Системы бронирования

 Ведение информации о клиентах  и клиентских счетах. Сюда включается следующая информация: ведение истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные расчеты с клиентами.

  Программный модуль ведения номерного  фонда предназначен для осуществления  оперативного контроля за его состоянием, сбора статистической информации о загрузке номерного фонда, получения различных отчетов о состоянии, контроля за работой службы горничных.

Система отслеживает, убран номер или  нет, и выдает предупреждение, если производится заселение клиента  в неубранный номер.

  В программе используются следующие  понятия: карточка гостя; бронь; комната и счет клиента; код услуги; инструкция перенаправления.

 Карточка гостя. Она содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер и т. д. Ведение архивной базы данных гостей позволяет после ввода в компьютер фамилии и имени постоянного гостя выдавать полную информацию о числе прожитых ранее ночей в гостинице, о характеристике номеров, в которых останавливался гость, его паспортные данные, способы платежа и т.д. Получение этой информации позволяет предоставить постоянному гостю его любимый номер, получить дополнительные услуги и т.п. Все это создает высокий уровень обслуживания гостей обеспечивая получение прибыли.

 

 Бронь. Она формируется на период времени, в течение которого будет сниматься номер, затем бронь может быть отменена или изменена. Бронь всегда связывается только с одной карточкой гостя, но для одной карточки гостя может существовать несколько видов бронирования.

 

  В карточке гостя содержится  следующая информация:

 

• сроки проживания (измеряются ночами);

 

• число человек, проживающих в номере. Если среди них есть дети, то это необходимо отметить, так как во многих гостиницах дети до определенного возраста проживают бесплатно;

 

• тип комнаты. Определение типа и категории комнаты, в которой будет проживать гость, зависит от его предпочтений, а также от наличия номеров данной категории. Номера различаются по категориям, цене, числу кроватей. Обычно первыми продаются самые дешевые номера, а только затем более дорогие.
• У каждого номера есть определенное число отличительных черт, которые могут быть как привлекательными, так и отталкивающими для гостей (окна выходят во внутренний двор или на оживленную улицу; номер центральный или угловой, рядом располагается лестница или лифт и т.д.). При бронировании комнаты желательно руководствоваться пожеланиями гостя;

 

• ценовой код. Обычно обозначается несколькими буквами или цифрами, которые легко запоминаются и часто несут смысловую нагрузку: содержат первые буквы или комбинацию первых букв слов, содержащихся в названии компании, цены для групп и т.д. Для компаний и турфирм, которые регулярно присылают заявки о бронировании и обеспечивают достаточное число ночей, гостиница устанавливает специальные скидки, что фиксируется специальным ценовым кодом. В задачи службы бронирования входит отслеживание правильности определения цены для компаний или турфирмы;

 

• тип бронирования (гарантированное или негарантированное).

 

 Гарантированное бронирование. Оно позволяет держать комнату до тех пор, пока гость не приедет, т. е. гость может приехать в любое время, и он гарантированно получит номер. В свою очередь, гость гарантирует оплатить номер, даже в том случае, если он не использовался в случае незаезда, либо отменить бронирование до определенного часа, установленного гостиницей, дня заезда. Таким образом, если гость бронирует номер, но не приезжает и не отменяет бронирования вообще или до установленного срока, то на него налагаются штрафные санкции. Существуют следующие способы гарантирования бронирования.

 Перевод предоплаты в гостиницу. Уведомление о переводе предоплаты должно поступить в гостиницу до дня заезда гостя. Обычно это банковский перевод. Срок подтверждения предоплаты определяется гостиницей и колеблется от нескольких недель до одних суток.

 Гарантии под кредитную карту. Основные компании, поддерживающие деятельность кредитных карт, разработали систему, позволяющую начислять штраф за неприбытие в случае гарантированного бронирования.

Если  бронирование, гарантированное кредитной  картой, не было отменено до часа, установленного гостиницей, и гость не заехал, то гостиница может начислить сумму  штрафа на кредитную карту (обычно стоимость  ночи проживания). Затем банк переведет  данную сумму на счет гостиницы и  уведомит об этом держателя карты.

 

 Внесение депозита. Депозит обычно вносится в случае невозможности банковского перевода или гарантии кредитной картой. Гость или его представитель вносит определенное число денег в кассу гостиницы до заезда. Это число денег обычно превышает стоимость ночи проживания в гостинице и зачастую включает в себя депозит на пользование телефонами, прачечной и т.д. В случае отмены бронирования депозит возвращается. В случае изменения даты заезда он переносится. В последующем депозит используется гостем для оплаты проживания и услуг, которые предоставляет гостиница.

 Гарантии компании. Этот тип гарантирования бронирования чаще всего употребляется компаниями, с которыми гостиница заключила договор. В этом случае необходимо письмо представителя компании, содержащее фразу «в случае незаезда ... (имя гостя) и невозможности отмены бронирования до 6 ч вечера дня заезда, компания ... (название) гарантирует оплату одной ночи проживания». Эта фраза приблизительна и зависит от политики гостиницы.

  В случае выставления штрафных  санкций компания обязуется их  выплатить. Необходимо соблюдать  осторожность при приеме такой  гарантии. Желательно принимать  гарантию только от тех компаний, которые положительно зарекомендовали  себя в процессе сотрудничества, финансовое положение которых  стабильно и не вызывает никаких  опасений. Иначе существует риск  невозможности получения штрафа.

  Использование платежного документа  — ваучера. Гарантированное бронирование  ваучером характерно для туроператоров.

Ваучер — это платежный документ, который подтверждает оплату всего срока проживания и некоторых дополнительных услуг, потребляемых во время пребывания гостя в гостинице. Ваучер выпускается в том случае, если гость оплачивает свое проживание в турфирме. Свою прибыль туроператор закладывает в ваучер, а не получает определенный процент комиссионных за заселение гостя в данную гостиницу. Разница между реальной ценой номера и ценой, которую туроператор просит у гостя за него, зачастую превышает стандартную цену гостиницы. Для избежания недоразумений следует держать в тайне от гостя цену, предоставляемую данному туроператору.

  В случае негарантированного  бронирования гостиница соглашается  сохранить комнату непроданной до определенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиница получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость не въезжает в номер до б ч вечера, то гостиница имеет право отменить бронирование и включить данную комнату в список комнат, свободных для продажи.

  Метод оплаты может быть различным:  наличный, кредитная карта (указывается  тип карты), оплата компанией и  т.д. 

  К дополнительным услугам, входящим  в стоимость номера, относятся:  завтрак, платное телевидение,  местные, междугородные или международные  звонки и т.д. 

  Если при бронировании в наличии  нет номеров требуемого типа, то данную бронь можно поместить в список ожидания. Когда какой-нибудь из номеров данного типа будет освобожден, система сама предупредит, что в списке ожидания находится бронь на данный тип номеров.

 

  Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей: бронирования, портье, кассира, бухгалтера.

 Модуль бронирования. Он предназначен для оформления бронирования клиентов. Данный модуль позволяет:

• завести бронь для клиента;
• завести групповую бронь;
• отменить бронь;
• корректировать бронь;

 

• перенести бронь в список ожидающих;
• назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию;
• распечатать подтверждения бронирования;
• принять депозит для бронирования.

 

 Модуль портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь. Во многом функциональность этого модуля похожа на модуль бронирования. Данный модуль позволяет производить следующие операции: поиск брони; назначение номеров и заселение; изменение брони; отмена бронирования; печать подтверждений; подселение; прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей; прием депозита для бронирования; перемещение брони в список ожидания; заведение служебных счетов гостиницы.

 Модуль кассира. Он является наиболее сложным модулем системы Fidelio FO. Пользователь, работающий в данном модуле, может:

• выполнять текущую работу со счетами клиентов;
• выставлять промежуточные счета;
• переселять клиента в другой номер;
• осуществлять выписку;
• осуществлять ведение главной кассы;
• осуществлять операции обменного пункта;
• осуществлять прием депозита для бронирования;
• печатать отчеты для кассиров;
• исправлять бронь клиента;
• производить прием оплат;
• перенести начисления с одного счета на другой;
• монтаж посудомоечной машины .
• делить и объединять начисления;
• выполнять ручные начисления на счета клиентов.

 

 Бухгалтерский модуль. Модуль системы Fidelio FO — Fidelio A/R представляет собой сильно упрощенную бухгалтерскую программу, а точнее книгу продаж услуг гостиницы, нацеленную на отслеживание задолженностей клиентов, которые уже выписаны и которым выставлены счета за услуги. Функциональность данного модуля системы не очень богата, но позволяет производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

  Операционный день гостиницы  в системе Fidelio FO закрывается посредством проведения ночного аудита, который осуществляется обычно в 6 ч утра и включает ряд процедур:

• перевод программной даты;
• анализ действий пользователей в системе; указание на незавершенность некоторых операций;
• распечатку пакета отчетов о работе гостиницы за день, которые на следующий день будут переданы руководству и в бухгалтерию;
• автоматическое начисление стоимости номера на счета гостей;
• сохранение данных и статистики за день;
• выполнение системных процедур.

 

  Выполнение ночного аудита можно  начать только при завершении  всех операций за истекший  день, чем и обусловлено время  его проведения.

 

  Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы.

Прогнозирование является важной функцией Службы бронирования гостиницы, так как от правильного  составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных  служб гостиницы. Все службы гостиницы  находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению  графика работы всех служб. На основании  прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие, составляют расписание работы персонала, число  работающих в день, а также в  ресторане прогнозируется потребление  продуктов питания на основании  предполагаемой загрузки.

  Прогнозирование загрузки гостиницы  делается на основании данных  предыдущих периодов. В гостиницах  с помощью системы Fidelio FO составляются следующие виды отчетов:

 Ежедневный отчет об активности. В этом отчете представлена сравнительная информация о деятельности данной гостиницы с остальными гостиницами одного типа данного региона. Первая часть данного отчета содержит информацию об активности гостиницы за прошедший день. В нее включены данные о числе проданных номеров (разбивка идет по сегментам рынка), о полученных прибылях от каждого сегмента рынка. Во второй части содержится информация о деятельности других гостиниц, включающая в себя количество проданных номеров, процент загрузки и среднюю стоимость номера за этот день. Этот отчет дает возможность получить полную картину деятельности гостиниц данного региона. На основании данных этого отчета составляются некоторые прогнозы.