Система информационно-справочной документации. Классификация документов

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении  дел в системе, о сбоях в  системе, о ситуациях, нуждающихся  в корректировке посредством  принятия решения. Информация о положении  дел в системе может поступать  из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Большинство документов, создаваемых  учреждениями, являются информационно-справочными.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Вид документа	Разновидности документа
Акт	Акт ревизии
	Акт проверки финансово-хозяйственной  деятельности
	Акт приема-передачи дел
	Акт экспертизы и др.
Письмо	Письмо (напоминание) о приближении  сроков исполнения договора
	Письмо (претензия) о нарушении  условий договора
	Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
	Письмо (приглашение) об участии  в выставке и др.

 

Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом  положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1) справка;

2) докладная записка;

3) объяснительная записка;

4) протокол;

5) акт;

6) письма;

7) телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц  для подтверждения установленных  фактов, событий.

Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения  его составителей.

Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть  текста акта содержит описание проделанной  работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Акт подписывается всеми  лицами, принимавшими участие в его  составлении.

С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых  они касаются.

Акты составляются на общем  бланке.

Формуляр акта состоит  из реквизитов:

1) наименование министерства  или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного  подразделения;

4) наименование вида  документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) заголовок;

8) текст;

9) приложения;

10) подписи (членов комиссии);

11) гриф утверждения,  согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

 

Следующий вид информационно-справочного  документа - протокол.

Протокол - документ, фиксирующий  ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Протоколы оформляются  на бланках организаций формата  А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола  имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся  от начала левого поля.

Переменная - инициалы и  фамилии председателя, секретаря  и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола  строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу  отдельно. От левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут  инициалы и фамилию докладчика в  именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной  строки пишут инициалы и фамилии  выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать  решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует  текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления  и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит  из реквизитов:

1) наименование организации  или ведомства (если есть);

2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

3) наименование структурного  подразделения(если есть);

4) наименование вида  документа - ПРОТОКОЛ;

5) дата заседания, номер  (в течение календарного года);

6) место составления  (город);

7) заглавие (вид коллегиальной  работы и наименование коллегиального  органа);

8) текст вводной и основной части;

9) подписи;

10) гриф утверждения,  согласования (если нужно).

 

Следующий вид информационно-справочного  документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации  или в вышестоящую организацию  и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные  записки бывают:

информационные;

отчетные (по результатам  командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные  записки оформляются на бланке формата  А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки  оформляются на общем бланке формата  А4, подписываются руководителем организации.

Датой записки является дата её подписания.

Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и  по указанию руководства.

Цель инициативной докладной  записки - побудить руководителя принять  решение.

Информационные докладные  записки о ходе выполнения работ  представляются руководству постоянно.

Текст докладной записки  делится на две части:

1) изложение фактов, послуживших  причиной её составления;

2) выводы, предложения организации  или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной  записки состоит из реквизитов:

1) наименование структурного  подразделения (если есть);

2) наименование вида  документа - докладная записка;

3) дата, номер;

4) адресат;

5) заголовок;

6) текст;

7) приложения;

8) подпись. 

Формуляр внешней докладной  записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства  или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного  подразделения (если есть);

4) наименование вида  документа - докладная записка;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) приложения;

11) подпись.

 

Следующий вид информационно-справочного  документа - объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий  причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному  документу, поясняющие его, оформляются  на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения  трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками  на стандартном листе бумаги. Подписываются  составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства  или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного  подразделения (если есть);

4) наименование вида  документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись.

 

Следующий вид информационно-справочного  документа - справка.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей:

в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;

во второй - приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения  в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

В справке фиксируют  сведения определенного периода  времени.

Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные  бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством  освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию  арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.

Формуляр справки состоит  из реквизитов:

1) наименование министерства  или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного  подразделения (если есть);

4) наименование вида  документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись;

11) печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно-справочного  документа - доклад.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании  и т.п. информации, касающейся проделанной  или планируемой работы руководителем  организации или другим должностным  лицом работникам определенного  подразделения или всей организации.

Чтобы составить хороший  доклад, надо определить цель документа  и правила оформления.