Система информационно-справочной документации. Классификация документов

1. Цели доклада: информирование и убеждение.
2. Элементы доклада:
3. вступление (показ целей и назначения доклада);
4. основная часть - изложение основных фактов;
5. выводы (в виде положений);
6. рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении  должно быть не более 20 слов.

 

Следующий вид информационно-справочного  документа - телеграмма.

Телеграмма - официальное  сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

1. отметка о категории телеграммы;
2. адресат;
3. текст;
4. фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

1. адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
2. наименование должности;
3. подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
4. печать;
5. дата.

 

Следующий вид информационно-справочного  документа - телефонограмма.

Телефонограмма - официальное  сообщение, переданное по телефону.

Этот вид информационно-справочного  документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений  в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих  установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст - не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

записывать в специальный  гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1) наименование министерства  или ведомства;

2) название организации-отправителя;

3) наименование вида  документа;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) адресат;

7) заголовок;

8) текст;

9) подпись;

10) должность, фамилия  передавшего телефонограмму, номер  телефона, время передачи;

11) должность, фамилия  принявшего телефонограмму, номер  телефона, время приема.

Самым значительным видом  информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

1) письмо - просьба;

2) письмо - предложение;

3) письмо - претензия;

4) письмо - запрос;

5) письмо - извещение;

6) информационное письмо;

7) письмо - отказ;

8) письмо - напоминание;

9) сопроводительное письмо  и т.д.

Формуляр письма состоит  из реквизитов:

1) наименование министерства  или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного  подразделения (если есть);

4) адрес организации  (почтовый, телеграфный);

5) номер телефона, факса,  телетайпа;

6) номер счета в банке;

7) дата, номер;

8) ссылка на индекс  и дату входящего документа;

9) адресат;

10) заголовок;

11) текст;

12) приложения;

13) подпись;

14) печать;

15) фамилия и телефон  исполнителя;

16) гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и  т.д.

А теперь рассмотрим отдельные  виды писем.

Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых  к письму документов, отправленных материальных ценностей.

Оно составляется лишь в  том случае, когда содержит пояснения  о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ  ПРОГРАММУ.

Письмо-приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.

Письмо-приглашение может  содержать:

1. полную повестку дня мероприятия;
2. фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
3. фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
4. способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ ...

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.

Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых  услуг, товаров.

Цель письма - побудить воспользоваться  предложенными услугами, заказать товар.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: “Ставим Вас в известность...”.

Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении  документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Направление письма-подтверждения  относится к обязательной части  деловых отношений.

Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ...

Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия.

Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается  получить ответ с помощью личного  контакта или телефонных переговоров.

Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.98.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).

В гарантийном письме организация-адресат  берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И  ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает  директор и главный бухгалтер  предприятия.

Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.

Письмо-претензия подписывается  руководителем организации и  визируется главным бухгалтером.

Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием  инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать  ссылку на индекс и дату инициативного  письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

1. принятие предложения;
2. отказ от предложения;
3. выполнение просьбы;
4. ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен  в конкретной, четкой форме.

Отказ должен быть убедительно  аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

Структура письма иностранному партнеру:

1) эмблема и наименование  фирмы (возможно указание рода  деятельности);

2) адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

3) номер документа в  цифровой или буквенной форме;

4) дата в буквенно-цифровой  форме;

5) адрес получателя;

6) вступительное обращение;

7) заголовок;

8) текст;

9) заключительная формула  вежливости;

10) личная подпись автора  письма;

11) ниже подписи - её  расшифровка;

12) на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс всегда будет являться копией переданного документа.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

1. указание (код) отправителя;
2. дата и время передачи;
3. длительность передачи;
4. номер телефакса, с которого передана информация;
5. количество страниц.

Если полученные факсы  имеют важную информацию и предназначены  для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как  факсовая бумага недолговечна.

В дорогих факсимильных аппаратах при использовании  обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем - средство передачи информации с помощью электронной  почты между двумя адресатами - пользователями ПК.

Документы, полученные с  помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

 

 

Заключение

Итак, классификация документов - одна из наиболее давних и до сих  пор окончательно нерешенных проблем.

До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических  направлений документоведения.

Выяснилось, что классификация  документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать  их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным  признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет  важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Немаловажную роль для  классификаций играет и знание функций. Знание функций является необходимой  предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения.

Существует различные  классификации документов. Наиболее распространенными являются видовая  классификация, классификация по способу  документирования, классификация документов по направлению и т.д.

Но как таковые классификации  в чистом виде не используются в  работе организации, и это является и недостатком и одновременно достоинством. Однако это не является окончательным выбором, поиск наиболее эффективной организации документопотока  ведется.

 

 

Список используемой литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М., 1999.
1. М. И. Баскаков Делопроизводство и корреспонденция Ростов-на-Дону «Феникс» 2000.
2. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы.
4. ГОСТ 7.32. Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления.
5. ГОСТ 8.417. Государственная система измерении. Единицы физических величин.
6. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
7. Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент.- М.: БераТор, 2004.
8. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксёнов Курс делопроизводства Москва-Новосибирск, «Инфра-М» 1999.
9. В. А. Кудрявцев Организация работы с документами. Учебник. М: Инфра-М, 1998 г. 575с
10. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб.пособие.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д, 2005.
11. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2009.