Информационно справочная документация

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………………………………………………3

1. Акт…………………………………………………………………………………………………………………………3
2. Протокол……………………………………………………………………………………………………………….4
3. Докладная записка……………………………………………………………………………………………….6
4. Письмо………………………………………………………………………………………………………………….7
5. Справка………………………………………………………….……………………………………………………10
6. Телеграмма…………………………………………………………………………………………………………11

Заключение……..……………………………………………………………………………………………………………14

 Требования к  оформлению решения……….………………………………………………………………..15

Список литературы………………………………………………………………………….……………………………16

Решение……………………………………………………………………………………………………………………….17

Тест……………………………………………………………………………………………………………………………….18

Рецензия……………………………………………………………………………………………………………………….19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оформление  информационно-справочной документации

Введение

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению . Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению.

В данной контрольной  работе целью является всестороннее изучение информационно справочной документации.

1. Акт                                                  

Справочно-информационный документ.

Составляется  группой лиц для подтверждения  установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения  документов, акты аварии и т.д.)

Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения  его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытаний изделий и  т.д.). Такие акты составляются временными постоянными комиссиями, уполномоченными  лицами или одним должностным  лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и  предложения, если они не оформлены  распорядительным документом).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ  или компетенции которого относится  содержание акта.

Акт может иметь  гриф согласования

Текст акта состоит  из вводной и констатирующей части.

В водной части  указывается основание для составления  акта, перечисляются лица, составившие  акт и присутствующие при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной  работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта .Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии  приложения отметка о них указывается  после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров  акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывается  всеми лицами, принимавшими участие  в его составлении без указания должностей.

С актами ревизии  и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка (С  актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии  замечаний акт визируется с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты оформляются  на общем бланке, внутренние акты могут  быть составлены не на бланке.

Реквизиты отделают друг от друга 1,5-3 интервалами.

2. Протокол                                          

Протокол –  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов  и принятия решений  на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляются  на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в  типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть  протокола имеет постоянную и  переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишутся  с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии  председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со второго положения  табулятора.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку, через 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках –регистрационный лист  прилагается.

Вводная часть  протокола заканчивается повесткой  дня. Выражение «Повестка дня» пишется  от начала левого поля  (0-го положения  табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагаются  по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос конкретизирован.

Основная часть  протокола строится по схеме: слушали  – выступили – постановили (решили) причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания (открытая пунктуация) .

Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы пишут  содержание доклада, сообщения. Если текст  доклада предоставлен докладчиком  или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут: «Доклад прилагается».

После слова  ВЫСТУПИЛИ, с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать наименование должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…»; от третьего лица – «петров сказал, что…»; безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо»; в безличной форме – «Ивановым было предложено».

Если выступающий  предоставляет текст выступления, то после тире указывается – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы оформляются в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут. Пишут инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержания вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами  ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения  табулятора – левое поле).

Постановляющая  часть строится по схеме: действие –  исполнитель – срок. Исполнителем моет быть организация, структурное  подразделение или конкретное должностное  лиц. Если постановление содержит различные  вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт нумеруется с красной  строки.

Протокол может  фиксировать решение об утверждении  какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

При выборах  в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу  прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части  протокола – Заседание…стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает  председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступавшего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирается президиум, подписывается председателем, секретарем и членами президиума.

Датой протокола  является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько  дней, то указывают дату начала и, через  тире, окончания заседания.

Номер протокола  – порядковый номер, который проставляется  в течение календарного года.

3. Докладная записка

Докладная записка  – документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо факта или вопроса, выводы и предложение составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости  от содержания и назначения докладные  записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости  от адресата докладные записки бывают внутренними (внутри организации) и  внешними (направлены в вышестоящие  или другие организации).

Внутренние записки  оформляются на листе бумаги (можно  рукописным способом) формата А4 или А5, подписывает их автор-составитель.

Внешние записки  оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.

Датой документа  считается дата его подписания.

Докладная записка  может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки  – побудить руководителя принять  решение. Информационные докладные  записки о ходе выполнения работ  представляются руководству постоянно.

Текст докладной  записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших  причиной ее составления. Вторая –  выводы, мнения организации или должностного лица.

4. Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов , пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления с чем-нибудь.

Письмо составляется в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много  видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос требуют ответа. Письма, которые  содержат извещение, отказ, напоминание, не требуют ответа.

Письма оформляют  на специальных бланках формата  А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке А5(заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

Применение бланков  с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут  быть адресованы в конкретную организацию, ее структурное подразделение, конкретному  должностному лицу, руководителю организации. 

Реквизит «Адресат»  оформляют с четвертого положения  табулятора ( 32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организации или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

При направлении  конкретному должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, название должности, фамилия, имя  и отчество – в дательном.

Если письмо адресовано руководителю организации, то после названия должности указывают  наименование организации.