедневно собираемой информации является основой для составления плана на следующий день, которая нередко предполагает внесение изменений в организацию работы стенда, корректировку методов реализации целей участия, разработку дополнительных или даже новых рекламных мероприятий, некоторое изменение условий коммерческих контактов.

5.4. Особенности работы с посетителями на выставке

Участие в выставках и ярмарках по своей природе ставит во главу угла посетителя этого мероприятия - потенциального партнера или клиента.

Планируя программу работы на выставке, в первую очередь следует отталкиваться от целевой аудитории выставочного мероприятия. Состав и специфика аудиторий будут, в основном определяться двумя факторами:

- темой и направленностью выставки;

- стереотипами поведения посетителей выставочного мероприятия.

Особое внимание необходимо уделить вопросам предполагаемых категорий посетителей выставки и их условной типологизации. Это значительно облегчает задачу персонала стенда по установлению специфики каждого типа и адаптации к ней своего поведения.

Я. Г. Критсотакис в книге «Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации»[16] предлагает классификацию посетителей, позволяющую вникнуть в психологию поведения потребителей на выставках.

Эта классификация представлена в таблице 2.

Таблица 2