Информармационные технологии в управлении туристическим предприятием

     Мережеве  обладнання призначене для організації  і підтримки в робочому стані  комп’ютерних мереж і включає  концентратори, комутатори і маршрутизатори.

     1. Концентратор зазвичай використовується  в локальних комп’ютерних мережах  з радіальної топологією і  призначений для розпізнавання  конфліктів між елементами мережі  та їх ліквідації, а також для  синхронізації інформаційних потоків  усередині мережі.

     2. Комутатор – апаратний засіб,  що забезпечує прийом, контроль  надходження і направлення інформаційних  пакетів.

     3. Маршрутизатор призначений для  організації взаємозв’язку між  декількома локальними мережами, об’єднання їх в мережі вищого  рівня, розподілу потоків інформації  між сегментами мереж [7].

     Засоби  комунікації покликані забезпечувати  зв’язок з «зовнішнім світом», передачу ділової інформації в можливо  більш короткі терміни. До таких  засобів можна віднести телефонні  і факс, пейджери, транкінгові системи  зв’язку, модеми, супутникові системи  зв’язку (наприклад, комплекти DirecPC).

     Пристрої  вводу-виводу інформації. Для автоматизованого введення інформації з паперових  носіїв у комп’ютерні системи  крім традиційної клавіатури застосовуються сканери. До пристроїв виведення  інформації відносяться принтери [12].

     Пристрої  зберігання інформації призначені для  розміщення даних в електронній  формі на магнітних або оптичних носіях. Деякі з подібних пристроїв, такі як жорсткий диск і дисководи для гнучких дисків, стали невід’ємними елементами конфігурації комп’ютера: стриммерів, пристрої для запису (читання-запису) компакт-дисків (CD-R, CD-RW), магнітооптичні диски, DVD-накопичувачі [18].

     Мультимедіа-технології забезпечують комплексне уявлення інформації. Серед пристроїв мультимедіа  можна назвати звукові карти, акустичні системи, приводи CD-ROM, мікрофони  і т.п. Пристрої віртуальної реальності дозволяють ще більше наблизити інтерфейс  «комп’ютер-користувач» до природного, додати до нього відчутні і стереовізуальние ефекти. До таких пристроїв відносяться  спеціальні шоломи, рукавички, костюми [26].

     До  додаткових пристроїв можна віднести:

     – мережеві фільтри, призначені для згладжування коливань напруги в мережах електроживлення;

     – блоки безперебійного живлення, що забезпечують підтримку комп’ютерних систем в робочому стані протягом певного часу після зникнення  напруги в електромережі;

     – біометричні пристрої, що дозволяють здійснювати ідентифікацію користувача  перед початком роботи з системою [23].

     Для забезпечення функціонування технічних  засобів і рішення з їх допомогою  завдань користувача необхідно  відповідне програмне забезпечення (ПЗ). Найважливішим класом ПЗ, що визначає можливості і принципи подальшої  побудови інформаційної системи  туристичного підприємства є системне програмне забезпечення і, зокрема, операційна система (ОС). Під операційною  системою розуміють комплекс програм, призначених для управління всіма  пристроями комп’ютера і організації  взаємозв’язку (інтерфейсу) між комп’ютером  і користувачем. На підприємствах  країн СНД переважають операційні системи фірми Microsoft. Наступною найважливішою  категорією програмного забезпечення є прикладне ПЗ. Прикладне програмне  забезпечення призначене для ефективного вирішення завдань користувача. Прикладне програмне забезпечення загального призначення призначено для вирішення широкого круга. До такого ПО відносяться текстові та графічні редактори, табличні процесори, системи управління базами даних, інтегровані пакети (Microsoft, Lotus, Oracle та ін.) У нашій країні найбільш популярний пакет Microsoft Office:

     – текстовий редактор Word;

     – табличний процесор Excel;

     – PowerPoint – засіб для створення  електронних презентацій;

     – система управління базами даних Access (входить лише до складу пакета Microsoft Office Professional);

     – Outlook – програма для організації  електронних комунікацій та планування робочого часу [28].

     Отже, можемо зробити висновок, що інформаційні технології займають надзвичайно важливе  місце в процесі функціонування будь-якого туристського підприємства. Крім вирішення традиційних завдань  автоматизації офісу, загальних  практично для всіх типів підприємств (використання локальних мереж, мультимедійних технологій, організації електронного документообігу та ін.), необхідне застосування засобів, специфічних саме для сфери туризму, наприклад, міжнародних систем бронювання квитків і резервування номерів в готелях, застосування інформаційних систем управління, використання спеціалізованих сайтів, порталів та інше [11]. 
 
 
 
 
 

     РОЗДІЛ 3. ЗАСТОСУВАННЯ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ  ТЕХНОЛОГІЙ НА ПРИКЛАДІ ТУРОПЕРАТОРА «PEGAS TOURISTIK» 

     3.1. Сфери діяльності та обладнання  офісу компанії «Pegas Touristik» 

     «Pegas Touristik» – один з лідерів українського туризму, працює за таким популярними напрямками, як Єгипет, Туреччина, ОАЕ, Таїланд, Болгарія, Кіпр, Греція, Іспанія, Чехія та інше. Практично всі пропоновані маршрути «Pegas Touristik» виконує за власними чартерними програмами, будучи консолідатором рейсів цих напрямів. Довгу та плідну співпрацю з провідними авіакомпаніями країни дозволяє знижувати тарифи на авіаквитки. Компанія має потужну, стабільну працюючу дилерську мережу, має контакти більш ніж 20 зарубіжних фірм, 80 готелів, більшість яких є ексклюзивні контракти на продаж номерів за привабливими цінами [3].

     Велике  число відправляючих туристів дозволяє компанії отримувати значні знижки на готелі, бронювати будь-яку кількість  номерів у високий сезон та святкові дати, організовувати рекламні тури. Для гарантованого і якісного обслуговування туристів практикується  оренда готелів під патронажем компанії.

     Ефективна і вигідна взаємодія з партнерами, використання сучасних комп’ютерних технологій, що дозволяють організувати оперативне отримання інформації про бронювання готелів, облік чартерних перевезень, формування внутрішньо фірмової фінансової та аналітичної звітності – найважливіші фактори успішної професійної роботи компанії. На сайті компанії можна детально ознайомитись з послугами і при бажанні забронювати будь-яку програму відпочинку, не виходячи з дому [16].

     Компанія  «Pegas Touristik» – один з найбільших українських туристичних операторів, була заснована у м. Києві в 2004 році. Стрімко розвиваючись на туристичному ринку України, «Pegas Touristik» відкрив  власні офіси в Харкові, Одесі  та Львові. З року в рік розширюється перелік пропонованих країн і напрямків, прагнучи запропонувати найбільш підходящий продукт своїм клієнтам [13].

     Основними засобами автоматизації офісу «Pegas Touristik» є 18 персональних комп’ютерів, об’єднаних в локальну мережу. Співробітники  компанії спільно використовують не тільки устаткування (принтер, модем, накопичувачі для компакт-дисків), а й інформацію. Різні групи співробітників можуть працювати одночасно над одним  файлом. Інші документи в цей же самий час можуть друкуватися  або переводитися, можуть бути направлені для схвалення іншим фахівцям компанії. Тим самим документообіг  з паперового перетворюється в електронний [9].

     Компанія  «Pegas Touristik» регулярно проводить  поетапну модернізацію комп’ютерів («нарощування»  оперативної пам’яті, заміну жорстких дисків, впровадження мультимедійних приставок, факс-модемних та інших пристроїв, закупівлю нових моделей ПК). Керівництво  фірми проводить ретельний відбір кадрів і приділяє велику увагу підвищенню кваліфікації та перепідготовці співробітників [13]. 

     3.2. Стандартне програмне забезпечення  «Pegas Touristik» 

     На  всіх комп’ютерах в офісі встановлено  стандартне програмне забезпечення – пакет MS Office, що використовується кожним працівником офісу. Програма MS Word використовується в основному  для ведення ділової переписки, оформлення прайс-листів, путівок, різних бланків та іншої документації. Програма MS Excel використовується для розрахунку вартості турів [3].

     Для оперативного розрахунку турів в MS Excel співробітниками компанії «Pegas Touristik»  розроблений шаблон розрахунку цін. Маркетологи компанії з успіхом  застосовують програму MS Excel для маркетингового дослідження ринку, складання таблиць, зведень, написання всіляких звітів, циркулярів та іншої документації, які можуть містити також малюнки та діаграми [30].

     Програма MS Access застосовується для створення  і ведення всіляких баз даних, яка містить інформацію про партнерів  – турагенти та поставщиків. Незважаючи на великі обсяги баз даних вмілий користувач може за лічені хвилини  знайти потрібну йому інформацію.

     Програма MS PowerPoint використовується співробітниками  для показу презентацій про свою компанію, зворотній напрямок або готелі, де збирається відпочити клієнт.

     Програма MS Word застосовується більшістю працівників, MS Excel використовує третину співробітників, a MS Access і MS PowerPoint – одиниці. Це обумовлено тим, що більшу частину дня менеджери, що становлять основний відсоток користувачів, займаються оформленням заявок, прайсів та іншою документацією за допомогою програми MS Word. Програму MS Excel використовують менш інтенсивно, в основному для калькуляцій. Готові бази даних MS Access використовуються в основному як довідковий матеріал. MS PowerPoint застосовується тільки трьома співробітниками офісу, що пояснюється відсутністю достатньої кількості розроблених презентацій [3]. 

     3.3. Спеціальне програмне забезпечення «Pegas Touristik» 

     Стандартного  програмного забезпечення недостатньо  для автоматизації робочого процесу  в сучасному туристському офісі. Потрібно і спеціальне програмне  забезпечення. У «Pegas Touristik» з успіхом  застосовують різноманітні спеціалізовані програми [28].

     Розрахована на велику кількість користувачів програма «Чартер», що дозволяє працювати одночасно більше десяти операторам, написана у співпраці з туристичними фірмами і достатньою мірою враховує можливі нюанси туристського бізнесу. Програма використовується «Pegas Touristik» з моменту свого заснування [4].

     Після введення користувачем інформації про клієнтів, програма робить розрахунок, завантаження прямого і зворотного рейсів, готелів, оперативно відображаючи цю інформацію на екрані. Програма дозволяє бронювати місця для організацій та окремих осіб, враховуючи ці місця в загальній завантаженості рейсу. При бажанні можна зробити перебронювання на запит клієнта. Перевести клієнта з одного рейсу на інший також не є складним завданням, при цьому будуть відстеженні як звільнення місць на першому рейсі, так і завантаження нового рейсу. Програма розраховує вартість можливих варіантів туристських поїздок конкретного туриста. В якості документів на руки клієнту видається путівка, рахунок, ваучер [14].

     Програмний  комплекс для автоматизації туристичного офісу «Мастер-Тур», розроблений компанією «Мега-тек», гарантує співробітнику туристського офісу наявність будь-якої інформації про кожний тур, кожного клієнта, кожного партнера і їх взаєморозрахунки; точність виконання калькуляцій туру; миттєве заповнення будь-яких стандартних форм документів (анкет, листів бронювання, ваучерів, роумінг-листів і т. д.).

     Робота  в програмі «Майстер-Тур» починається  з «конструювання турів» – режиму, призначеного для формування пакетів  послуг та програм готових до реалізації турів, складання калькуляції їх вартості, розрахунку прибутку, комісійних і т. д. При роботі з клієнтом менеджер використовує програму стандартного туру (при цьому клієнту можна показати графічні види готелю і кімнат, передбачених програмою туру), вносить зміни, відповідні побажанням клієнта, і відразу отримує вартість замовленого туру. При оформленні путівки програма визначає наявність вільних місць на послуги, що запобігає перепродаж. Ввівши паспортні дані клієнтів, менеджер отримує можливість автоматично формувати всі необхідні для оформлення документи (договори, ваучери, списки туристів, анкети в посольство і тд.). Усі звіти робляться у форматі популярного редактора MS Word, що дозволяє редагувати їх у разі потреби. Крім цього, в програму вбудовані режими розсилки факсів по модему і повідомлень через E-mail [16].

     Фінансовий  модуль програми дозволяє контролювати оплату турів клієнтами та взаєморозрахунки з партнерами, оцінити реальний фінансовий стан фірми в заданий момент часу, роздрукувати прибутково-видаткові  ордери, рахунки-фактури.

     Одним з головних переваг програмного  комплексу «Майстер-Тур» є можливість функціонування в режимі віддаленого  доступу, що дозволяє, наприклад, організувати роботу мережі «туроператор – агентства», «туроператор – філії» (представництва). «Майстер-Тур» постійно вдосконалюється  і допрацьовується фірмою-розробником  «Мега-тек».