Организация служб делопроизводства на предприятии

     3.5. Обеспечивает контроль за прохождением  и исполнением документов в подразделениях организации (и подведомственной сети). Контролирует исполнение документов в установленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.

     3.6. Организует работы по составлению графика документооборота и представляет его на утверждение руководителю организации. Контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота в целом.

     3.7. Организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

     3.8. Создает и поддерживает в качественном  состоянии справочно-информационный  аппарат к документообороту организации.

     3.9. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует бланки документов.

     3.10. Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразделениями, обеспечивает хранение дел и ведение архива традиционных и машиночитаемых документов, а также оперативное использование документной информации. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовке их к сдаче в архив организации.

     3.11. Обеспечивает единый порядок  отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации (и подведомственной сети), для передачи на государственное хранение

     3.12. Организует работы по исполнению обращений граждан.

     3.13. Разрабатывает совместно с подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

     3.14. Осуществляет работу по формированию, ведению, пополнению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроля исполнения документов и поручений.

     3.15. Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации и документации, санкционирует допуск к информации.

     3.16. Корректирует по согласованию  со структурными подразделениями организации соответствующие части Табеля форм документов организации, Альбома форм документации.

     3.17. Разрабатывает нормативную базу  по организации работ с информационным фондом организации.

     3.18. Изучает и внедряет передовой  зарубежный и отечественный опыт работы с документами.

     3.19. Осуществляет планирование работ подразделений службы ДОУ, подготовку и предоставление отчетов о проделанной работе. 
 

4. Права

Служба имеет право:

     4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников.

     4.2. Запрашивать и получать от  всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

     4.3. Принимать участие в созываемых  руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.

     4.4. Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности службы.

     4.5. Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности.

     4.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач Службы.

     4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы информационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

     4.8. Вносить на рассмотрение руководства  представления о назначении, перемещении  и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.

     4.9. Проводить проверки состояния  документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

     4.10. Контролировать и требовать от  руководителей структурных подразделений  выполнения установленных правил работы с документами;

5. Ответственность

Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:

     5.1. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.

     5.2. Необеспечение сохранности и  конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

     5.3 Несвоевременное и качественное выполнение функций службы, изложенных в настоящем положении.

     5.4. Нерациональное распределение обязанностей  между сотрудниками службы.

     5.5. Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

     5.6. Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации.

6. Взаимоотношения и связи

В процессе осуществления  своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

     6.1. Со структурными подразделениями  во вопросам:

документационного обеспечения их деятельности; соблюдения норм, правил, сроков и технологии информационно-документационного обеспечения;

исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;

корректировки Табеля форм документов организации;

обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;

организации доступа к информационному фонду организации;

получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции.

     6.2. С юридическим лицом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.

     6.3. С хозяйственной службой - по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней, необходимой для функционирования Службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания работников.

     6.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

     6.5. С Финансово-бухгалтерским отделом - по финансовым вопросам, касающимся деятельности Службы. 

     Визы:

     Юрист

     Согласовано:                      Общее собрание

     Начальник службы ДОУ           С.К.Горбунов 
 
 
 
 
 

                                                                                                Приложение 2 

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОУ 
 

Типовая инструкция по ДОУ утверждена Росархивом в 2000 году.

   

 1. Общие положения 

1.1. Типовая инструкция  по делопроизводству в министерствах  и организациях утверждена Государственной  архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации N 1118-р с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними .